Cách Viết Mail Xin Nghỉ Việc Chuyên Nghiệp Kèm Mẫu

Ngày đăng: 29/11/2022 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 29/05/2023

Nghỉ việc là một phần không thể thiếu của quá trình đi làm. Một sự thật mà hầu hết mọi người đi làm đều phải đối mặt là thế, tuy nhiên không nhiều người có đủ dũng khí và sự chuyên nghiệp trước những thời khắc “chia tay” đầy sự ngại ngùng và khó mở lời. 

Có khá nhiều hình thức mà người xin nghỉ việc có thể dùng để thông báo với cấp trên về quyết định của mình. Một trong những phương pháp được sử dụng phổ biến nhất chính là gửi đến họ một email xin nghỉ việc.

Như thế nào là một mail xin nghỉ việc chuyên nghiệp? Mail xin nghỉ việc nên bao gồm những nội dung gì? Đâu là độ dài lý tưởng và những điều bạn nên tránh đưa vào thư xin thôi việc?

Cùng theo dõi bài viết bên dưới để tìm hiểu cách viết một email nghỉ việc thật chuyên nghiệp và rất nhiều mẫu email thôi việc miễn phí khác đang đợi bạn đấy!

Vì sao nên viết mail xin nghỉ việc?

Khi có quyết định nghỉ việc, một lá thư hoặc mail xin nghỉ việc có thể được xem như là thông báo chính thức với toàn thể công ty rằng bạn sẽ rời công ty trong tương lai gần. 

Dù là “tấm chiếu mới” hay người đi làm có nhiều kinh nghiệm, ai cũng nên thông báo về quyết định thôi việc một cách chuyên nghiệp. Nhờ đó mà tổ chức sẽ có thể tìm phương án thay thế và hỗ trợ bạn để quá trình thuyên chuyển diễn ra suôn sẻ. 

Email là một hình thức trao đổi thông tin chính thức và trang trọng trong môi trường công sở hiện nay. Mail xin thôi việc vừa có giá trị như một văn bản xin nghỉ việc chính thức, vừa là cách hay để bạn duy trì quan hệ tốt với đồng nghiệp cũ. 

Cách viết mail xin nghỉ việc chuẩn chỉnh

Viết mail xin thôi việc thực ra không hề phức tạp, thậm chí đơn giản hơn bạn nghĩ nhiều. Hãy xem đây như một lời tạm biệt bạn gửi đến công việc hiện tại để chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo trong hành trình sự nghiệp của mình. 

Khi viết một bức thư nghỉ việc, hai từ khóa mà bạn nên “khắc cốt ghi tâm” chính là chuyên nghiệp và tôn trọng. Tỏ ra thiếu tôn trọng với các đồng nghiệp và cấp trên ở hiện tại không phải là quyết định không ngoan, vì biết đâu bạn sẽ cần đến sự giúp đỡ của họ trong tương lai!

Bức thư không nên quá sơ sài hay dài dòng. Thư xin nghỉ việc không phải là nơi lý tưởng để bạn trút bầu tâm sự hay phàn nàn về những gì bạn đã trải qua trong suốt thời gian làm việc. Bạn chỉ đơn giản là thông báo với họ về quyết định nghỉ việc của mình, lý do và thời gian nghỉ dự kiến, vậy là đủ! 

Cùng Glints xem qua những nội dung không thể bỏ qua trong một lá thư xin nghỉ việc tiêu chuẩn:

1. Đặt tiêu đề 

Khác với một văn bản thông thường, mail xin thôi việc không thể thiếu đi phần tiêu đề. Vì tính chất quan trọng của email này, bạn nên chọn một tiêu đề ngắn gọn và có thể định dạng IN HOA hoặc in đậm nếu cảm thấy cần thiết nhé.  

2. Phần mở đầu

Trước khi đi vào bất kỳ nội dung chính nào, bạn cũng nên đề tên người nhận thư một cách lịch sự. Người nhận thư xin nghỉ việc của bạn có thể là sếp, người quản lý trực tiếp, phòng nhân sự hoặc quản lý cấp cao.

Dù người giải quyết đơn xin nghỉ việc của bạn là ai thì hãy luôn sử dụng ngôn ngữ tôn trọng và phù hợp bạn nhé. 

3. Lý do xin nghỉ việc 

Có khá nhiều lý do dẫn đến mong muốn xin nghỉ việc: thử thách bản thân trong một môi trường làm việc mới, chuyển nhà, hoàn cảnh gia đình, tiếp tục việc học, v.v. 

Dù lý do là gì, bạn cũng nên tìm hiểu về người sếp của mình và chính sách nghỉ việc của công ty, sau đó trình bày một cách hợp lý và chân thành. Khi đó, sếp bạn sẽ thông cảm và quá trình rời công ty sẽ “dễ thở” hơn đối với bạn. 

