Technical Writer Là Gì? Làm Thế Nào Để Trở Thành Một Technical Writer Chuyên Nghiệp

Ngày đăng: 11/11/2022 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 11/11/2022

Trở thành một Content Writer là mong muốn của rất nhiều bạn trẻ đam mê viết lách. Nhưng liệu bạn có biết, ở trong mảng viết này, còn có một nghề nghiệp có tính chuyên môn hoá rất cao và khác xa so với các khái niệm phổ biến về một Writer thực thụ. 

Đó chính là Technical Writer. Vậy cụ thể Technical Writer là gì? Và làm thế nào để tham gia vào tầng lớp các Technical Writers chuyên nghiệp? Hãy cùng Glints tìm hiểu thông qua bài viết thú vị dưới đây! 

Technical Writer là gì? 

Đầu tiên, Technical Writer là gì? Technical Writer phát triển các tài liệu, hướng dẫn sử dụng và các tài liệu bằng văn bản khác cho các sản phẩm và dịch vụ kỹ thuật. Họ giao tiếp thông qua văn bản, cung cấp hướng dẫn sử dụng dễ hiểu để giúp khán giả hiểu các chủ đề chuyên ngành, chẳng hạn như cách sử dụng các tính năng phức tạp của các chương trình và ứng dụng phần mềm. Technical Writer có thể làm việc cho một công ty hoặc cung cấp dịch vụ tự do (làm Freelancer) cho nhiều tổ chức.

Công việc của Technical Writer là gì?

Technical Writer thường thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau, bao gồm:

• Lên ý tưởng, phác thảo và tạo ra tài liệu chuyên nghiệp cho nhiều người dùng và trình độ kiến ​​thức
• Truyền đạt các khái niệm kỹ thuật bao gồm các ứng dụng máy tính, quy trình y tế, các quy định về môi trường và kinh tế cũng như các quy trình sản xuất và kỹ thuật
• Áp dụng nghiên cứu và đánh giá để tạo ra các tài liệu truyền đạt thông tin phức tạp một cách rõ ràng
• Phân tích đối tượng mục tiêu để xác định các yêu cầu của dự án và lập kế hoạch trình bày, thiết kế và giọng điệu nội dung phù hợp
• Thiết kế tài liệu bằng cách sử dụng biểu đồ, hình ảnh, đồ họa thông tin, tiêu đề và danh sách để tăng khả năng đọc hiểu

Technical Writer làm việc trong nhiều ngành khác nhau để đơn giản hóa các quy trình và thuật ngữ phức tạp. Ví dụ, trong lĩnh vực y tế, Technical Writer thực hiện nghiên cứu và phác thảo dữ liệu để tạo ra nhiều dạng tài liệu giải thích các thủ tục y tế phức tạp, phác thảo các nghiên cứu điển hình về y tế và mô tả các tương tác của dược phẩm. Các Technical Writer trong ngành công nghệ thông tin có thể tạo ra các sổ tay hướng dẫn sử dụng để chỉ cho khách hàng cách sử dụng các ứng dụng và phần mềm phức tạp.

Đọc thêm: Copywriter Là Ai? Top 8 Nhầm Lẫn Thường Gặp Về Nghề Copywriter

Mục tiêu của một Technical Writer

Các Technical Writers cố gắng tạo ra tài liệu giúp các cá nhân hiểu cách sử dụng một công nghệ nhất định. Họ có thể viết cho một đối tượng mục tiêu của các doanh nghiệp B2C, B2B hay B2B2C hoặc họ có thể viết các tài liệu nội bộ để nhân viên sử dụng để tạo ra sản phẩm. Họ cũng có thể sử dụng bộ kỹ năng viết của mình để tạo các báo cáo kỹ thuật nhằm cập nhật thông tin cho các giám đốc điều hành C-Suite về kết quả hoạt động của công ty. Phần lớn các bài viết Technical được sử dụng cho mục đích nội bộ thay vì nhắm mục tiêu đến đối tượng người tiêu dùng.

Phân loại Technical Writer

Technical Writer có nhiều dạng khác nhau, tùy thuộc vào loại tài liệu được viết. Bao gồm:

Tài liệu kỹ thuật

Hướng dẫn sửa chữa, hướng dẫn sử dụng, hướng dẫn bảo trì, thông số kỹ thuật, sổ tay kỹ thuật và tài liệu tham khảo là các ví dụ về tài liệu kỹ thuật. Bởi vì kiểu viết kỹ thuật này dành cho một đối tượng cụ thể, người viết phải nhận thức được trình độ chuyên môn của người đọc, cũng như có kiến ​​thức chuyên sâu về chủ đề.

