Cách Tạo Bảng Chấm Công Hiệu Quả Theo Tuần Cho Doanh Nghiệp

Ngày đăng: 01/09/2022 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 01/09/2022

Bảng chấm công là một công cụ hữu ích đối với các nhà quản lý doanh nghiệp và là một cơ sở để các công ty, tổ chức hoặc cơ quan theo dõi giờ giấc và hiệu suất công việc của nhân viên để tính bảng lương thông qua thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng chế độ BHXH.

Vậy bảng chấm công theo tuần là gì? Cùng tìm hiểu khái niệm và đặc điểm của bảng chấm công theo tuần thông qua những nội dung dưới đây.

Bảng chấm công là gì? 

Bảng chấm công được hiểu là một chứng từ kế toán hay một hình thức khai báo về sự hiện diện, có mặt của bản thân tại nơi làm việc, ngay thời điểm đến cơ quan và lúc tan ca.

Bảng chấm công giúp chủ doanh nghiệp, bộ phận hành chính nhân sự hoặc kế toán nắm rõ hơn về thời gian làm việc, tính được số ngày làm, số ngày nghỉ của nhân viên dựa vào kết quả chấm công hàng ngày.

Tùy vào đặc điểm và văn hóa làm việc của mỗi doanh nghiệp mà có thể cho ra bảng chấm công phù hợp với đơn vị của mình. Tuy nhiên, phải tuân thủ các nội dung và quy định trong Luật Kế Toán và văn bản hướng dẫn luật kế toán.

Các phương pháp chấm công hiệu quả

Ở mỗi đơn vị làm việc, mỗi phòng ban đều phải lập bảng chấm công và chuyên viên phòng Nhân sự sẽ là người tổng hợp vào cuối tháng. Nhân viên ở các phòng ban đều phải có trách nhiệm minh bạch và hỗ trợ ghi chép chấm công.

Sau đây là những cách ghi nhận chấm công phổ biến nhất:

Chấm công theo tuần

Bảng chấm công theo tuần được sử dụng bởi các nhà quản lý coi trọng việc báo cáo theo tuần, việc chấm công sẽ được báo cáo theo từng tuần một. Mỗi tháng sẽ có khoảng 4 bảng chấm công tuần, dựa vào đó để tính lương nhân viên. Cách chấm công này không phổ biến rộng rãi, chỉ phù hợp với các doanh nghiệp cần báo cáo tiến độ thường xuyên hoặc có chế độ trả lương theo tuần.

Cách chấm công này có tác dụng lưu trữ và sản xuất nhằm dễ dàng tìm kiếm thông tin đã được lưu trữ, phòng khi có trường hợp gì xảy ra và cần truy quét dữ liệu của nhân viên.

Ngoài ra, bảng chấm công theo tuần còn mang tính chất minh bạch thông tin, bởi nó được thực hiện trên thỏa thuận giữa doanh nghiệp và người lao động và là căn cứ để xác minh, đối chiếu khi cần thiết.  

Chấm công theo giờ

Người làm bảng chấm công phải làm bảng tổng hợp theo giờ làm việc trong một ngày của các nhân viên và người phụ trách có trách nhiệm kiểm tra, đánh dấu vào các giờ làm công có mặt của những nhân viên đó, kèm theo các đánh giá hoặc ghi chú nếu có.

Để không bị nhầm lẫn sang chấm công theo ngày, các quy định về chấm công theo giờ cần tuân theo các ký hiệu riêng biệt. 

Chấm công theo giờ thường phù hợp với những công việc làm thêm, việc bán thời gian hay các công việc thời vụ mà trả lương theo giờ. Tiền lương của người lao động được thỏa thuận tính theo giờ nhân với số giờ làm việc thực tế. 

Đọc thêm: Cách Tính Lương Theo Giờ Khác Với Một Tháng Thế Nào?

Chấm công theo ngày

Hiện nay chấm công theo ngày là cách chấm công phổ biến nhất ở các doanh nghiệp. Mỗi công ty sẽ có quy định áp dụng cho toàn bộ nhân viên và mọi vị trí bằng ký hiệu riêng, với các hình thức khác nhau như chấm công bằng vân tay, chấm công bằng thẻ hoặc chấm công truyền thống.

Đối với những trường hợp phát sinh như nhân viên phải ra ngoài gặp khách hàng, đi huấn luyện nghiệp vụ, v.v. mà không có mặt tại nơi làm việc để chấm công đúng giờ, các doanh nghiệp cần có cơ chế dùng các ký hiệu chấm công khác để đảm bảo ngày công cho những nhân viên này.

Các ký hiệu chấm công này cũng sẽ khác nhau tùy theo quy định của từng doanh nghiệp, chẳng hạn như đi họp là H, đi đặt hàng là B, đi huấn luyện là T, v.v. Biểu mẫu chấm công sẽ vẫn tính công cho nhân viên này dù vắng mặt ở nơi làm việc.

Đối với trường hợp một nhân viên làm hai công việc trong cùng một thời gian sẽ được ghi ký hiệu của công việc làm trước tiên (ví dụ như 8 giờ sáng đi họp, sau đó 10 giờ đi đặt hàng thì chấm công ghi H). Cách chấm công này hiện nay không còn phổ biến như trước vì hình thức thủ công và cần phải đầu tư nhân lực. 

