BRD Là Gì? Giải Mã Và Phân Biệt Các Tài Liệu BRD, SRS, FRS Trong Kinh Doanh

Ngày đăng: 09/09/2022 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 12/09/2022

Bạn đang thắc mắc không biết BRD là gì? SRS là gì? Và FRD là gì? Nếu bạn đang loay hoay chưa biết tìm câu trả lời như thế nào thì hãy cùng Glints điểm nhanh qua bài viết sau đây để có được câu trả lời chính xác nhất cho những thắc mắc của mình nhé. 

BRD là gì?

BRD là gì? BRD là tên viết tắt của cụm từ Business Requirement Document, thuật ngữ này được dùng để chỉ một loại tài liệu mô tả những yêu cầu nghiệp vụ và yêu cầu các bên liên quan trong quá trình kinh doanh. Tài liệu này khá phổ biến và rất gần gũi với những bạn học kinh doanh và làm việc trong lĩnh vực kinh doanh. 

Có thể nói rằng, BRD là tài liệu đầu tiên và rất quan trọng trong quy trình phát triển của các tổ chức. Thông qua BRD bạn sẽ hiểu được chiến lược mà doanh nghiệp đang cố gắng để đạt được trong tương lai đối với một sản phẩm/dịch vụ nhất định. 

Ngoài ra, BRD còn bao gồm các mối quan tâm/nhu cầu của các bên liên quan đến quá trình sản xuất sản phẩm/dịch vụ cuối cùng của doanh nghiệp. 

Do đó, việc lập nên BRD được cho là một nghiệp vụ trong kinh doanh mà các nhà quản lý đã thực hiện quá trình phân tích khi gặp và trao đổi với khách hàng của doanh nghiệp. 

So với FRD thì tài liệu BRD chưa đi sâu về yêu cầu kỹ thuật mà chỉ mới dừng lại ở dạng tài liệu cơ bản và dễ đọc. Nhờ đó mà các bên liên quan như người quản lý dự án, khách hàng, nhà đầu tư có thể dễ dàng hiểu được những nội dung được lập trong BRD là gì.

Cấu trúc một bản tài liệu BRD

• Tổng quan về doanh nghiệp: Bao gồm các thông tin về sứ mệnh, tầm nhìn, sản phẩm, dịch vụ…
• Phạm vi dự án: Giúp xác định các mục tiêu kinh doanh rõ ràng cùng với các kết quả mà dự án sẽ đạt được.
• Mục tiêu kinh doanh: Các mục tiêu, kế hoạch kinh doanh của các dự án cần được lập thành văn bản rõ ràng để gắn kết các bên liên quan của dự án giúp cho dự án đạt được kết quả cao.
• Yêu cầu chức năng và phi chức năng: Các yêu cầu chức năng và phi chức năng mô tả các tính năng thiết yếu mà dự án “phải có” để đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan.
• Lộ trình dự án: Bao gồm các mốc quan trọng của dự án và các cuộc họp của các bên liên quan cùng với các mốc thời gian ước tính.
• Tham vấn các bên liên quan đến dự án: Cuộc họp tham vấn các bên liên quan bao gồm các nội dung cần được thảo luận với nhà cung cấp, cụ thể là giải pháp sau khi dự án khởi động thành công.
• Rủi ro dự án: Phần này sẽ đề cập đến những rủi ro trong chiến lược và chiến thuật mà người quản lý cấp cao sẽ chịu trách nhiệm trong quá trình thực hiện dự án.
• Yêu cầu về cơ sở hạ tầng: Đối với các dự án CNTT và chuyển đổi kỹ thuật số, các yêu cầu về cơ sở hạ tầng có thể được đưa vào phần kỹ thuật.
• Ngân sách: Bao gồm các thông tin về lịch trình thanh toán theo từng giai đoạn/theo mốc thời gian cùng với số tiền giải ngân.

Lợi ích của Business Requirement Document trong phân tích kinh doanh

Vậy việc tạo nên tài liệu BRD đem đến những lợi ích gì cho doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh. Dưới đây là một số lợi ích mà Business Requirement Document đem lại cho doanh nghiệp, cụ thể:

• Giúp doanh nghiệp nắm rõ các yêu cầu kinh doanh: Thông qua các yêu cầu cụ thể được ghi nhận giữa các bên thực hiện dự án sẽ phần nào giúp dự án giảm sự mơ hồ và không chắc chắn khi thực hiện. 
• Cải thiện được khả năng linh hoạt và độ tin cậy: Các rủi ro của dự án có thể được giảm thiểu đáng kể, nhờ đó mà dự án đạt được kết quả cao hơn trong quá trình thực hiện. 
• Tiết kiệm được chi phí: Vì các yêu cầu được trao cho nhà cung cấp/nhà cung cấp đưa ra giải pháp, nhờ đó mà doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí và giúp thương lượng giá cả dễ dàng hơn.
• Đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng: BRD thúc đẩy tính minh bạch dẫn đến cải thiện thông tin liên lạc giữa các cộng tác viên và các bên liên quan của dự án.
• Hạn chế tối đa lỗi khi thực hiện: Vì các yêu cầu của dự án được ghi lại từ trước, nhờ đó mà hiểu lầm sẽ được gỡ bỏ trong quá trình thực hiện dự án. 
• Giảm sự phụ thuộc: BRD giảm sự phụ thuộc vào các bên liên quan bên ngoài và bên trong khi thực hiện tham vấn cho dự án. 