Hướng dẫn cho người dùng cuối

Khi bạn mua một phần mềm, cài đặt một bộ phận máy tính, hoặc mua một thiết bị kỹ thuật số hoặc thiết bị tiêu dùng, nó đi kèm với một sổ tay người dùng giải thích cách sử dụng chi tiết. Đây được gọi là hướng dẫn dành cho người dùng cuối, tuy nhiên, các tài liệu như hướng dẫn khắc phục sự cố, hướng dẫn lắp ráp, danh sách “nên và không nên”, chi tiết bảo hành và tuyên bố từ chối trách nhiệm pháp lý cũng được bao gồm trong danh mục này.

Người viết các hướng dẫn này phải phân tích thông tin mang tính kỹ thuật cao và chuyển tải thông tin đó bằng ngôn ngữ thân thiện với người dùng để họ có thể hiểu được.

Báo cáo kỹ thuật

Nhiều sản phẩm cũng cung cấp thông tin về nguồn gốc, sự phát triển hoặc các sửa đổi về cấu trúc hoặc hoạt động của sản phẩm. Technical Writer sẽ sắp xếp và chỉnh sửa tài liệu sao cho thật rõ ràng và chính xác.

Nghiên cứu khả thi và báo cáo của công ty

Các nghiên cứu về tính khả thi và báo cáo của công ty, chẳng hạn như báo cáo tài chính của công ty thường sẽ được thực hiện bởi một Technical Writer. Thông tin này sau đó phải được trình bày sao cho mọi cấp độ của nhân viên, giám đốc điều hành hoặc cổ đông có thể dễ dàng hiểu được. Do đó, các công cụ hỗ trợ trực quan như đồ thị hoặc biểu đồ thường được đưa vào bên trong chúng. Đặc biệt khi liên quan đến các chủ đề bao gồm tài chính, tiến trình và tính thực tiễn xã hội hoặc kinh doanh.

Các nguyên tắc cơ bản mà một Technical Writer phải tuân thủ

Vậy các nguyên tắc cơ bản của một Technical Writer là gì? Có năm nguyên tắc cơ bản mà một Technical Writer phải tuân thủ. Chúng bao gồm nội dung chất lượng, đối tượng và mục đích, khả năng tiếp cận, ngữ pháp và phong cách viết.

Nội dung chất lượng

Văn bản kỹ thuật đáp ứng mong đợi của khách hàng hoặc vượt xa phạm vi ban đầu của dự án được coi là nội dung chất lượng cao. Technical Writer phải ghi nhớ đối tượng dự định, cũng như hiểu những gì cần nghiên cứu để hoàn thành dự án. Ngoài ra, người viết phải biết về định dạng hoặc nền tảng sẽ được sử dụng để trình bày thông tin. Hiểu biết về phạm vi đầy đủ của dự án — bao gồm thời hạn áp dụng và lý do tài liệu được viết — cũng rất quan trọng để tạo ra một nội dung chất lượng cao.

Đối tượng và mục đích

Technical Writer phải hiểu cả mục đích và đối tượng mục tiêu của dự án. Đối tượng mục tiêu cho bài viết kỹ thuật khác nhau tùy thuộc vào doanh nghiệp và khách hàng. Ví dụ, đối tượng mục tiêu của báo cáo tài chính sẽ là nhà sản xuất sản phẩm. Mặt khác, đối tượng mục tiêu của bài học đào tạo eLearning có thể là một tổ chức tài chính cần đào tạo cho nhân viên về một kỹ năng nào đó.

Khi nói đến việc kết nối với khán giả của họ, người viết phải biết rằng độc giả đã hiểu được bao nhiêu, cùng với những trách nhiệm mà họ có.

Khả năng tiếp cận

Khán giả phải có thể dễ dàng tiếp cận thông tin mà Technical Writer sản xuất. Technical Writer phải xác định các kỹ thuật hiệu quả nhất để giúp người đọc điều hướng tài liệu, chẳng hạn như thư mục, số trang và mục lục. Để giúp giải thích tài liệu, người viết cũng có thể bao gồm các hình ảnh như sơ đồ và biểu đồ.

Văn phạm

Bất kỳ tài liệu kỹ thuật nào cũng phải được viết một cách rõ ràng, chính xác và dễ hiểu cũng như sử dụng đúng ngữ pháp. Từng phần riêng lẻ cũng nên được đọc lại và chỉnh sửa để giải quyết mọi vấn đề hoặc sự mâu thuẫn trong ngôn ngữ, văn phong và cấu trúc. Trừ khi khách hàng chỉ định, Technical Writer nên luôn viết ở thì hiện tại, đặc biệt là vì người đọc phải làm chính xác những gì bạn đang yêu cầu họ làm. Người viết luôn phải sử dụng các cụm từ đơn giản với danh từ trung tính về giới tính. Những câu ngắn gọn giúp người đọc hiểu đúng về những hành động họ phải thực hiện để đạt được những gì họ đã đặt ra.