Chấm công nghỉ bù

Chấm công nghỉ bù được sử dụng dành riêng cho các công việc cần làm thêm giờ. Những người làm thêm giờ hoặc tăng ca sẽ được tính là làm thêm ngoài giờ nhưng không hưởng lương mà họ sẽ được hưởng thời gian nghỉ bù. Vì thế khi người lao động nghỉ thì phần lương đó được ghi nhận là “NB” và vẫn được tính lương như bình thường. 

Thực tế ngày nay, vẫn có nhiều nhân viên trong các công ty chăm chỉ làm thêm mà không có bất kỳ ràng buộc nào về việc chấm công. Họ có thể đang cố gắng để hoàn thành trách nhiệm đúng như trong hợp đồng hoặc để nhận được một mức thưởng được của nhà quản lý đề ra.

Việc chấm công nghỉ bù đã trở nên tự nhiên hơn, không mang tính thủ tục như trước đây.

Đọc thêm: Hướng Dẫn Tạo Mẫu Bảng Chấm Công Theo Tháng

Cách làm bảng chấm công theo tuần

Dưới đây là chi tiết cách làm bảng chấm công theo tuần có thể áp dụng đối với mọi nhân viên:

Bảng chấm công theo tuần cần các thông tin gì?

Bảng chấm công theo tuần gồm các thông tin: 

• Tên công ty
• Tên của bộ phận thực hiện chấm công
• Thông tin về tuần, tháng, năm chấm công

Bảng thông tin gồm:

• Mã nhân viên
• Họ tên nhân viên
• Các ngày trong tuần chấm công (thứ hai – chủ nhật, ghi rõ ngày tháng cụ thể)
• Tính tổng (số giờ làm việc tại công ty, số giờ làm việc ngoài, số ngày nghỉ được hưởng lương hoặc ngày nghỉ không lương hay nghỉ phép)

Đối với chữ ký phải gồm chữ ký xác nhận của người thực hiện chấm công ở đây là nhân viên, trưởng bộ phận hoặc phòng ban và chữ ký của người duyệt bảng chấm công.

Cuối cùng là phần ghi chú các ký hiệu được sử dụng trong bảng chấm công đó.

Các bước tạo bảng chấm công theo tuần

Hiện nay đã có nhiều phương thức để chấm công hiện đại như việc chấm công bằng thẻ, chấm công bằng vân tay, hoặc chấm công trực tuyến. Những cách này đã góp phần hỗ trợ các  doanh nghiệp quản lý nhân viên của mình dễ dàng hơn.

Sử dụng file Excel trong quản lý chấm công bằng phương thức mới đã đem lại cho nhiều doanh nghiệp hiệu quả đáng kể. Dưới đây là các bước thực hiện bảng chấm công theo tuần:

Bố cục các sheet

Mô hình này gồm 13 bảng sheet nhưng khi bắt đầu làm ta chỉ cần 2 bảng sheet đó là:

• Danh sách nhân viên (viết tắt là DSNV)
• Tháng đầu tiên (chỉ cần làm hoàn chỉnh và đầy đủ tháng này thì những tháng sau chỉ cần copy sheet tháng đầu này rồi đổi tên)

Tạo danh sách các nhân viên

Bước tiếp theo là những nội dung trong sheet gồm tên nhân viên và mã nhân viên. Mã nhân viên là một phần quan trọng bởi trong một công ty vẫn có thể có trường hợp một số nhân viên trùng họ tên. 

Ngoài ra, trong sheet còn có các thông tin liên quan tới nhân viên như là ngày, tháng, năm sinh, quê quán, số CMND/Căn cước, ngày vào làm, v.v.

Tạo sheet tháng 1 và các tháng tiếp theo

Trước tiên, điều bạn cần làm là tạo khung cho bảng chấm công và thêm vào các nội dung:

• Tiêu đề và bảng chấm công
• Ngày tháng năm
• Tên bộ phận chấm công
• Định mức các ngày công trong tháng

Bên cạnh đó còn phải có các cột như: 

• Mã nhân viên 
• Tên nhân viên
• Các ngày trong tháng (31 cột tương ứng với số ngày lớn nhất trong một tháng)
• Tính quy ra công (4-5 cột)
• Cột ghi chú

Sau đó bạn sẽ phải tiến hành đo độ rộng của các cột với nhau sao cho gọn gàng, dễ nhìn.  

Một số mẫu bảng chấm công theo tuần

Ở phần này Glints sẽ đề xuất cho bạn một số mẫu bảng chấm công để bạn tham khảo hoặc hình dung rõ hơn về nó:

Bảng chấm công theo tuần quen thuộc

Đây là các dạng bảng chấm công phổ biến, thường thấy ở nhiều doanh nghiệp:

Bảng chấm công theo tuần bằng tiếng Anh

Các bảng chấm công sau đây là những mẫu đơn giản nhưng có thể cung cấp những giải pháp theo dõi, quản lý nhân viên phù hợp với quy mô và ngân sách của công ty:

Lời kết

Bảng chấm công đã là một phần quan trọng không thể thiếu đối với nhiều doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt đối với bảng chấm công theo tuần đã càng ngày được nhân rộng và hỗ trợ rất lớn trong việc quản lý nhân viên, theo dõi thời gian làm của họ chặt chẽ, giúp công việc trở nên hiệu quả hơn.

Hy vọng những thông tin trên đã mang lại kiến thức hữu ích cho bạn đọc. Đừng quên truy cập vào Glints để nhận thêm nhiều thông tin bổ ích và tìm cho mình những cơ hội việc làm nhé!