Event Planner: Definisi, Jobdesc, Kualifikasi, dan Skill yang Dibutuhkan
Isi Artikel
Ketika kamu memiliki rencana untuk mengadakan sebuah acara, event planner profesional adalah seseorang yang kamu cari.
Mulusnya jalan sebuah event bergantung pada strategi yang dibawa oleh event planner yang kelak akan kamu pilih.
Kira-kira, apa saja tanggung jawab mereka dalam perencanaan dan eksekusi sebuah acara? Apa yang menjadi kualifikasi seorang event planner yang andal?
Tenang, kali ini Glints telah merangkum segala tentang profesi ini khusus untuk kamu.
Apa Itu Event Planner?
Event planner adalah tim atau individu yang membuat berbagai hal dalam program dan event berjalan sesuai dengan rencana.
Memuat jadwal dan memperhitungkan keperluan acara hingga pernak-pernik terkecil.
Tidak hanya itu, mereka berperan dalam persiapan serba-serbi kebutuhan pra-acara. Mulai dari budgeting, hingga memberikan alasan kuat pada publik untuk datang dan menikmati program klien mereka.
Pekerjaan ini biasanya bernaung di bawah sayap perusahaan berbasis event organizing (EO).
Dikarenakan banyak perusahaan belum memiliki divisi untuk merencanakan sebuah acara, sering kali perusahaan menggunakan jasa EO untuk membantu agenda mereka.
Mereka bekerja untuk korporasi dan juga organisasi nonprofit. Dalam kerjanya, mereka merencanakan konferensi, meeting, konvensi, pameran dagang, dan beberapa acara nonprofesional serta internal lainnya.
Namun, tidak berhenti di situ. EO juga sering bekerja sama dengan penyelenggara konser, lembaga pendidikan, bahkan asosiasi medis ataupun religius.
Banyaknya permintaan tak jarang akan memenuhi jadwal seorang event planner.
Mendorong mereka untuk bekerja sepenuh minggu mengatur dan melaksanakan setiap rincian acara agar sesuai dengan keinginan klien.
Perbedaan Event Planner dan Event Coordinator
Dikutip dari Sched, event planner dan event coordinator bekerja untuk mencapai tujuan yang sama, yaitu menciptakan acara yang sesuai dengan tujuan dan ekspektasi klien.
Akan tetapi, kedua peran ini memiliki perbedaan yang cukup mencolok, terutama di bagian tanggung jawabnya.
Event planner bertanggung jawab untuk merencanakan konsep umum suatu acara dan juga menyiapkan kebutuhan-kebutuhan utamanya.
Di sisi lain, event coordinator tidak bertugas untuk membuat perencanaan, tetapi memiliki tanggung jawab utama untuk memastikan bahwa semuanya berjalan sesuai rencana.
Jadi, event planner harus melihat acara dari gambaran yang lebih luas dan event coordinator yang akan mengeksekusi perencanaan yang telah dibuat.
Tugas dan Tanggung Jawab Event Planner
Sebagai dalang dalam kesuksesan sebuah acara, mereka memiliki segudang tugas tanggung jawab yang harus mereka laksanakan.
Kebutuhan klien itu bervariasi. Namun, melansir The Balance SMB, tanggung jawab dan tugas-tugas event planner adalah seperti berikut:
- Bertemu dengan klien dan memahami latar belakang acara mereka.
- Merencanakan garis besar kebutuhan acara. Seperti durasi event, lokasi, dan biaya yang dibutuhkan.
- Mencermati kualitas jasa-jasa yang berkaitan dengan acara, seperti lokasi event, katering, sound system, dan lain-lain.
- Bekerja dengan vendor untuk melakukan penawaran dan menentukan harga yang paling sesuai dengan anggaran.
- Mengelola dan mengawasi kinerja vendor.
- Mengunjugi venue untuk memastikan fasilitas sudah memenuhi persyaratan klien dan pengisi acara.
- Menyediakan segala kebutuhan akomodasi untuk pengisi acara.
- Mengawasi kegiatan untuk memastikan acara berjalan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
- Meninjau tagihan, invoice, dan pengeluaran lainnya untuk menghindari anggaran yang membengkak.
- Melakukan evaluasi pasca acara untuk introspeksi tim.
Yang perlu diingat adalah tim tentunya akan merencanakan dan mengkoordinasikan setiap detail acara untuk klien mereka.
