Hướng Dẫn Làm Việc Từ Xa Cho Doanh Nghiệp: Xu Hướng Tất Yếu Không Phải “Trào Lưu”

Ngày đăng: 14/08/2022 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 30/01/2023

Nếu thế hệ trước quen với phong cách làm việc truyền thống 9-to-5, thì những người trẻ ngày nay lại có xu hướng đề cao sự thoải mái qua làm việc từ xa. Hơn nữa, sức ảnh hưởng từ đại dịch cũng làm cách làm việc này phổ biến hơn bao giờ hết.

Làm việc từ xa vừa tiện lợi hơn, linh động hơn, nhưng sẽ là thử thách lớn nếu bạn không có phương pháp thích hợp. Lợi ích của hình thức làm việc từ xa cũng dần khiến các doanh nghiệp chuyển hướng sang hình thức làm việc Remote hoàn toàn hoặc mô hình Hybrid. 

Trong bài viết này, Glints gửi đến bạn đọc bí quyết giúp cá nhân làm việc từ xa hiệu quả, đồng thời cung cấp hướng dẫn làm việc từ xa cho doanh nghiệp dễ thực hiện và tối ưu hiệu suất của nhân sự. 

Làm việc từ xa: Xu hướng tất yếu chứ không phải “trào lưu”

Ảnh hưởng từ đại dịch Covid-19

Đại dịch Covid-19 giữ chân chúng ta ở nhà hay trong các khu cách ly chính là lý do lớn nhất giúp cho xu hướng làm việc từ xa phát triển. 

Ngay cả khi quay trở lại với “bình thường mời”, người lao động cũng có những mối lo ngại về các đợt bùng phát dịch tiếp theo. Cùng với những lợi ích họ nhận ra trong quãng thời gian làm việc tại nhà, người lao động dần nhận thấy làm việc từ xa là một phần tất yếu. 

Sự bùng nổ của thế hệ Z – nguồn nhân lực tương lai

Làm việc từ xa là xu hướng tất yếu trong thời đại bây giờ. Sự bùng nổ của gen Z và làn sóng lao động thế hệ này sẽ nhanh chóng đẩy mạnh hơn nữa xu thế làm việc từ xa. Theo khảo sát mới nhất từ Glints, có đến 69,5% gen Z thích làm việc theo hình thức hybrid (linh động giữa làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa). 

Chiêu mộ nhân tài linh hoạt 

Các công ty có nhu cầu tuyển dụng nhân tài lớn, muốn mở rộng phạm vi tuyển dụng sẽ phải xem xét đến trường hợp cho phép nhân sự làm việc từ xa. Với sự phát triển của công nghệ, các thiết bị hỗ trợ làm việc từ xa cũng giúp vấn đề này được giải quyết dễ dàng hơn. 

Tuyển dụng nhân sự vượt qua khoảng cách địa lý nhờ vào cơ chế làm việc từ xa sẽ giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu về nhân sự. 

Nhận thấy những lợi ích to lớn của hình thức làm việc từ xa, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu chuyển mình sang hình thức này. 

Tuy nhiên, quá trình ban đầu sẽ có thể bắt gặp nhiều khó khăn vì không phải doanh nghiệp nào cũng thích ứng nhanh với thay đổi. Ngay cả người lao động cũng cần có thời gian và phương pháp để thay đổi một cách đúng đắn và hiệu quả. 

Sau đây là một số cách giúp doanh nghiệp nhanh chóng ứng dụng và thu lợi từ các mô hình làm việc từ xa. 

Hướng dẫn làm việc từ xa cho doanh nghiệp

Có những yếu tố quan trọng để quản lý hiệu quả nhân sự từ xa mà doanh nghiệp cần chú ý bao gồm:

• Thay đổi trong hành vi và phong cách quản lý đối với ban lãnh đạom nhà quản lý
• Áp dụng các phương pháp và công cụ quản lý hiệu suất mới, phù hợp với hình thức làm việc từ xa 
• Chú trọng xây dựng mối quan hệ, tương tác với nhân viên để duy trì gắn kết giữa nhân viên với công ty, giữa các đồng nghiệp, v.v. 

Bước đầu triển khai những yếu tố cơ bản trên sẽ giúp doanh nghiệp dần định hình được hướng đi trong hành trình chuyển từ cách làm việc truyền thống sang làm việc từ xa. Từ đó, doanh nghiệp tiếp tục chỉnh sửa, và tối ưu để xây dựng một mô hình làm việc từ xa riêng cho nhân viên của mình. 

Sau đây hãy cùng đi vào chi tiết hơn từng yếu tố một. 

1. Thay đổi phong cách quản lý

Thay đổi mô hình làm việc đồng nghĩa với việc các cách quản lý cũ có thể không còn phát huy hiệu quả hoàn toàn nữa. Việc thay đổi là điều tất yếu. 

Ví dụ như thay vì giám sát mọi giai đoạn của quy trình làm việc như trước, doanh nghiệp có thể bắt đầu chú trọng hơn vào kết quả làm việc và tin tưởng giao phó công việc cho nhân viên của mình. 

