Handover Là Gì? Tổng Quan Về Handover Bạn Cần Biết

Ngày đăng: 20/11/2023 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 12/12/2023

Có thể nói handover là thuật ngữ nhiều trong môi trường công sở hiện nay, cụm từ này được sử dụng khi có sự thay đổi về vị trí việc làm, nhân sự. Để hiểu rõ hơn handover là gì? Handover minutes là gì? Glints đã tổng hợp chi tiết những thông tin liên quan trong bài viết sau đây, cùng tìm hiểu để rõ hơn về vấn đề này nhé. 

1. Handover là gì?

Handover là gì? Handover được hiểu là quá trình chuyển giao công việc hay bàn giao công việc, dự án, trách nhiệm từ nhân viên hoặc một nhóm người sang những người khác. Handover xảy ra khi nhân viên nghỉ việc hoặc có sự thay đổi nhân sự trong một tổ chức cụ thể như vị trí việc làm, phân chia trách nhiệm. 

2. Handover minutes là gì?

Handover minutes là gì? Handover minutes trong tiếng Việt có nghĩa là biên bản bàn giao công việc nó bao gồm một tài liệu, bản ghi chép đầy đủ và chi tiết về quá trình chuyển giao công việc từ người chuyển sang người nhận bàn giao. Mục đích của biên bản này là đảm bảo tính minh bạch, trách nhiệm và sự hiểu biết về cách bên. 

Thường biên bản bàn giao công việc sẽ bao gồm các thông tin như:

• Thông tin về người chuyển giao và người nhận chuyển giao bao gồm: tên, vị trí, bộ phận và thông tin liên hệ của cả hai bên.
• Mô tả nhiệm vụ hoặc trách nhiệm: chi tiết về công việc hoặc trách nhiệm cụ thể được chuyển giao.
• Thời gian và địa điểm thực hiện bàn giao.
• Các tài liệu và tài sản liên quan bao gồm: công cụ, dụng cụ, tài khoản, tài liệu đã được cấp và tình trạng thực hiện công việc (hồ sơ, sổ sách, số liệu, tình trạng hoàn thành v.v).
• Cam kết và chữ ký: Cả hai bên cam kết bằng cách ký tên và xác nhận rằng họ đã đọc, hiểu và đồng ý với nội dung của biên bản bàn giao công việc.

Trong các nội dung của biên bản bàn giao, tài liệu bàn giao đóng một vai trò quan trọng để hỗ trợ quá trình chuyển giao diễn ra một cách thuận lợi. Thông thường, tài liệu này chứa đựng các thông tin liên quan như: phạm vi công việc, nhiệm vụ cụ thể, tiến trình làm việc, thời hạn, ngân sách, sản phẩm chuyển giao, những thách thức có thể xảy ra và các dữ liệu quan trọng khác. Mục đích cơ bản của handover minutes là đảm bảo sự liên tục trong quá trình làm việc, không phụ thuộc vào bất kỳ biến động nào. Đồng thời, nó hỗ trợ người nhận bàn giao bằng cách giúp họ hiểu rõ tình hình hiện tại và chuẩn bị đầy đủ để đảm nhận trách nhiệm mới.

Đọc thêm: Quy Trình Bàn Giao Công Việc Hiệu Quả, Tránh Phiền Phức Sau Khi Nghỉ Việc

3. 5 loại tài liệu bàn giao phổ biến

Dựa vào từng ngành nghề, tính chất công việc bàn giao và nhu cầu các bên liên quan sẽ có từng loại hồ sơ bàn giao phù hợp, cụ thể:

3.1. Project handover

Project handover còn được gọi là tài liệu bàn giao dự án, tài liệu này sẽ được một nhóm hoàn thành sau đó giao lại cho các nhóm tiếp theo để thực hiện. 

Ví dụ: Nhóm thiết kế sẽ giao lại cho nhóm thực hiện để phát triển và hoàn thành dự án. 

3. 2. Knowledge handover

Knowledge handover chính là tài liệu bàn giao kiến thức, quy trình. Loại này được sử dụng phổ biến ở nhiều ngành và được sử dụng để đào tạo nhân viên mới về công việc hoặc dự án. 

Thường tài liệu knowledge handover sẽ trình bày tất cả những thông tin, hiểu biết cần thiết theo cách dễ hiểu nhất, dễ thực hiện nhất để người nhận bàn giao dễ dàng xử lý công việc ở bước tiếp theo.

