Ngày đăng: 13/04/2023 | Không có phản hồi
Ngày cập nhật: 27/09/2023
Kỹ năng viết proposal rõ ràng và thuyết phục là rất quan trọng trong nhiều lĩnh vực. Cho dù mục tiêu của proposal là đảm bảo nguồn tài trợ quan trọng hay để được trở thành cộng tác viên trong một dự án lớn, thì proposal của bạn đều cần phải đủ thuyết phục để gây ấn tượng với những người đọc. Vậy cụ thể proposal là gì? Hãy cùng Glints tìm hiểu về cách viết proposal hiệu quả và chuyên nghiệp nhé!
Đầu tiên, proposal là gì? Proposal là một tài liệu chính thức phác thảo giải pháp cho một vấn đề hoặc một cơ hội hợp tác cụ thể. Đó là loại tài liệu nhằm thuyết phục người đọc hành động theo mong muốn của bên đưa ra đề xuất. Các proposal có thể được viết cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm tài trợ, thiết lập quan hệ đối tác, hợp đồng kinh doanh và quản lý dự án.
Khi viết một proposal, điều cần thiết là phải hiểu đối tượng mục tiêu và những gì họ muốn đạt được. Một proposal được viết tốt nên đưa ra giải pháp rõ ràng cho vấn đề hoặc cơ hội đưa ra và chứng minh nó sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho đối tượng mục tiêu và các bên liên quan.
Đọc thêm: Kỹ Năng Lập Kế Hoạch Là Gì? 3 Mẹo Nâng Tầm Khả Năng Tổ Chức Công Việc Bạn Cần Biết
Bạn có thể tự hỏi tại sao kỹ năng viết proposal lại vô cùng quan trọng. Proposal là một dạng tài liệu chuyên biệt mà bạn viết để phác thảo ý định của mình cho một kế hoạch, thỏa thuận hoặc dự án. Các hình thức proposal phổ biến bao gồm:
Cho dù bạn dự định viết loại proposal nào, các thành phần sau cần phải được đảm bảo để tạo nên một proposal chuyên nghiệp, cụ thể:
Đọc thêm: Media Plan Là Gì? Cấu Tạo Cơ Bản Của Một Media Plan Hiệu Quả
Tóm tắt dự án hay Executive Summary đóng vai trò là phần giới thiệu cho proposal của bạn. Tương tự như phần tóm tắt báo cáo hoặc phần giới thiệu tiểu luận, phần này nên tóm tắt những gì sắp xảy ra và thuyết phục các bên liên quan tiếp tục đọc proposal. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của dự án, bản Tóm tắt dự án của bạn có thể là một đoạn hoặc một vài đoạn.
Phần mở đầu của bạn nên bao gồm:
Bạn chỉ nên giải quyết ngắn gọn các mục này trong phần Executive Summary của mình vì bạn sẽ thảo luận chi tiết hơn về các chủ đề này trong phần tiếp theo của proposal.
Trong phần này, bạn sẽ đi vào nền tảng của dự án. Sử dụng các tài liệu tham khảo và số liệu thống kê để thuyết phục người đọc rằng vấn đề bạn đang giải quyết là quan trọng và đáng giá.
Một số câu hỏi bạn nên tự trả lời để đánh giá tốt vấn đề của mình bao gồm:
Bạn cũng có thể sử dụng phần này để giải thích vấn đề mà bạn hy vọng giải quyết có liên quan trực tiếp đến tổ chức, đối tác hay các bên liên quan như thế nào.
Đọc thêm: Cách Giải Quyết Vấn Đề Và Ra Quyết Định Chỉ Với 6 Bước 6 Kỹ Năng
Bạn vừa trình bày một vấn đề trong phần thông tin cơ bản của proposal, vì vậy bước hợp lý tiếp theo trong quá trình viết đề xuất là trình bày một giải pháp. Phần này là cơ hội để bạn phác thảo cách tiếp cận dự án của mình một cách chi tiết hơn.
Một số mục cần thiết trong phần này của proposal bao gồm:
Bạn có thể không cần phải có tất cả các mục nêu trên trong proposal của mình, nhưng bạn phải quyết định những gì cần đưa vào dựa trên phạm vi dự án. Phần này có thể sẽ là phần dài nhất và chi tiết nhất trong proposal, vì bạn sẽ thảo luận mọi thứ liên quan đến việc đạt được giải pháp cho vấn đề đã đưa ra.
