Hiểu Rõ Bản Chất Ma Trận Eisenhower Để Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả

Ngày đăng: 09/03/2024 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 26/03/2024

Ma trận Eisenhower là gì? Quản lý thời gian sao cho hiệu quả? Ma trận quản lý thời gian (theo phương pháp Eisenhower) gợi ý chia bao nhiêu nhóm việc? Trong bài viết này, Glints sẽ chia sẻ đến bạn cách quản lý thời gian hiệu quả theo ma trận Eisenhower, cùng đón xem nhé. 

1. Ma trận Eisenhower là gì?

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower (Eisenhower Matrix), hay còn được gọi là ma trận ưu tiên của Eisenhower, là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả bằng cách sắp xếp khả năng ưu tiên các công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và độ quan trọng. Phương pháp này được Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower phát triển và áp dụng trong công việc hàng ngày của mình.

Ma trận Eisenhower chia các công việc thành mấy nhóm? Theo ma trận này, danh sách công việc được chia thành 4 ô, mỗi ô đại diện cho một phân loại khác nhau của các nhiệm vụ:

• Nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp: Đây là những công việc có độ quan trọng cao và cần phải được ưu tiên làm ngay.
• Nhiệm vụ quan trọng nhưng không gấp: Các công việc trong ô này cũng quan trọng nhưng có thể lên lịch để thực hiện sau.
• Nhiệm vụ không quan trọng nhưng khẩn cấp: Đây là những công việc mà bạn có thể giao cho người khác để thực hiện.
• Nhiệm vụ không quan trọng và không khẩn cấp: Các công việc trong ô này thường là những việc không quan trọng hoặc không cần thiết, có thể loại bỏ hoặc trì hoãn.

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower giúp người sử dụng xác định và ưu tiên công việc một cách hiệu quả, từ đó tăng cường năng suất và quản lý thời gian một cách thông minh.

Đọc thêm: Bộ Sưu Tập Những Câu Nói Hay Về Thời Gian Và Tuổi Trẻ

2. Chi tiết về ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Bản chất của ma trận Eisenhower là tập trung vào sự ưu tiên và quản lý các nhiệm vụ dựa trên cấp độ quan trọng và khẩn cấp của chúng. Đây là căn cứ quan trọng để tách biệt các nhiệm vụ thành các nhóm khác nhau, qua đó biết cách sử dụng thời gian và công sức sao cho hợp lý. 

2.1. Mức độ quan trọng

Khía cạnh này đo lường mức độ ảnh hưởng của một nhiệm vụ đến mục tiêu tiêu dài hạn và giá trị cá nhân, chẳng hạn như sự phát triển cá nhân trong sự nghiệp/mối quan hệ, hay các mục tiêu trong cuộc sống.

Dù vậy, các nhiệm vụ trên không mang lại kết quả trong một thời gian ngắn mà yêu cầu sự đầu tư lâu dài, do vậy, nên chúng dễ bị gạt sang một bên. 

2.2. Mức độ khẩn cấp

Khía cạnh này đánh giá mức độ cấp thiết và thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ. Một nhiệm vụ khẩn cấp yêu cần thực hiện ngay lập tức, và có thể để lại hậu quả nếu không hoàn thành đúng lúc. 

2.3. Phân loại nhiệm vụ

Các mức độ ưu tiên khi sắp xếp công việc theo ma trận Eisenhower là? Dựa trên các khía cạnh quan trọng và mức độ khẩn cấp, ma trận quản lý thời gian Eisenhower phân loại nhiệm vụ thành 4 loại, bao gồm: 

• Quan trọng và khẩn cấp
• Quan trọng và không khẩn cấp
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng
• Không quan trọng và không khẩn cấp

Từ đây bạn sẽ có cơ sở để dành thời gian và công sức phù hợp để hoàn thành các nhiệm và hiện thực các mục tiêu của bản thân. 

3. Lợi ích khi sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Tại sao nên dùng ma trận quản lý thời gian Eisenhower? Dưới đây là những lý do mà bạn nên ứng dụng ma trận này vào thực tiễn ngay.

• Tận dụng tối đa thời gian để hoàn thành công việc, nhờ đó, hiệu quả công việc cũng được nâng cao. 
• Hạn chế tình trạng trì hoãn và bỏ quên các nhiệm vụ quan trọng, do các nhiệm vụ được sắp xếp theo mức độ ưu tiên rõ ràng.
• Tránh lãng phí thời gian một cách vô bổ.
• Giảm tình trạng quá tải công việc, đảm bảo các công việc được thực hiện trong khoảng thời gian vừa đủ. 
• Tăng động lực để hoàn thành công việc, do mỗi nhiệm vụ đều được gắn với một mục tiêu cụ thể và cần hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định.
• Tạo sự thuận lợi cho việc theo dõi và đánh giá tiến độ, hiệu quả công việc. 