Namun, apa yang menjadi detail persiapan mereka bergantung pada ukuran, jenis, dan tujuan acara tersebut.
Masing-masing EO biasanya memiliki spesialisasi di bidang-bidang tertentu agar keperluan klien dapat terpenuhi dengan baik.
Skill dan Kualifikasi Event Planner
Agar menjadi perencana acara yang sukses, kamu harus memiliki berbagai macam keterampilan.
Kemampuan komunikasi verbal dan tertulis adalah senjata utama seorang event planner. Mereka juga harus memiliki kemampuan manajemen waktu dan organisasi yang luar biasa.
Namun, kebutuhannya lebih dari sekedar time management dan kemahiran bercakap. Berikut adalah skill dan kualifikasi yang diperlukan dari seorang event planner menurut eventbrite.com :
1. Teliti dan peka
Kesuksesan event tidak hanya melihat kepuasan pengisi acara dan para pengunjung, tetapi juga kumpulan dari banyak detail kecil yang tak terlupakan dan berhasil dieksekusi dengan teliti.
Perencana acara populer biasanya dikenal akan perhatian mereka pada tiap rinci sebuah program.
Menyibukkan dirinya untuk memeriksa kembali dan kembali segala daftar dan rencana yang harus dilakukan.
Maka, bila kamu tertarik untuk menjadi seorang event planner maupun event coordinator, biasakan diri untuk lebih detail dan peka terhadap keperluan yang biasanya tidak terlihat.
2. Kemampuan komunikasi
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, perencana acara akan sering berinteraksi dengan berbagai macam orang setiap harinya. Termasuk klien, sponsor merek, vendor, dan tentu saja, pengisi acara.
Keterampilan komunikasi yang kuat adalah kunci untuk memastikan agar semuanya berjalan dengan lancar dan seluruh individu yang terlibat memahami peran masing-masing.
Event planner terbaik memiliki keterampilan komunikasi tertulis dan verbal yang mumpuni. Mereka mampu menyampaikan informasi dengan percaya diri, dan jelas.
Tidak hanya pandai berdiskusi, mereka juga merupakan pendengar yang hebat, memahami keinginan dan kebutuhan klien mereka.
3. Kemampuan problem solving
Sumber daya perencana acara tidak terbatas pada lakban dan peniti yang akan mereka gunakan pada waktu berjalannya agenda.
Sesungguhnya, kreativitas dan kemampuan problem solving lah yang menjadi kebutuhan utama mereka.
Penyelenggara acara yang sukses dapat berpikir dengan tenang, dan membuat keputusan yang solutif ketika hal yang tak terduga muncul.
4. Multitasking
Sederhananya, perencana acara yang sukses dapat mengorganisasikan pekerjaan mereka dengan rapi.
Uraian pekerjaan mereka yang menumpuk bukanlah sebuah masalah karena keperluan multitasking sudah mendarah daging pada industri event organizing.
5. Pengalaman yang cukup dan latar belakang edukasi
‘Bisa karena terbiasa’. Kira-kira itu adalah moto pekerjaan event planner.
Perencana yang sukses itu terbentuk oleh pengalaman. Maka, bila kamu ingin bekerja sebagai event planner, perbanyak pengalaman kamu terlebih dahulu di industri penyelenggaraan acara.
Lalu, mereka yang mengejar karier dalam bidang perencanaan acara berasal dari berbagai latar belakang akademis yang berbeda.
Namun, biasanya beberapa perusahaan akan memberikan prioritas pada lulusan ilmu komunikasi, manajemen, administrasi bisnis, marketing, dan perhotelan.
6. Kreativitas
Skill yang tidak kalah penting untuk dimiliki seorang event planner adalah kreativitas.
Kemampuan ini merupakan modal utama agar mereka mampu menciptakan acara yang unik, orisinil, menghibur, maupun mengedukasi.
Tak hanya itu, mereka juga akan menggunakan kemampuan kreatifnya untuk memutuskan komponen-komponen pendukung acara, seperti konsep dekorasi.
Itulah informasi seputar karier event planner. Tertarik untuk membangun karier di bidang ini?
Apabila iya, Glints memiliki berbagai lowongan pekerjaan yang siap kamu lamar. Selain itu, ada berbagai informasi dan tips terpercaya seputar pengembangan karier dan pekerjaan lainnya, lho.
Yuk, cek lowongannya sekarang juga!
