Quản Trị Viên Là Gì? Làm Thế Nào Để Trở Thành Một Quản Trị Viên

Ngày đăng: 15/01/2023 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 14/01/2023

Các tổ chức hiệu quả thường được hưởng lợi từ các nhóm quản lý tốt và quy trình kinh doanh tối ưu hóa. Các nhà quản trị thực hiện các chức năng có giá trị cho doanh nghiệp, giúp họ tổ chức các hoạt động, cải thiện các chức năng thiết yếu và tạo điều kiện thuận lợi để đạt được các mục tiêu trong kinh doanh.

Vậy quản trị viên là gì? Thế nào là một quản trị viên tài ba? Hãy cùng Glints tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây!

Quản trị viên là gì?

Đầu tiên, quản trị viên là gì? Quản trị viên là người đảm bảo cho một tổ chức hoạt động hiệu quả. Nhiệm vụ cụ thể của họ phụ thuộc vào loại công ty, tổ chức hoặc thực thể nơi họ làm việc. Trên hết, quản trị viên cần có khả năng tổ chức cao và kỹ năng giao tiếp tốt.

Quản trị viên hỗ trợ hoạt động của văn phòng bằng cách thực hiện các nhiệm vụ và dự án văn thư. Là một quản trị viên, bạn có thể tổ chức các cuộc họp dự án. Bạn sẽ đánh máy tài liệu, trả lời các câu hỏi kinh doanh, soạn thảo hợp đồng và cung cấp dịch vụ khách hàng. Bạn có khả năng xử lý nhiều thông tin bằng máy tính, vì vậy bạn sẽ cần có kỹ năng CNTT vững vàng. Kỹ năng giao tiếp xuất sắc cũng rất quan trọng để đảm bảo văn phòng hoạt động hiệu quả. Có rất nhiều cơ hội để phát triển nghề nghiệp với tư cách là quản trị viên, trong nhiều môi trường khác nhau.

Công việc của một quản trị viên

Một quản trị viên duy trì các hoạt động hàng ngày trong một công ty. Bản chất chính xác của các nhiệm vụ này thay đổi tùy theo ngành mà họ làm việc, nhưng thường liên quan đến các nhiệm vụ như sắp xếp lịch trình, sổ sách kế toán, tạo điều kiện giao tiếp giữa các phòng ban và duy trì các chức năng tại nơi làm việc. Các vai trò khác của quản trị viên là:

• Theo dõi các dự án đang diễn ra và tạo ra các chỉ số hiệu suất có thể đo lường được
• Phân tích chi phí và nhu cầu nhân sự cho từng dự án của công ty
• Tạo và cập nhật cơ sở dữ liệu thông tin khách hàng
• Đảm bảo môi trường làm việc tuân thủ các chính sách và quy định nội bộ của công ty
• Duy trì mối quan hệ làm việc tốt với khách hàng của công ty

Tầm quan trọng và cơ hội việc làm của quản trị viên

Trong công ty, các quản trị viên đưa ra các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn nhằm thiết lập một loạt các mục tiêu và định hướng rõ ràng. Để đảm bảo các kế hoạch này thành công, trên hết, nhà quản trị cần hiểu cách thức, thời điểm và con người của toàn bộ kế hoạch.

Tất cả các quản trị viên chịu trách nhiệm quản trị. Quản trị đề cập đến các hoạt động liên quan đến việc tổ chức và quản lý công việc của một doanh nghiệp. Quản trị cũng tồn tại trong chính phủ, tổ chức từ thiện và nhiều loại tổ chức khác.

Vai trò của quản trị viên là không thể thiếu đối với tổ chức mà họ làm việc. Các chức năng của họ thường bao gồm một loạt các nhiệm vụ, bao gồm cả việc lập hồ sơ và quản lý. Hầu hết các quản trị viên làm việc toàn thời gian tại một địa điểm duy nhất. Tuy nhiên, trong các doanh nghiệp nhỏ hơn, họ có thể làm việc bán thời gian.