3.3. Offboarding handover là gì?

Offboarding handover là tài liệu bàn giao nghỉ việc (offboarding), một yếu tố quan trọng trong quá trình chấm dứt hợp đồng lao động. Tất cả nhân viên chấm dứt mối quan hệ lao động với công ty đều phải tiến hành quá trình bàn giao này. Tài liệu nghỉ việc này sẽ chứa đựng đầy đủ thông tin về công việc cũ, cũng như các vấn đề còn tồn đọng, giúp người mới tiếp quản nhiệm vụ một cách hiệu quả và thuận lợi.

3.4. Department handover

Department handover là tài liệu bàn giao phòng ban, thường được áp dụng khi có sự thay đổi trong vai trò và trách nhiệm trong các phòng ban trong một đơn vị, hoặc khi có sự giải thể của một bộ phận nào đó. Mục tiêu của quá trình bàn giao phòng ban này là đảm bảo rằng bộ phận mới sẽ được trang bị đầy đủ thông tin, công cụ và nguồn lực cần thiết để tiếp quản và thực hiện các nhiệm vụ trước đó của bộ phận cũ một cách hiệu quả nhất.

3.5. Design handover

Design handover là một tài liệu quan trọng được sử dụng trong việc chuyển giao thông tin về thiết kế, thường được sử dụng trong các dự án liên quan đến thiết kế sản phẩm. Do đó, nó thường chứa đựng các yếu tố như kiểu chữ, mô hình thiết kế, bảng màu sắc, thông số kỹ thuật và các tài sản thương hiệu như: guideline, logo v.v.

4. Các yếu tố cần của một tài liệu bàn giao là gì?

Một handover hiệu quả cần phải có đầy đủ 6 yếu tố sau đây:

4.1 Hiểu rõ phạm vi nhiệm vụ và trách nhiệm

Người thực hiện quá trình bàn giao cần phải có danh sách chi tiết các hoạt động, công việc hàng ngày, trách nhiệm thực hiện. Tùy vào từ ngành nghề mà yếu tố này sẽ có sự khác nhau, tuy nhiên nhìn chung sẽ là:

• Danh sách các công việc cụ thể.
• Các kỹ năng cần có để hoàn thành tốt công việc.
• Chỉ tiêu KPI và cách để đánh giá công việc.
• Những trường hợp hay gặp phải và cách xử lý hiệu quả trong quá trình làm việc.

4.2 Báo cáo tiến độ công việc

Các thông tin cần báo cáo bao gồm:

• Chi tiết danh sách các công việc chưa được hoàn thành.
• Tiến độ và tình trạng của từng nhiệm vụ.
• Các hoạt động cần thực hiện để hoàn thành công việc.
• Các thành viên và bên liên quan tham gia vào thực hiện nhiệm vụ.

4.3 Những mốc thời gian quan trọng

Người nhận bàn giao phải nắm rõ các thông tin liên quan đến thời gian và những công việc mà mình phải thực hiện. Do đó tài liệu handover cần có mốc thời gian cụ thể bao gồm: ngày bắt đầu, kết thúc, thời điểm cần báo cáo công việc, v.v.

4.4. Quy trình làm việc

Một phần không thể thiếu trong tài liệu bàn giao là: quy trình thực hiện công việc, video hướng dẫn, tài liệu đào tạo và các nguồn tài nguyên tương tự. Đây đều là những thông tin quan trọng giúp người nhận bàn giao hiểu rõ công việc của người tiền nhiệm bao gồm từ việc làm gì đến cách thực hiện nó như thế nào cho hiệu quả.

4.5 Các bên liên quan trong dự án

Quá trình bàn giao có sự tham gia chủ yếu từ hai bên bao gồm: người bàn giao và người nhận bàn giao. Do đó, mọi tài liệu đều cần chỉ định rõ ràng hai bên này để giải trình và theo dõi trách nhiệm trong tổ chức. Đồng thời, cũng nên bao gồm các bên thứ ba liên quan đến công việc hoặc dự án để đảm bảo tính toàn vẹn và hiệu quả trong quá trình chuyển giao thông tin.

4.6 Quyền truy cập và thông tin xác thực

Tất cả tài liệu bàn giao phải bao gồm: thông tin xác thực, thông tin đăng nhập vào tài khoản để truy cập và sử dụng, ví dụ:

• Danh sách đăng nhập, mật khẩu của ác tài khoản mạng xã hội, email, CRM, v.v.
• Quyền sở hữu và truy cập vào codebase.
• Chi tiết đăng nhập vào CPanel/Backend.

Lời kết

Trên đây là toàn bộ những thông tin liên quan đến handover là gì. Mong rằng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về bàn giao cũng như các thông tin cần thiết trong quá trình thực hiện. Đừng quên truy cập vào website Glints để cập nhật những thông tin các công việc mới nhất nhé.