Để làm được điều này, việc tạo điều kiện và đào tạo nhân viên giúp họ có đủ khả năng và phương tiện để làm việc hiệu quả là rất quan trọng

2. Áp dụng các phương pháp quản lý hiệu suất phù hợp 

Các phương pháp quản lý hiệu suất dựa vào kết quả công việc hoặc mục tiêu như OKRs đang được nhiều doanh nghiệp triển khai mô hình làm việc từ xa hoặc hybrid áp dụng và đã thấy được hiệu quả tích cực. 

Đặt ra mục tiêu cụ thể, các đầu việc cần làm và thời hạn hoàn thành sẽ giúp nhân viên nắm rõ được công việc cần làm, quản lý cũng dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu suất để kịp thời tháo gỡ vướng mắc, cải thiện nếu gặp bất cứ trở ngại nào. 

3. Cung cấp các công cụ hỗ trợ làm việc đắc lực 

Hiện nay có rất nhiều công cụ được phát triển trở thành trợ thủ đắc lực cho nhân viên, giúp họ làm việc hiệu quả hơn. Doanh nghiệp cần nghiên cứu và thử nghiệm những công cụ phù hợp, từ đó đáp ứng nhu cầu làm việc từ xa cho nhân viên. 

Các công cụ quản lý công việc, đồng bộ dữ liệu để tất cả thành viên trong một nhóm nắm được công việc mà cả nhóm đang cùng thực hiện, hoặc phần mềm giúp giảm các tác vụ tay chân, tăng hiệu suất công việc là những gì mà nhân viên làm từ xa cần. 

4. Xây dựng các chương trình kết nối với nhân viên

Hạn chế của làm từ xa đó là giảm sự tương tác giữa người với người. Điều này cần được quan tâm sát sao và có những biện pháp khắc phục tình trạng xấu có thể xảy ra như sự mất kết nối và khó hoà nhập khi đi làm lại tại văn phòng. 

Các buổi check-in thường xuyên để cập nhật tình hình của nhân viên hay những buổi hỏi thăm, khích lệ tinh thần cho đồng nghiệp là rất cần thiết. 

Lưu ý là các hoạt động nhằm tăng sự gắn kết và tương tác giữa nhân sự trong công ty cũng cần được tổ chức một cách hợp lý và tinh tế để tránh gây khó khăn hoặc bất tiện cho người làm ở nhà.

6 Mách nhỏ nhưng có võ về bí quyết làm việc từ xa

Lập thời khoá biểu phù hợp

Không ai kèm cặp không có nghĩa là bạn được quyền buông thả bản thân. Bạn không thể thức đến 3 giờ sáng rồi ngủ bù vào ngày hôm sau, hoặc xem phim, tán gẫu với bạn bè bất kỳ khi nào mình muốn. Nếu không muốn mọi việc dồn ứ lại vào ngày cuối cùng thì bạn luôn phải có một kế hoạch rõ ràng.

Hãy lập thời gian biểu cho mỗi ngày, mỗi tuần, kết hợp chúng với lịch trình cá nhân và làm việc vào thời điểm bạn thấy mình tỉnh táo nhất.

Tạo không gian làm việc từ xa của riêng bạn

Chỉ vì bạn ở nhà không có nghĩa là bạn không được có một “văn phòng” cho riêng mình. Thay vì ngồi trên ghế sofa trong phòng khách hoặc ngồi trên giường ôm máy tính, hãy giành một góc hoặc một phòng đặc biệt chỉ dành cho công việc online tại nhà của bạn.

Ngăn cách không gian làm việc tại nhà với những nơi bạn dành để giải trí sẽ giúp bạn tránh mất tập trung hay làm gián đoạn dòng suy nghĩ. Đây là một trong những cách làm việc hiệu quả mỗi ngày bạn nên làm đầu tiên.

Thay đổi địa điểm làm việc

Mặc khác, bạn không nhất thiết phải hoàn toàn làm việc ở nhà. Bạn có thể “đổi gió” bằng cách ra thay đổi nhiều địa điểm khác nhau.

Đến một quán cà phê yêu thích, thư viện, công viên, hay bất kì không gian nào bạn cảm thấy thoải mái để làm việc. Hoặc nếu không muốn ra khỏi nhà, bạn có thể thử đổi chỗ bàn làm việc hoặc có một chỗ ngồi ở ban công.

Một lời khuyên cho bạn là hãy tránh xa chiếc giường ngủ, vì bạn sẽ khó lòng cưỡng lại sức cám dỗ của nó.

Không mặc đồ ngủ khi làm việc

Nhiều người cho rằng “ở nhà thì mặc đồ gì cũng đâu có quan trọng”. Thực tế, khi làm việc từ xa, bạn có thể mặc bất kỳ trang phục gì, ngoại trừ đồ ngủ.

Việc mặc đồ ngủ sẽ khiến bạn cảm thấy uể oải và không có hứng thú tập trung vào công việc. Vậy giải pháp là gì?

