Job Requirements
1 - 3 years of experience
Minimum Bachelor’s Degree
Female only
This job post is managed by
Dwi Dwi
Skills
Job description for Personal Assistant at PT Bangun Indopralon Sukses
Job Description
- Mencatat agenda pertemuan Direksi
- Mempersiapkan rapat/pertemuan Direksi, internal & eksternal, membuat notulen & mengarsipkannya, mengumpulkan laporan dari semua departemen untuk disajikan pada rapat internal bulanan perusahaan, membantu mengawasi tindaklanjutnya serta melaporkan kepada Direksi
- Menangani surat menyurat perusahaan dan mengarsipkannya
- Menerima, menyaring dan mendistribusikan dokumen masuk perusahaan
- Menerima dan menyaring telepon masuk perusahaan, terutama untuk Direksi
- Menerima dan menyaring tamu perusahaan khususnya untuk Direksi
- Menjadi mediator/perantara pihak-pihak yang berhubungan dengan Direksi
- Memproses pesanan bunga pemberian ucapan terima kasih, selamat, dukacita,dsb dari perusahaan ataupun pribadi Direksi
- Melakukan pengadaan kendaraan perusahaan atas permintaan Owner (Dirut)
- Membantu mengawasi pegadaan kebutuhan rumah tangga perusahaan, ATK & alat kantor lainnya, termasuk mengawasi persiapan pengadaan jamuan Direksi & staf kantor
- Mengkoordinir pemakaian kendaraan operasional perusahaan
- Pengadaan tiket perjalanan dinas Direksi & staf kantor yang bertugas
- Mengurus asuransi kendaraan perusahaan, penutupan asuransi & klaim asuransi kendaraan
- Memantau pemakain kartu kredit pribadi Pimpinan & Perusahaan
- Pekerjaan wajar lainnya yang ditugaskan Owner/Dirut.
- Mengatur penjadwalan service mobil pribadi, perpanjangan STNK mobil pribadi
- Mengatur jadwal meeting dan acara tahunan (acara pribadi dan kerjaan agar tidak bertabrakan)
- Mengatur rekening bank dan dokumen-dokumen investasi dan kredit-kredit (kredit ruko, jadwal pembayaran cicilan, jadwal pembayaran kartu kredit)
- Update harga dollar setiap hari
- Mencarikan penawaran kebutuhan barang mahal Direktur yang diluar otorisasi divisi pembelian seperti mesin besar, kendaraan dan barang elektronik yang mahal seperti projector, laptop untuk manager dan direksi, dsb.
- Filling kartu nama tamu-tamu Direktur dan masukkan ke database berdasarkan segmen untuk dijadikan seperti buku telpon online.
- Merangkum laporan-laporan dari para manager (laporan pemakaian bahan bulanan, laporan penjualan area Indonesia Barat, Indonesia Timur, laporan pengeluaran kas kecil per cabang)
- Mewakili Direktur untuk semua urusan yang bisa di surat kuasakan.
- Menyimpan dan mendata polis-polis asuransi termasuk jadwal pembayaran tetapnya.
Job Requirements
- Pendidikan S1 semua jurusan.
- Wanita, usia maksimal 35 tahun.
- Lebih disukai mahir berbahasa Mandarin minimal lisan.
- Mahir berbahasa Inggris baik lisan maupun tulisan.
- Pengalaman minimal 1 tahun sebagai Personal Assistant atau Sekretaris Direktur.
- Mahir menggunakan aplikasi Ms. Office, minimal Word, Excel, dan Power Point.
- Luwes dan memiliki kemampuan komunikasi verbal, tulisan dan interpersonal skill yang baik.
- Memiliki loyalitas yang tinggi, jujur, disiplin, rajin, cekatan dan mampu bekerja dalam tekanan.
- Bersedia bekerja lembur jika dibutuhkan.
- Mampu bekerja dalam team.
- Bersedia melakukan perjalanan dinas.
- Penempatan :Surabaya
Glints Safety Tips
Don't provide your bank or credit card details when applying for jobs. Legitimate employers and hiring managers do not require an application fee or expect you to pay for training.
Learn More