Đọc thêm: AOP Là Gì? Vai Trò Của AOP Trong Kinh Doanh Và 7 Bước Xây Dựng Hiệu Quả

7 bước tạo tài liệu BRD

Để có được một bản tài liệu BRD đầy đủ bạn cần thực hiện theo 7 bước mà Glints chia sẻ ngay sau đây:

Xác định nhu cầu của doanh nghiệp

Xác định nhu cầu của doanh nghiệp là bước đầu tiên trong quá trình tạo tài liệu BRD. Bước này sẽ giúp doanh nghiệp phát triển định nghĩa rõ ràng về BRD và nắm rõ về những thách thức mà doanh nghiệp phải đối mặt. 

Tài liệu BRD phải giải thích rõ ràng và ngắn gọn vấn đề hoặc tình huống mà doanh nghiệp đang cố gắng khắc phục để đảm bảo rằng tất cả mọi người có liên quan đều hiểu và đồng ý.

Xác định các mục tiêu cần có

Sau khi đã xác định được nhu cầu của doanh nghiệp bước tiếp theo bạ cần làm là xác định rõ các mục tiêu cho tài liệu yêu cầu nghiệp vụ. Điều này có thể mang lại một số lợi ích, bao gồm:

• Cung cấp đầu vào cho giai đoạn sau của một dự án.
• Tạo nền tảng để xác định các giải pháp phù hợp với nhu cầu và yêu cầu của doanh nghiệp và khách hàng đưa ra. 
• Đạt được sự đồng thuận giữa những người liên quan.
• Mô tả những gì cần làm và làm thế nào để đạt được các mục tiêu đã xác định.

Điều quan trọng nữa là phải thiết lập phạm vi các yêu cầu cho tất cả các giai đoạn của dự án. Phạm vi bao gồm những gì được yêu cầu và mong đợi ở mỗi giai đoạn của dự án.

Đảm bảo các thông tin đầy đủ, chính xác

Để đảm bảo rằng tất cả các chi tiết cần thiết được đưa vào tài liệu BRD, bạn nên tham khảo thêm ý kiến ​​đóng góp từ tất cả các bên liên quan.

Sau đó, nhóm các ý kiến đó lại với nhau và nhìn nhận dự án từ các khía cạnh khác nhau, điều này có thể giúp thúc đẩy những ý tưởng mới và đưa ra được các giải pháp hiệu quả cho dự án mà doanh nghiệp đang thực hiện.

Xác định các bước trong dự án

Mỗi dự án đều có từng giai đoạn thực hiện khác nhau, mỗi giai đoạn phải nêu rõ các yêu cầu hoặc đầu vào và kết quả hoặc đầu ra mong đợi.

Ví dụ, bao nhiêu công việc được yêu cầu và làm thế nào để hoàn thành những công việc đó? BRD cần thể hiện các chức năng rõ ràng và đưa ra những kết quả cụ thể để có thể hoàn thành dự án. 

Đưa ra tiêu chuẩn nhất định

Mỗi giai đoạn sẽ có công việc cụ thể để thực hiện, do đó điều quan trọng là phải thiết lập các tiêu chuẩn để đạt được những công việc đó.

Các tiêu chuẩn sẽ giúp chi phối chất lượng và số lượng công việc góp phần hoàn thành các yêu cầu kinh doanh và đảm bảo rằng dự án tiến triển đúng tiến độ.

Xây dựng lịch trình và quy trình đo lường

Trước khi tạo BRD, các cột mốc quan trọng phải được thiết lập với một lịch trình làm việc rõ ràng, chi tiết, quá trình thực hiện đòi hỏi phải đúng lộ trình và hoàn thành từng cột mốc quan trọng. Điều này đảm bảo rằng dự án luôn đi đúng hướng với các sản phẩm được thực hiện đúng hạn.

Do đó, việc xây dựng lịch trình và quy trình đo lường như thế nào cho hiệu quả là điều quan trọng mà bạn cần đưa vào tài liệu BRD. 

Sử dụng template phù hợp

Khi tất cả các thông tin cần thiết đã được thu thập, hãy sử dụng một mẫu thích hợp để trình bày các yêu cầu. Nên sử dụng mẫu trình bày đơn giản, dễ nhìn nhưng phải đảm bảo rằng thông tin được trình bày rõ ràng, đầy đủ và dễ hiểu.

Phân biệt BRD, SRS, FRS

Tài liệu SRS là gì?

SRS là gì? SRS được hiểu là một trong những tài liệu quan trọng đối với nhóm phát triển dự án. Tài liệu này mô tả đầy đủ các chức năng cần có của một hệ thống sẽ được phát triển, các yêu cầu cần được đáp ứng từ bộ phận kinh doanh. Ngoài ra, SRS cũng mô tả chi tiết các thao tác mà người dùng sẽ thực hiện khi sử dụng hệ thống.

