15 Tugas Sekretaris yang Paling Umum Ditemui di Perusahaan
Isi Artikel
Banyak orang berpendapat bahwa tugas sekretaris di perusahaan sangatlah mudah dan bisa dilakukan oleh siapa saja.
Nyatanya, anggapan tersebut salah besar.
Job desc sehari-hari sekretaris terbilang cukup beragam. Berbeda industri pekerjaan, berbeda pula tugas yang biasanya dibebankan.
Selain itu, diperlukan beberapa skill sekretaris tertentu yang tidak dimiliki oleh orang lain.
Nah, dalam artikel ini, Glints akan mengupas tuntas berbagai tugas sekretaris secara umum yang paling sering ditemui di berbagai perusahaan. Yuk, disimak!
1. Mengatur dan mencatat hasil rapat
Setiap rapat tidak hanya diikuti oleh jajaran direksi atau divisi tertentu saja.
Faktanya, sekretaris juga kerap hadir dalam rapat-rapat yang diadakan perusahaan.
Memang, umumnya sekretaris tidak memiliki tanggung jawab untuk mengambil keputusan saat rapat.
Namun, sekretaris memiliki tugas penting untuk mengatur dan mencatat hasil pertemuan.
Secara lebih rinci, berikut tahapan pekerjaan sekretaris dalam pelaksanaan rapat, seperti ditulis DIY Committee Guide.
- Bekerja sama dengan pimpinan untuk merencanakan rapat
- Menerima agenda rapat dari panitia
- Menyebarkan agenda rapat
- Membuat minutes of meeting (MOM)
- Menyebarkan MOM yang telah disetujui
- Memastikan keputusan rapat telah dilaksanakan
2. Melakukan pencatatan administrasi
Seorang sekretaris juga memiliki tanggung jawab dalam hal pencatatan administrasi.
Beberapa pekerjaan administrasi yang dimaksud antara lain:
- mencatat aktivitas organisasi
- memastikan kontak karyawan dan manajer selalu up-to-date
- mengarsipkan notulen dan laporan, dan menyiapkan berbagai jenis dokumen
Selain itu, sekretaris juga perlu menyusun daftar nama dan kontak yang berguna bagi perusahaan, seperti investor, pemerintah, pihak eksternal, dan petinggi perusahaan lain.
3. Komunikasi ke berbagai pihak
Salah satu skill yang paling dibutuhkan oleh seorang sekretaris adalah komunikasi.
Pasalnya, sekretaris harus melakukan komunikasi ke berbagai pihak, mulai dari manajer, karyawan, pejabat perusahaan, hingga pihak eksternal, seperti dikutip dari Chron.
Bahkan, terkadang kamu harus menjadi penengah komunikasi antara dua atau lebih pihak.
Tugas sekretaris perusahaan yang satu ini tentu saja tidak mudah.
Jadi, jika kamu tertarik untuk menjadi sekretaris, pastikan kamu memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
4. Memastikan persyaratan hukum
Sebagai seseorang yang mengarsipkan dokumen, sekretaris juga memiliki tugas untuk memastikan berbagai persyaratan hukum.
Sekretaris perlu memastikan bahwa apa yang tertulis di dokumen-dokumen tersebut sesuai dengan ketentuan dan hukum yang berlaku.
Hukum yang dimaksud tidak hanya berupa hukum negara.
Lebih dari itu, sekretaris harus memastikan bahwa setiap dokumen dan keputusan yang diambil jauh dari pelanggaran hukum perusahaan.
5. Memastikan persediaan perlengkapan kantor
Di beberapa perusahaan, seorang sekretaris juga bertanggung jawab untuk memastikan persediaan perlengkapan kantor.
Sekretaris harus mencatat perlengkapan apa saja yang masih tersedia, sudah habis, dan dibutuhkan.
Kemudian, sekretaris akan meneruskan catatan kebutuhan tersebut ke orang lain untuk membelinya.
Namun, pekerjaan yang satu ini tidak selalu dilakukan oleh sekretaris. Ada beberapa perusahaan yang memiliki karyawan khusus untuk mengurusi perlengkapan kantor.
6. Melakukan supervisi terhadap staf dan karyawan baru
Seorang sekretaris akan bekerja sama dengan pimpinan staf untuk mengimplementasikan prosedur baru dalam perusahaan.
Di sisi lain, sekretaris dan pimpinan staf pun akan melakukan supervisi terhadap karyawan baru perusahaan.
Banyak sekretaris yang membantu pimpinan staf dan karyawan baru dalam mengembangkan skill, mengikuti protokol perusahaan, serta belajar lingkungan kerja perusahaan.
7. Mengatur dan menyampaikan pesan
© Pexels.com
Mengutip dari Indeed, tugas lain seorang sekretaris adalah mengaturr dan mendistribusikan pesan-pesan tertulis seperti memo atau catatan.