Xác định kết quả dự án của bạn là một bước quan trọng trong việc viết proposal. Các bên liên quan muốn biết những gì bạn sẽ tạo ra hoặc gây ảnh hưởng khi kết thúc dự án, cho dù đó là sản phẩm, chương trình, bản nâng cấp công nghệ hay bất kỳ thứ gì khác.
Khi xác định sản phẩm bàn giao cũng như mục tiêu của dự án, bạn nên bao gồm:
Cho đến hiện tại, bạn đã vạch ra vấn đề, cách tiếp cận, giải pháp và kết quả có thể mang lại. Tiếp theo, trong phần còn lại của proposal, bạn có thể đi vào chi tiết về những nguồn lực bạn cần để hoàn thành sáng kiến của mình.
Trong phần này, bạn sẽ bao gồm:
Hy vọng rằng đến thời điểm này, proposal của bạn đã thuyết phục được các bên liên quan đồng ý với những đề xuất được đưa ra!
Cuối cùng, hãy kết thúc proposal của bạn bằng một kết luận thuyết phục và tự tin. Giống như phần tóm tắt, phần kết luận nên tóm tắt ngắn gọn vấn đề mà dự án của bạn giải quyết và giải pháp của bạn để giải quyết vấn đề đó. Bạn có thể nhấn mạnh tác động của dự án trong phần kết luận.
Tải mẫu Business Proposal miễn phí được thiết kế bởi HubSpot tại đây:
Thực hiện theo các bước được liệt kê ở trên sẽ đảm bảo proposal của bạn có tất cả các yếu tố cần thiết. Nhưng nếu muốn gây ấn tượng với đối tác, khách hàng hay các bên liên quan và giành được sự chấp thuận của họ, proposal của bạn phải thật tỏa sáng. Dưới đây là một vài tips hữu ích có thể giúp bạn do Glints tổng hợp:
Khi bạn viết proposal, hãy luôn ghi nhớ đối tượng của bạn. Hãy nhớ rằng mục tiêu của proposal là thu hút người đọc nó chứ không chỉ để trình bày chi tiết dự án của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang tạo một công cụ chỉnh sửa mới cho một nhà xuất bản dành cho trẻ em, bạn có thể xác định xem các bên liên quan của mình có phải là cha mẹ hay không và thu hút khía cạnh cảm xúc của họ khi thuyết phục họ mua sản phẩm của bạn.
Khả năng thuyết phục rất quan trọng trong proposal vì bạn đang hy vọng đối tác, khách hàng hay các bên liên quan chấp thuận theo các đề xuất được đưa ra. Nếu họ không bị hấp dẫn bởi dự án của bạn, họ sẽ không chấp nhận những đề xuất đó. Tiếp tục với ví dụ nêu trên, nếu bạn mô tả công cụ chỉnh sửa của mình nhưng không đề cập đến nhiều tính năng mà nó sẽ cung cấp, nó sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho khách hàng và tác động tích cực của nó trong ngành, đối tượng của bạn sẽ thắc mắc, “Tại sao tôi nên quan tâm đến dự án này?”
Một proposal thành công phải được nghiên cứu kỹ lưỡng. Hãy chuẩn bị để chứng minh tính khẩn cấp của vấn đề mà bạn đưa ra cùng các giải pháp với các nguồn, nghiên cứu điển hình, số liệu thống kê hoặc biểu đồ uy tín để bạn không khiến người đọc phải đặt câu hỏi về tính xác thực. Khi viết proposal, hãy đặt mình vào vị trí của người đọc và tự hỏi:
Vậy là Glints đã cùng bạn tìm hiểu proposal là gì cũng như cách viết proposal một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Kỹ năng viết proposal tốt là vô cùng cần thiết và sẽ khiến bạn trở nên nổi bật giữa vô vàn ứng viên khác. Nếu cảm thấy hứng thú với các nội dung tương tự, hãy ghé qua Blog của Glints để tìm hiểu thêm nhiều chủ đề hấp dẫn khác nhé!
Trả lời