4. Thông báo về thời gian nghỉ việc 

Sau khi thông báo về quyết định nghỉ việc, thông tin quan trọng bạn cần đưa ra tiếp theo chính là thời gian dừng làm việc dự kiến.

Đề cập thời gian nghỉ cụ thể sẽ giúp người quản lý có thời gian sắp xếp công việc và tìm kiếm nhân sự thay thế phù hợp. Qua đó, bạn cũng thể hiện rằng mình tuân thủ quy định nghỉ việc được đề cập trong Bộ luật Lao động năm 2019:

Đối với trường hợp ký hợp đồng dưới 12 tháng, người nghỉ việc cần đưa ra thông báo trước 03 ngày.

Đối với hợp đồng có thời hạn 12 – 36 tháng, các trường hợp nghỉ việc phải thông báo trước tối thiểu 30 ngày.

Đối với hợp đồng lao động vô thời hạn, người sử dụng lao động cần được thông báo về quyết định nghỉ việc của bạn trước tối thiểu 45 ngày.

Đọc thêm: Xin Nghỉ Việc Trước Bao Nhiêu Ngày Thì Đúng Quy Định?

Với những trường hợp công việc phức tạp cần nhiều thời gian để bàn giao hơn thì bạn cũng có thể chủ động đề nghị kéo dài thời gian ở lại hỗ trợ người mới làm quen với công việc. Bạn sẽ để lại rất nhiều ấn tượng tốt trong mắt đồng nghiệp và sếp đấy!

5. Báo cáo tình trạng công việc hiện tại

Khi nghỉ việc thì khả năng cao bạn sẽ còn những công việc tồn đọng chưa giải quyết xong tại thời điểm viết mail xin nghỉ việc. Hãy hoàn thành những đầu việc trong khả năng và báo cáo chi tiết về tiến độ công việc hiện tại để sếp và các đồng nghiệp có thể bắt kịp nhé. 

6. Lời chào cuối thư

Bạn có thể kết thúc thư bằng lời ngỏ giữ liên lạc cùng lời chúc thân mật gửi đến công ty và đồng nghiệp. Phần ký tên cũng được thực hiện như những mẫu email thông dụng khác.

Đọc thêm: Quy Trình Nghỉ Việc: Những Điều Nên Và Không Nên Làm

Những lưu ý khi viết mail xin nghỉ việc

Sau khi điểm qua những nội dung cần có trong mail xin thôi việc, bạn cần tránh cho bức thư của mình mắc những lỗi thường gặp nào?

• Thẳng thắn về lý do nghỉ việc: lý do nghỉ việc có thể đến từ quyết định của bản thân hoặc do hoàn cảnh bên ngoài tác động. Cho dù là gì, bạn cũng nên trình bày một cách trung thực và thẳng thắn.
• Không thể hiện quan điểm tiêu cực về cấp trên, đồng nghiệp: ngay cả khi hình ảnh của sếp và đồng nghiệp không được tốt đẹp trong mắt bạn, thì điều đó cũng không nên được đề cập trong thư. Bạn nên hướng đến ngôn ngữ tích cực và hòa nhã trong bức thư của mình. 
• Rà soát lỗi chính tả trước khi gửi: bạn là một người chỉn chu và chuyên nghiệp? Hãy thể hiện điều đó thông qua một lá thư không mắc lỗi chính tả!
• Không gửi email xin nghỉ việc quá muộn: bên cạnh việc không tuân thủ quy định thôi việc được đề cập trong Bộ luật Lao động, gửi thư quá trễ sẽ gây khó khăn cho công tác tìm người thay thế và quá trình rời công ty của bạn sẽ “gian nan” hơn nhiều đấy.

Tải về ngay những mẫu mail xin nghỉ việc chuyên nghiệp từ Glints

Bạn đã nắm được cách viết một mẫu mail xin nghỉ việc “chuẩn chỉnh” rồi chứ? Sau đây là những mẫu mail xin thôi việc phù hợp với nhiều tình huống khác nhau mà bạn có thể tải về hoàn toàn miễn phí.

*Các mẫu thư xin thôi việc dưới đây được trình bày bằng tiếng Anh và tiếng Việt.

Email Thôi Việc Tiêu Chuẩn

Email Thôi Việc Vị Trí Không Phù Hợp

Email Thôi Việc Vì Thay Đổi Nơi Sinh Sống 

Email Thôi Việc Vì Quay Trở Lại Trường Học 

Email Thôi Việc Đột Xuất

Vui lòng điền đầy đủ và chính xác thông tin để tải trọn bộ mẫu thư xin nghỉ việc từ Glints.

Tạm Kết 

Hi vọng thông qua bài viết, bạn đọc đã hiểu rõ hơn công dụng của mai xin nghỉ việc và tìm được cho mình mẫu mail xin nghỉ việc ưng ý cho mình. Glints Việt Nam chúc bạn thành công trên chặng đường sắp tới.