Đọc thêm: Nhân Viên Admin Là Gì? Mô Tả Công Việc Của Admin

Các loại quản trị viên thường gặp

• Quản trị viên diễn đàn: Là người quản lý các chi tiết kỹ thuật của diễn đàn. Họ có thể thăng cấp hoặc giáng cấp thành viên cho hoặc từ người kiểm duyệt và quản lý các quy tắc. Họ cũng có thể tạo các phần và phần phụ và thực hiện bất kỳ thao tác cơ sở dữ liệu nào. Một số quản trị viên diễn đàn thậm chí đóng vai trò là người điều hành.
• Quản trị viên mạng: Là người duy trì cơ sở hạ tầng máy tính, chú trọng vào mạng. Họ chịu trách nhiệm về các máy chủ tại chỗ, tương tác mạng-phần mềm cũng như tính toàn vẹn và khả năng phục hồi của mạng. Họ thường tham gia vào công việc chủ động, có thể bao gồm giám sát mạng và kiểm tra điểm yếu của toàn bộ mạng. Một số cài đặt và triển khai các bản cập nhật, cũng như các bộ lọc email và Internet.
• Quản trị viên máy chủ: Là người kiểm soát máy chủ. Họ giám sát hiệu suất và tình trạng của nhiều máy chủ của một tổ chức. Quản trị viên máy chủ có thể phụ trách máy chủ trò chơi. Họ thiết kế, cài đặt, quản trị và tối ưu hóa các máy chủ của công ty và các thành phần liên quan. Trên tất cả, mục tiêu của họ là đạt được thành tích tốt nhất có thể.
• Quản trị viên hệ thống: Là người chịu trách nhiệm bảo trì, cấu hình và hoạt động đáng tin cậy của hệ thống máy tính. Họ có thể phụ trách các máy tính nhiều người dùng cũng như máy chủ. Họ tìm cách đảm bảo rằng thời gian hoạt động, tài nguyên, hiệu suất và bảo mật của máy tính đáp ứng nhu cầu của người dùng. Hơn nữa, họ cần đảm bảo rằng họ làm tất cả những điều này mà không vượt quá ngân sách.

Các chứng chỉ và kỹ năng cần thiết của một quản trị viên 

Mặc dù không có chứng chỉ bắt buộc đối với các vị trí quản trị viên, nhưng bạn có thể kiếm được một chứng chỉ để có thêm kiến thức và thăng tiến trong sự nghiệp của mình. Có hai chứng chỉ và một số kỹ năng bạn có thể xem xét:

Microsoft Office (MOS)

Bằng MOS thể hiện kiến thức nâng cao về các ứng dụng Microsoft Office, chẳng hạn như Word, Excel và PowerPoint. Có hai cấp độ chứng chỉ MOS – Cao đẳng và Chuyên gia. Để đạt được chứng chỉ MOS cấp liên kết, bạn phải vượt qua bài kiểm tra trực tuyến. Để có chứng chỉ cấp độ Chuyên gia, bạn phải có chứng chỉ MOS cấp độ Liên kết hiện tại và vượt qua bài kiểm tra trực tuyến Chuyên gia.

Chuyên gia hành chính được chứng nhận (CAP)

Được cung cấp bởi Hiệp hội Chuyên gia Hành chính Quốc tế, CAP cho thấy rằng bạn có thể thực hiện các chức năng quản trị khác nhau thường do quản trị viên hoàn thành. Để kiếm được CAP, bạn phải vượt qua bài kiểm tra kiểm tra khả năng giao tiếp của tổ chức, tài liệu và văn bản kinh doanh, công nghệ và thông tin, lưu trữ hồ sơ, quản lý sự kiện và dự án và các chức năng kinh doanh. Bạn phải làm bài kiểm tra tại một trung tâm kiểm tra được IAAP phê duyệt.

Giao tiếp

Bởi vì họ tương tác với nhiều người, một quản trị viên cần phải có kỹ năng giao tiếp tuyệt vời. Họ cũng yêu cầu kỹ năng viết xuất sắc, vì họ sẽ liên lạc thường xuyên qua email.

Kiến thức ngành

Một quản trị viên cần có kiến thức sâu rộng về ngành mà công ty đang hoạt động. Họ cũng nên hiểu các chính sách và quy định của ngành.

Kỹ năng tin học

Nhiều tổ chức sử dụng phần mềm máy tính và mạng để liên lạc và vận hành hàng ngày. Quản trị viên cần làm quen với phần mềm và chương trình mà doanh nghiệp sử dụng thường xuyên.