Dengan begitu, selain memiliki kemampuan komunikasi yang baik, kemampuan analisis pun harus dimiliki oleh seorang sekretaris.
Sebagai contoh, seorang sekretaris yang bekerja untuk CEO harus bisa mengatur dan membagikan beragam pesan atau memo dari yang paling penting.
Pesan-pesan yang berisi perubahan dalam kontrak dengan klien tentu harus disampaikan terlebih dahulu ketimbang memo undangan makan malam.
8. Mengatur jadwal
Sebagai contoh, seorang sekretaris yang bekerja di agency creative marketing akan mengatur jadwal tim di setiap departemen.
Selain itu, sekretaris pun akan mengatur agenda para eksekutif dengan membuat appointment bersama klien, vendor, hingga shareholder.
Sekretaris pun dapat bertugas untuk menjaga dan mengingatkan para staf mengenai jadwal konferensi atau rapat yang akan datang.
9. Menyambut tamu bisnis dan klien
Seorang sekretaris pun akan berperan seperti resepsionis ketika ada tamu bisnis yang datang ke rapat dan membantu mereka untuk merasa nyaman.
Selain mengambil catatan ketika rapat dan menunjukkan profesionalismenya, hal ini pun akan menjaga brand image dan nama baik perusahaan.
10. Membantu bagian eksektutif mengerjakan tugas
Seorang sekretaris bertugas untuk membantu eksekutif mengerjakan tugas-tugas kecil dari pekerjaan atau proyek besarnya.
Sebagai contoh, seorang sekretaris dari seorang lead marketing director dapat membantu atasannya dalam mengorganisir beragam laporan hingga menyiapkan presentasi.
Karena tugas seorang sekretaris yang beragam, diperlukan soft skill dan hard skill yang mumpuni supaya bisa sukses di pekerjaan ini.
11. Mengelola email dan surat
Tugas sekretaris perusahaan selanjutnya adalah mengelola email atau surat menyurat terutama yang ditujukan kepada atasan.
Pengelolaan surat masuk dan keluar juga umumnya menjadi tugas mereka.
Akan tetapi, di beberapa perusahaan yang lebih besar, kemungkinan pekerjaan terkait email dan surat menyurat ini akan dibantu oleh staf administrasi.
12. Mengelola panggilan telepon
Sebelumnya disebutkan bahwa sekretaris juga seringkali harus berkomunikasi dengan banyak pihak.
Nah, selain email, salah satu saluran komunikasi yang akan sering kamu tangani adalah melalui telepon.
Jadi, kamu harus belajar terbiasa menerima telepon, mencatat informasi, dan menyampaikan informasi sejelas-jelasnya.
13. Mengatur rencana perjalanan atasan
Di beberapa perusahaan, sekretaris juga akan diberi tanggung jawab untuk mengatur perjalanan bisnis para eksekutif.
Mulai dari memesan tiket pesawat hingga penginapan.
Biasanya, tugas ini menjadi rumit apabila tiba-tiba atasan mengganti jadwalnya. Kamu harus cekatan untuk mencari jalan keluar supaya perjalanan bisnis tetap berjalan lancar.
14. Mengelola invoice
Invoice merupakan bukti pembayaran atas sebuah transaksi.
Sebagai sekretaris, kamu mungkin akan ditugaskan untuk mengecek akurasi invoice, terutama dari transaksi yang berhubungan dengan kegiatan operasional atasanmu.
Tenang, kamu juga pasti akan bekerja sama dengan bagian finance atau purchasing untuk mengelola tugas ini.
15. Membantu menyiapkan acara
Biasanya, setiap beberapa periode tertentu, perusahaan akan menggelar acara perayaan atau peringatan.
Sebagai seseorang yang sehari-hari bertugas bersama atasan di level manajer atau eksekutif, kamu mungkin akan diminta bantuan oleh divisi penyelenggara.
Seperti membantu mengomunikasikan kebutuhan acara kepada atasan atau membantu persiapan acara lainnya.
Demikian 15 tugas sekretaris yang perlu kamu ketahui.
Ingat, tiap perusahaan mungkin saja menentukan job desc yang sangat berbeda untuk para sekretarisnya.
Sudah siap untuk lamar pekerjaan sekretaris? Yuk, lihat berbagai lowongannya di Glints!
Sebenarnya, masih ada banyak tugas lainnya. Namun, setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda-beda sesuai kebutuhannya masing-masing.
Jadi, apakah kamu tertarik untuk membangun karier sebagai sekretaris?
Jika iya, ada banyak lowongan sekretaris di situs Glints, lho! Kamu bisa menemukan perusahaan dan peluang yang paling tepat untukmu.
Tunggu apa lagi? Yuk, bergabung di Glints di sini sekarang! Gratis!