SRS document chứa tất cả các yêu cầu chức năng và phi chức năng cùng với các trường hợp sử dụng mà phần mềm phải đáp ứng. Nó bao gồm các yêu cầu nghiệp vụ hoàn chỉnh, thuộc tính hệ thống, các ràng buộc và hành vi, ví dụ như độ tin cậy của hệ thống, thời gian phản hồi, yêu cầu lưu trữ, v.v.

Do đó, nó cũng được sử dụng để ước tính chi phí và thời gian cần thiết cho việc phát triển phần mềm đó.

Tóm lại, tài liệu yêu cầu đặc tả phần mềm xây dựng chi tiết các yêu cầu nghiệp vụ được đề cập trong BRD để phù hợp với các yêu cầu chức năng và phi chức năng cùng với các giao điểm của người dùng với hệ thống tức là các trường hợp sử dụng.

Do đó, bạn có thể không tìm thấy tài liệu này trong các dự án nhỏ vì đối với họ, tài liệu BRD và FSD là đủ để phát triển một hệ thống.

Tài liệu này được lập bởi các nhà phân tích hệ thống hoặc nhà phân tích kinh doanh và được giới thiệu với các nhóm quản lý, phát triển và thực hiện dự án.

Tài liệu FRD là gì? 

Tài liệu Yêu cầu kinh doanh được xây dựng với các yêu cầu kinh doanh cấp cao và các nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan từ hệ thống. Tài liệu này được sử dụng để giới thiệu cho người dùng doanh nghiệp nhưng nó không có đủ thông tin để sử dụng cho nhóm phát triển. 

Do đó, cần có một tài liệu đặc tả chức năng với các yêu cầu chi tiết về mặt kỹ thuật để nhóm kỹ thuật tham khảo và phát triển thêm hệ thống cho hệ thống. 

Một tài liệu đặc tả chức năng mô tả cụ thể cách mà hệ thống sẽ hoạt động. Nói cách khác, FSD là một phản ứng kỹ thuật đối với các nhu cầu đặt ra từ tài liệu yêu cầu và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. 

Trong một phần mềm hoặc dự án kỹ thuật, FSD chính là sự khởi đầu của một cuộc trò chuyện với nhiều thuật ngữ kỹ thuật nêu rõ những gì mà doanh nghiệp sẽ thực hiện. FSD được xem như một tài liệu hướng dẫn hoặc tài liệu tham khảo mà nhóm phát triển sẽ sử dụng để xây dựng hệ thống. 

So sánh BRD, SRS, và FRS

Nội dung	BRD	SRS	FRD
Nó bao gồm những gì?	BRD bao gồm yêu cầu kinh doanh cấp cao của một hệ thống	Tài liệu SRS bao gồm các yêu cầu chức năng và phi chức năng và các trường hợp sử dụng hệ thống	Tài liệu FRD bao gồm các yêu cầu chi tiết về thuật ngữ kỹ thuật và sơ đồ kỹ thuật như UML, luồng dữ liệu, v.v.
Câu trả lời là gì?	BRD trả lời phần TẠI SAO tức là Tại sao các yêu cầu đang được chuẩn bị?	SRS trả lời câu hỏi CÁI GÌ tức là Những yêu cầu nào cần được đáp ứng.	FRS tập trung vào phần CÁCH THỨC tức là Các yêu cầu sẽ được thực hiện như thế nào.
Nên tạo khi nào?	Tài liệu BRD được tạo trong giai đoạn phân tích của dự án.	Tài liệu SRS được chuẩn bị trong giai đoạn lập kế hoạch của dự án.	Tài liệu FRD cũng được tạo trong giai đoạn lập kế hoạch của dự án.
Ai sẽ chịu trách nhiệm tạo ra?	BRD sẽ được tạo ra bởi các nhà phân tích kinh doanh.	Nhà phân tích kinh doanh và Nhà phân tích hệ thống làm việc cùng nhau để chuẩn bị một tài liệu SRS.	Vì tài liệu yêu cầu chức năng là chi tiết và kỹ thuật, nó được tạo bởi nhà phân tích kinh doanh, nhà phân tích hệ thống và nhóm triển.
Ai sẽ sử dụng?	Tài liệu BRD được phát triển cho người dùng doanh nghiệp, các bên liên quan, v.v.	Tài liệu SRS được chuẩn bị cho các chuyên gia và các trưởng nhóm kỹ thuật.	Tài liệu FRD sẽ được sử dụng bởi nhóm phát triển và nhóm kiểm thử.

Lời kết

Trên đây là câu trả lời của Glints về BRD là gì? SRS là gì? Và FRD là gì? Thông qua bài viết trên chúng mình cũng đã chia sẻ đến bạn đọc về tầm quan trọng của các tài liệu này trong quá trình thực hiện dự án. Hy vọng những thông tin hữu ích trên sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình tìm hiểu. 

Theo dõi Glints để xem thêm nhiều thông tin hữu ích khác nhé!