Phong cách viết

Mỗi tác phẩm kỹ thuật đều có một phong cách viết khác nhau vì nó phụ thuộc nhiều vào khán giả là ai và lý do tại sao dự án được viết. Văn phong đóng một vai trò quan trọng trong việc thông báo cho người đọc về kiểu giọng điệu cần thiết để thực hiện nhiệm vụ. Bởi vì nó liên quan đến khán giả của bạn là ai, lựa chọn từ ngữ cũng là một yếu tố quan trọng của phong cách viết giúp người viết đáp ứng nhu cầu của khán giả. Ngoài ra, khi trích dẫn các phần của thông tin hoặc trang web, điều quan trọng là phải cấp quyền truy cập rõ ràng và dễ tiếp cận vào dữ liệu bằng các công cụ như số liệu và bảng.

Lộ trình trở thành Technical Writer chuyên nghiệp

Để trở thành một Technical Writer, điều quan trọng là phải phát triển các kỹ năng của bạn trong giao tiếp bằng văn bản, thiết kế và định dạng, nghiên cứu và phân tích. Glints sẽ gợi ý cho bạn một vài bước cơ bản để trở thành một Technical Writer thực thụ:

Thi và lấy chứng chỉ

Các Technical Writers có thể tham gia lĩnh vực này với bằng cao đẳng, nhưng lấy bằng cử nhân trong một lĩnh vực như truyền thông kỹ thuật, viết khoa học hoặc báo chí có thể cải thiện triển vọng việc làm của bạn. Ngoài ra, hãy xem xét phát triển kiến thức của bạn về các lĩnh vực chuyên môn như kỹ thuật, máy tính, khoa học dữ liệu, và y học thông qua đào tạo bổ sung và các môn học trong quá trình học đại học.

Việc lấy các chứng chỉ là tùy chọn của mỗi người. Nhưng bạn có thể nâng cao trình độ của mình với chứng chỉ Technical Writer thông qua Hiệp hội Truyền thông Kỹ thuật (STC). Hiệp hội này cung cấp một chương trình chứng nhận ba bậc bao gồm các cấp độ chứng chỉ cơ sở, người hành nghề và chuyên gia. 

Ngoài ra, Hiệp hội Nhà văn Y khoa Hoa Kỳ (AMWA) cũng cung cấp các chương trình giáo dục và đào tạo liên tục cho các Technical Writer chuyên viết về y khoa. Nếu bạn dự định tham gia vào các lĩnh vực truyền thông khoa học hoặc y tế, hãy xem xét chứng nhận thông qua AMWA để tăng triển vọng nghề nghiệp của bạn.

Xây dựng Portfolio

Khi bạn phát triển khả năng viết của mình, hãy thu thập các mẫu viết và đề nghị thực hiện các dự án nhỏ cho bạn bè và người quen. Tạo mỗi mẫu như bạn làm với một dự án kỹ thuật chuyên nghiệp và giữ nó trong Portfolio của mình. Bạn có thể sử dụng nguồn này khi nộp đơn xin việc để cho nhà tuyển dụng thấy bằng chứng về công việc của bạn cũng như chứng minh kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và kỹ thuật của bạn.

Xây dựng các mối quan hệ trong ngành

Hãy nhắc tham gia một hiệp hội hay cộng đồng chuyên nghiệp dành cho các Technical Writer. Khi bạn xây dựng mạng lưới quan hệ cho mình, hãy tìm cơ hội để thực hành các kỹ năng và nâng cao danh tiếng của bạn với tư cách là một Technical Writer có trình độ. Ví dụ: sử dụng các mối quan hệ để tìm các dự án mở để đóng góp. 

Phát triển kiến thức ngành

Luôn cập nhật các xu hướng trong ngành của bạn và những phát triển mới để hỗ trợ kiến thức của bạn về lĩnh vực này. Luôn cập nhật công nghệ và phần mềm mới, tiến bộ y tế hoặc nghiên cứu khoa học mới nhất là điều quan trọng để lập kế hoạch và viết tài liệu dự án của bạn. Nếu bạn chọn tham gia một hiệp hội nghề nghiệp, hãy sử dụng các tài nguyên mà họ cung cấp để luôn cập nhật những tin tức mới nhất cho bất kỳ lĩnh vực nào bạn chuyên sâu.

Đọc thêm: UX Writer Là Gì? Làm Thế Nào Để Trở Thành UX Writer?

Lời kết

Vậy là Glints đã cùng bạn tìm hiểu những khái niệm tổng quát nhất để hiểu được Technical Writer là gì. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn có được thêm nhiều định hướng bổ ích cho sự nghiệp viết lách của bản thân. Nếu có hứng thú với các chủ đề tương tự, hãy cùng đón đọc thêm nhiều bài viết thú vị khác đến từ Glints nhé!