Đọc thêm: Mẫu Kế Hoạch Quản Lý Thời Gian: 8 Bước Lên Kế Hoạch Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả

4. Ứng dụng của ma trận Eisenhower sao cho hiệu quả

Làm thế nào để sử dụng ma trận Eisenhower một cách hiệu quả? Dưới đây là một vài gợi ý dành cho bạn. 

4.1. Liệt kê các công việc cần làm

Trước hết, bạn hãy liệt kê tất cả các nhiệm vụ cần hoàn thành, sau đó, tiến hành phân loại dựa trên hai khía cạnh mức độ quan trọng và tính khẩn cấp.

Tiếp đến hãy bỏ các nhiệm vụ vào từng ô bao gồm:

• Quan trọng và khẩn cấp: Bạn cần thực hiện các công việc này ngay.
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Các công việc này cần được thực hiện ngay khi có thời gian.
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Những công việc này bạn có thể ủy quyền cho một người khác làm hộ mình hoặc trì hoãn chúng.
• Không quan trọng và không khẩn cấp: Các công việc này bạn có thể loại bỏ chúng khỏi danh sách.

4.2. Phân cấp tính ưu tiên của từng công việc theo màu sắc

Để bảng phân loại của bạn trông dễ nhìn và tạo động lực hơn, người ta thường sử dụng màu sắc để phân cấp thứ tự ưu tiên của các nhiệm vụ.

• Quan trọng và khẩn cấp: Màu đỏ
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Màu xanh dương
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Màu xanh lá cây
• Không quan trọng và không khẩn cấp: Màu vàng

4.3. Loại bỏ những việc không quan trọng trước khi bắt tay vào làm việc

Một sai lầm mà rất nhiều gặp phải là làm những việc không quan trọng, không mang lại giá trị cho mình. Bởi họ cho rằng, họ cảm thấy bứt rứt nêu không làm chúng, hoặc dành một chút thời gian để làm cũng không sao. Tuy nhiên, thực tế họ bị lố giờ và không còn nhiều thời gian để làm những việc quan trọng khác.

Việc loại bỏ các công việc không quan trọng và không khẩn cấp không thể hiện bạn là một người lười biếng, mà bạn đang tận dụng thời gian vào những mục tiêu và công việc quan trọng, có giá trị hơn. 

4.4. Đánh giá mức độ hoàn thành công việc

Đánh giá kết quả công việc đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý thời gian. Qua việc đánh giá này, chúng ta có thể xác định những công việc đã được thực hiện hiệu quả, những điều cần điều chỉnh và những công việc cần được ưu tiên trong thời gian tiếp theo.

Đối với các công việc có tính chất dài hạn, việc đánh giá kết quả thường được thực hiện sau một khoảng thời gian nhất định, như là một tuần, một tháng hoặc một quý. Điều này giúp đảm bảo rằng công việc đang tiến triển theo hướng đúng và đáp ứng được mục tiêu đã đề ra.

Trong trường hợp các công việc chưa đạt được kết quả như mong đợi hoặc chưa hoàn thành, việc quản lý thời gian cần phải sắp xếp lại thời gian và nguồn lực để tiếp tục triển khai trong tương lai. Việc thực hiện đánh giá kết quả công việc một cách thường xuyên sẽ giúp tăng cường hiệu suất và quản lý thời gian một cách hiệu quả hơn.

5. Một vài lưu ý khi sử dụng ma trận Eisenhower

Một vài lưu ý khi sử dụng ma trận Eisenhower mà bạn cần chú ý để đạt hiệu quả: 

• Xác định rõ ràng mục tiêu của các nhiệm vụ
• Phân biệt công việc quan trọng và khẩn cấp
• Thiết lập thời gian thực hiện phù hợp
• Theo dõi và đánh giá thường xuyên

Đọc thêm: 12 Cách Phát Triển Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả Bạn Nên Thử Ngay!

Tạm kết

Trên đây là một vài chia sẻ về ma trận Eisenhower mà Glints muốn gửi đến bạn. Hy vọng rằng bài viết đã cung cấp đến bạn nhiều thông tin hữu ích, và giúp bạn biết cách quản lý thời gian hiệu quả.

Nếu bạn có thêm bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại để lại bình luận để Glints hỗ trợ giải đáp chi tiết nhé.