Đọc thêm: Tin Học Văn Phòng Là Gì? Vai Trò Của Tin Học Văn Phòng

Sự chú ý đến chi tiết

Trước tầm quan trọng của vai trò duy trì hoạt động nơi làm việc, các nhà quản trị cần chú trọng đến những chi tiết nhỏ. Điều này sẽ giúp họ xác định các quy trình và thủ tục mà họ có thể cải thiện, tăng hiệu quả tổng thể.

Tư duy phản biện

Quản trị viên thường giúp nhiều bộ phận làm việc trên các dự án và quy trình khác nhau. Họ sẽ có thể hình thành các kết luận hợp lý từ tất cả các thông tin có sẵn.

Làm việc theo nhóm

Phần lớn vai trò của quản trị viên là điều phối những người khác, vì vậy kỹ năng làm việc nhóm rất quan trọng. Quản trị viên thường làm việc với nhiều phòng ban và có thể cộng tác với các thành viên nhóm khác nhau, những người có phong cách làm việc độc đáo.

Quản lý thời gian

Các nhà quản trị thường quản lý lịch trình và thời hạn cho các dự án và quản lý thời gian của chính họ. Để đáp ứng tất cả các thời hạn và hoàn thành các yêu cầu lập lịch trình, quản trị viên phải có kỹ năng quản lý thời gian xuất sắc. Sử dụng phần mềm lập kế hoạch và quản lý dự án có thể hỗ trợ quản trị viên trong các nhiệm vụ quản lý thời gian.

Lộ trình học tập và phát triển của một quản trị viên

Dưới đây là các bước bạn có thể thực hiện để trở thành quản trị viên:

1. Chọn một ngành cụ thể

Vai trò của một quản trị viên là đặc thù của ngành. Bạn nên tìm một lĩnh vực mà bạn quan tâm để duy trì sự hứng thú trong công việc của bạn. Hãy tìm một công ty cung cấp các cơ hội phát triển nghề nghiệp có thể giúp bạn mở rộng con đường sự nghiệp của mình.

2. Hoàn thành chương trình giáo dục cơ bản

Tối thiểu, bạn nên kiếm được bằng tốt nghiệp cấp 3 hoặc tương đương. Có bằng tốt nghiệp cấp 3 sẽ giúp bạn đạt được các vị trí mới bắt đầu giúp bạn có được kinh nghiệm liên quan. Nhận bằng cử nhân có thể mở rộng các công việc có sẵn cho bạn. Đối với các vị trí cấp trung và cấp cao, bạn cần có thêm kinh nghiệm và bằng cử nhân đại học.

3. Cải thiện kỹ năng mềm của bạn

Các kỹ năng mềm như giao tiếp, làm việc nhóm và tư duy phản biện đều rất quan trọng đối với một nhà quản trị. Thực hành những kỹ năng này càng nhiều càng tốt để cải thiện chúng. Khi tạo sơ yếu lý lịch của bạn, hãy liệt kê các khả năng liên quan của bạn trong phần kỹ năng để cho nhà tuyển dụng thấy bạn có thể thực hiện thành công vai trò đó.

4. Tích lũy kinh nghiệm

Nếu bạn đang tìm kiếm một công việc hành chính trong một ngành cụ thể, hãy tích lũy kinh nghiệm bằng cách làm những công việc đơn giản dành cho người mới. Đối với một số vị trí, bạn sẽ cần một số kinh nghiệm trước khi ứng tuyển vào vai trò quản trị viên. Tập trung vào các ngành và môi trường làm việc phù hợp với bạn. Bạn có thể nhận công việc lễ tân, trợ lý hành chính hoặc đại diện dịch vụ khách hàng để tích lũy kinh nghiệm và nâng cao các kỹ năng mềm cần thiết cho sự nghiệp quản trị viên.

5. Thăng tiến trong sự nghiệp

Với sự kết hợp lành mạnh giữa học vấn và kinh nghiệm, bạn sẽ có thể tìm được một vị trí mà bạn quan tâm. Nó có thể thuộc lĩnh vực mà bạn quen thuộc hoặc không.

Kết luận

Vậy là Glints đã cùng bạn tìm hiểu quản trị viên là gì và những kỹ năng cần thiết để trở thành một quản trị viên. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích cho quá trình định hướng và phát triển sự nghiệp của riêng bạn. 

Nếu có hứng thú với các bài viết thuộc chủ đề tương tự, hãy cùng đón đọc thêm nhiều content hấp dẫn khác đến từ Glints nhé!

Tác Giả