Hãy làm tất cả những việc như khi bạn phải đến công ty. Từ dậy đúng giờ, uống chút cà phê, và mặc một bộ đồ xinh đẹp và thoải mái. Bằng cách này, bạn sẽ đánh thức bộ não và thông báo với nó rằng giờ làm đã tới.

Giảm các tác nhân gây mất tập trung

Có rất nhiều thứ cám dỗ bạn khi làm việc. Bạn sẽ không thể tập trung được nếu cùng lúc đó đang nghe bản tin thời sự, canh chừng nồi súp hoặc nhắn tin với bạn bè. Não bộ chúng ta không được thiết kế để làm nhiều việc trong cùng một thời điểm.

Vì vậy, khi làm việc, hãy đóng cửa phòng, tắt chuông thông báo, tắt ti-vi, và để điện thoại ra xa bàn làm việc. Hãy tập trung và tự mình chau dồi kinh nghiệm quản lý bản thân ngay từ bây giờ.

Đọc thêm: Làm sao để tập trung cao độ

Biết điểm dừng

Đây có lẽ là trở ngại lớn nhất với những người làm việc từ xa: bạn sẽ không biết khi nào nên dừng công việc lại. Nhất là khi bạn làm việc cho công ty ở khác múi giờ, mọi thứ sẽ rối tung lên với những tin nhắn suốt 24/24.

Dù sao thì, sức khỏe vẫn là quan trọng nhất. Hãy thiết lập thời gian biểu, đi ngủ đúng giờ và đảm bảo mình ngủ ít nhất 7 tiếng/ngày.

Đọc thêm: Sử dụng ứng dụng theo dõi sức khỏe mỗi ngày

Giữ kết nối

Bạn sẽ làm việc với máy tính hầu hết thời gian, nhưng giao tiếp vẫn là một phần quan trọng của công việc. Vì không thể gặp trực tiếp, những cuộc họp online, tin nhắn video call chính là chìa khóa quan trọng để bạn nắm bắt thông tin và phối hợp nhịp nhàng với các đồng đội ở xa.

Hãy thường xuyên cập nhật tiến độ công việc, lên lịch họp online và đừng ngại gửi mail nếu có bất kỳ vấn đề nào.

Ăn uống điều độ

Có phòng bếp ngay gần mình là một trong những cái lợi của làm việc từ xa. Bạn có thể lướt nhanh qua tủ lạnh hoặc bàn ăn mỗi khi bạn đói rồi quay lại công việc ngay sau đó.

Tuy nhiên, có nhiều bạn chỉ cần “uống cà phê sống qua ngày” hoặc ăn qua loa vì khối lượng công việc lớn. Chế độ ăn không lành mạnh trong thời gian dài sẽ rút mòn năng lượng của bạn. Hiệu quả công việc cũng theo đó mà lao dốc.

Vì vậy, bạn hãy cố gắng ăn đủ bữa với những đồ ăn, thức uống có lợi cho sức khoẻ, và uống nhiều nước. Kết hợp với ngủ sâu và một thời gian biểu hợp lý, chẳng có việc làm tại nhà nào có thể làm khó bạn.

Trang bị thiết bị

Hầu hết những người làm việc từ xa đều cho rằng wifi là thứ quyết định sự sống còn của công việc. Vậy nên, hãy luôn đảm bảo là nơi bạn đang ngồi có đường truyền ổn định.

Ngoài ra, hãy trang bị cho mình chiếc máy tính “trâu”, bàn phím thoải mái cũng như tai nghe chất lượng. Bạn sẽ thấy sự đầu tư này là hoàn toàn xứng đáng.

Nuôi dưỡng các mối quan hệ

Làm việc tại nhà hiệu quả không thể thiếu việc giao tiếp. Làm việc online có nghĩa là hầu hết thời gian bạn sẽ ở một mình, nhưng đừng vì vậy mà quên đi mối quan hệ giữa bạn và các đồng nghiệp.

Dành chút thời gian trò chuyện về các chủ đề ngoài công việc và sử dụng các cuộc gọi video sẽ giúp bạn nuôi dưỡng kết nối với đồng nghiệp. Hơn nữa, bạn sẽ không thấy cô đơn khi phải một mình chiến đấu với công việc. Việc này sẽ có lợi cho sức khoẻ tinh thần của bạn về lâu dài.

Có thể nói, làm việc từ xa là xu hướng của tương lai và mở ra nhiều cơ hội cho các bạn trẻ. Glints hy vọng rằng hướng dẫn làm việc từ xa cho doanh nghiệp cùng với mẹo giúp cá nhân làm việc từ xa hiệu quả sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về hình thức làm việc này cũng như tận dụng nó để nâng cao chất lượng công việc và cuộc sống.

Đừng quên theo dõi Glints Blog để cập nhật nhiều thông tin hữu ích khác nhé.

Tham khảo: Làm việc từ xa – Làm chủ mô hình làm việc hiện đại

Bài viết được đóng góp bởi Trang Hình