Tertarik Mengelola Acara? Kenali Pekerjaan Event Coordinator dan Tanggung Jawabnya
Isi Artikel
Tertarik untuk terjun ke industri event managing? Mungkin, profesi event coordinator dapat menjadi gerbangmu untuk berkecimpung di perusahaan penyelenggaraan acara.
Profesi ini dianggap sebagai ladang untuk memanen pengalaman.
Bagaimana tidak? Event planner terkenal selalu mengawali kariernya sebagai event coordinator, lho.
Penasaran dengan profesi koordinator acara? Simak rangkuman Glints mengenai profesi event coordinating di bawah ini.
Apa Itu Event Coordinator?
© Freepik.com
Bila event planner bertugas untuk membuat konsep acara, event coordinator bertanggung jawab untuk mengawasi jalannya acara.
Melansir The Balance SMB, koordinator acara tidak terlibat dengan desain sebuah acara.
Mereka justru bertugas untuk mengelola masing-masing komponen acara untuk memastikan agenda dapat berjalan dengan lancar.
Begitu event planner telah menentukan visi untuk sebuah acara, koordinator membantunya untuk mewujudkan visi klien.
Koordinator akan menentukan vendor terbaik, mengatur tanggal kedatangan vendor, dan menangani tugas-tugas logistik lainnya.
Biasanya, sebuah perusahaan event managing raksasa akan memberikan 2 koordinator untuk 1 perencana acara.
Namun, perusahaan yang masih berkembang hanya akan mengandalkan 1 koordinator untuk mewujudkan keputusan para eksekutif.
Event coordinator bertanggung jawab secara langsung pada event planner dan dewan eksekutif lainnya, tetapi, pekerjaan mereka tidak sesederhana itu.
Mereka akan sering mengorbankan hari liburnya untuk mengawasi jalan sebuah acara.
Mereka pun sering dituntut untuk mengatur segala keperluan teknis di lokasi acara hanya dalam waktu beberapa jam sebelum acara dimulai.
Meskipun tidak sering, hal seperti ini dapat terjadi bila ada sebuah masalah.
itulah sebabnya seorang koordinator acara wajib memiliki fokus yang baik, rapih dan teratur, serta selalu memiliki banyak akal.
Tidak hanya event planner yang memiliki bawahan. Beberapa divisi beserta stafnya bertanggung jawab langsung pada koordinator acara.
Koordinator wajib memberikan perintah kepada anggota baru dan staf yang terbagi ke dalam divisi-divisi kecil seperti logistik dan katering.
Tugas dan Tanggung Jawab Event Coordinator
© Freepik.com
Layaknya pekerja industri kreatif, profesi ini memiliki segudang tugas yang harus mereka laksanakan.
Bagaimana tidak? Tanggung jawab mereka mencakup keseluruhan jalannya acara. Dari memuaskan keinginan klien hingga mengatur pernak-pernik terkecil dalam acara.
Meskipun pekerjaan event coordinator itu bervariasi sesuai dengan kebutuhan acara, tugas dan tanggung jawab mereka umumnya cenderung sama.
Berikut adalah daftar deskripsi pekerjaan dan tanggung jawab koordinator acara menurut Americasjobexchange dan Themediabistro:
- Mengkoordinasikan detail acara yang berbeda-beda. Seperti konferensi, pernikahan, ulang tahun, acara amal, konser musik, pameran dagang, pertemuan bisnis, acara penghargaan karyawan, dan banyak acara virtual.
- Menghitung anggaran dan mengawasi jumlah pengeluaran.
- Menyediakan kebutuhan akomodasi para pengisi acara.
- Memberikan opsi untuk vendor katering dan food and beverages.
- Mengunjungi lokasi acara untuk merencanakan tata letak tempat duduk dan keperluan dekorasi.
- Menentukan jadwal untuk pembicara, vendor, dan peserta.
- Mengkoordinasikan dan memonitor jadwal acara.
- Mengkoordinasikan semua upaya partisipasi untuk mempublikasikan acara.
- Menyiapkan rundown pekerjaan untuk staf. Jadwal yang disediakan ditujukan untuk kebutuhan pengelolaan acara, termasuk protokol keamanan dan kebutuhan perlengkapan.
- Mengkoordinasikan logistik acara, termasuk pendaftaran peserta, kebuthan presentasi dan materi evaluasi sebelum dan sesudah acara.
- Menyimpan inventaris seperti backdrop, proyektor, komputer, dan bahan display lainnya.
Deskripsi pekerjaan mereka memang banyak, tetapi cukup menantang.
Yang perlu diingat kembali adalah bahwa tugas mereka bisa berubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan klien mereka.
Skill dan Kualifikasi Event Coordinator
© Freepik.com
Menjadi karyawan di industri penyelenggaraan acara adalah pekerjaan yang sangat memuaskan bagi mereka yang mencintai tantangan.
Mengutip Socialtables, event coordinating dinilai sebagai salah satu pekerjaan yang paling memicu stres di dunia.
Jadi, ketika kamu berniat untuk mendapatkan kesuksesan di industri event managing, kamu akan membutuhkan berbagai keterampilan untuk menopang karier dan kehidupan personalmu.
Berikut adalah daftar keahlian dan kualifikasi yang harus dimiliki seorang event coordinator.
1. Keterampilan organisasi
Koordinator acara adalah orang-orang yang sangat teratur. Maka, daftar kualitas pertama yang harus dimiliki calon koordinator merupakan sepasang mata yang jeli dan peka terhadap detail.
Mereka akan sering memeriksa jadwal, anggaran, dan rincian lainnya agar acara dapat berjalan seperti mesin mobil baru.
2. Ahli networking
Koordinator acara harus memiliki kemampuan networking yang mumpuni.
Industri event managing itu digerakkan oleh individu yang fasih menjalin hubungan dengan berbagai klien dan vendor.
Jadi, calon event coordinator harus memiliki skill networking yang hebat. Terutama karena mereka akan bernegosiasi dengan para artis, vendor perlengkapan, dan penyedia katering.
3. Kemampuan beradaptasi
Koordinator acara terbaik memiliki sikap tenang, dingin, dan percaya diri di hadapan klien dan vendor.
Mereka memiliki kemampuan untuk berpikir cepat bila terjadi sebuah permasalahan dalam acara.
Pegawai industri event managing itu ditempa oleh berbagai kesibukan. Orientasi utama mereka adalah memuaskan keinginan pelanggan.
Dengan begitu, wajar saja bila pekerja industri ini akan dihujani oleh berbagai permintaan dan jadwal yang padat. Pastikan kamu mampu untuk beradaptasi dengan lingkungan seperti ini.
4. Pengetahuan dasar event managing
Para profesional acara harus memiliki pengetahuan tentang kebutuhan dasar sebuah event.
Mereka harus tahu bagaimana cara mengurus artis dan pemusik, persewaan gedung, dan trik dekorasi yang memukau.
Kamu perlu memahami permintaan klien, apakah keinginan mereka masuk akal atau tidak.
Mengetahui dasar-dasar ini akan membantu kamu membangun hubungan yang lebih baik dengan vendor serta klien.
Pengetahuan ini juga dapat membantu kamu menciptakan pengalaman acara yang hebat bagi semua orang yang terlibat.
Itulah penjelasan mengenai serba-serbi profesi event coordinator.
Pekerjaan ini merupakan salah satu profesi yang dapat memicu stres, di sisi lain juga sangat menantang. Itu yang harus kamu ketahui tentang karier koordinator acara.
Merasa tertantang untuk jalani karier tersebut? Kamu bisa menemukan ragam lowongannya di Glints, lho! Ada banyak perusahaan yang sedang menanti lamaranmu.
Tunggu apa lagi? Yuk, lihat berbagai lowongannya sekarang!
