Giới thiệu vị trí công việc Purchasing Officer
Bất cứ một doanh nghiệp nào hoạt động dựa trên thiết bị kỹ thuật, phụ thuộc vào dịch vụ hàng,.... thì đều phải đầu tư xây dựng một đội ngũ Purchasing Officer chuyên nghiệp, có khả năng đàm phán, thương thảo để mua được những thiết bị, hàng hóa mà doanh nghiệp cần cho quá trình hoạt động.
Purchasing Officer được gọi là nhân viên thu mua, công việc chính là duy trì chỉ số khấu hao thiết bị, thực hiện nâng cấp khi cần thiết theo đúng thời hạn quy định và nằm trong ngân sách cho phép của doanh nghiệp. Ngoài ra, Purchasing Officer còn phải thực hiện giám sát tất cả các quyết định mua hàng để có thể kiểm soát dễ dàng chuỗi cung ứng cho doanh nghiệp một cách tối ưu nhất.
Hiện nay, kho doanh nghiệp và các công ty sản xuất không ngừng hiện đại hóa bằng công nghệ nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh, sản xuất cho doanh nghiệp. Chính vì thế quyết định thu mua, nhập hàng phải được đưa ra nhanh chóng để có kịp thời nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị tốt nhất để có thể duy trì được chất lượng sản phẩm/hàng hóa, đáp ứng được nhu cầu sử dụng của khách hàng.
Purchasing Officer cũng được hiểu là người mua những sản phẩm có sẵn để doanh nghiệp thực hiện bán lại cho khách hàng, hoặc mua nguyên vật liệu cho các cơ sở sản xuất. Nhân viên thu mua cần thực hiện đánh giá chất lượng sản phẩm, nghiên cứu các nhà cung cấp khác nhau và thực hiện đàm phán hợp đồng để thực hiện thu mua, kịp tiến độ cho quá trình kinh doanh/sản xuất của doanh nghiệp.
Mô tả công việc Purchasing Officer
Dựa vào quy mô và loại hình kinh doanh của doanh nghiệp mà nhân viên thu mua có thể đảm nhận nhiều công việc khác nhau. Tuy nhiên, cơ bản nhiệm vụ chính của nhân viên thu mua sẽ bao gồm:
Thực hiện xác minh yêu cầu mua hàng bằng cách so sánh những mặt hàng được yêu cầu với danh sách chính, làm rõ những mục chưa rõ ràng và đưa ra đề nghị thay thế nếu có thay đổi.
Chuyển giao các mặt hàng tồn kho có sẵn, thực hiện xác minh giá trị và lập kế hoạch để triển khai giao hàng.
Chuẩn bị đơn đặt hàng theo yêu cầu của doanh nghiệp bằng cách xác minh các thông số kỹ thuật và giá cả, nhận các khuyến nghị từ nhà cung cấp cho những mặt hàng thay thế.
Có được các đơn hàng đã mua bằng cách chuyển đơn đặt hàng của doanh nghiệp cho các nhà cung cấp, giám sát và tiến hành đặt hàng theo yêu cầu cho đúng tiến độ của doanh nghiệp.
Thực hiện xác minh các mặt hàng đã mua bằng cách so sánh các mặt hàng đã mua với đơn đặt hàng trước đó, thực hiện các đơn hàng lỗi với nhà cung cấp để kịp tiến độ.
Hỗ trợ thanh toán bằng cách chuyển tiếp và nhận tài liệu
Xây dựng báo cáo chi tiết, sắp xếp và nộp các tài liệu mua hàng liên quan lên cấp trên.
Cung cấp kế hoạch mua hàng, và thực hiện kiểm soát thông tin bằng cách thu thập, phân tích và tóm tắt dữ liệu cũng như xu hướng.
Chủ động cập nhất các kiến thức chuyên môn liên quan đến công việc bằng cách tham gia các chương trình đào tạo bổ sung để nâng cao trình độ của bản thân.
Hoàn thành nhiệm vụ thu mua khi được cấp trên giao phó.
Các loại hình công việc Purchasing Officer
Một số loại hình công việc Purchasing Officer mà ứng viên có thể tham khảo, cụ thể:
Purchasing Manager: Là người thực hiện giám sát toàn bộ quá trình mua hàng, họ chính là người quản lý đội ngũ Purchasing Officer, đồng thời chịu trách nhiệm báo cáo với cấp trên.
Logistician: Nhân viên logistic là người phân tích và điều phối chuỗi cung ứng của doanh nghiệp cũng như hệ thống luân chuẩn sản phẩm từ nhà cung cấp đến tay người tiêu dùng. Đây là công việc quản lý vòng đời của sản phẩm bao gồm cách thức sản phẩm được mua, phân phối.
Procurement Clerk: Phòng thư ký thu mua chịu trách nhiệm quản lý các giấy tờ liên quan đến quá trình mua hàng và hồ sơ dự thầu. Đây là bộ phận có nhiệm vụ quản lý mua hàng và các nhân viên thu mua soạn thảo đúng hợp đồng, đồng thời đảm bảo các tài liệu của giao dịch mua hàng đồng nhất với nhau.
Nhu cầu tuyển dụng vị trí Purchasing Officer
Vị trí việc làm Purchasing Officer có nhu cầu tuyển dụng lớn trong các công ty, doanh nghiệp hoạt động dựa trên thiết bị máy móc, kinh doanh dịch vụ mua hàng,... Nhiệm vụ chính của vị trí này như đã nói ở trên là thu mua hàng hóa nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, nhu cầu tuyển dụng tương đối lớn, đặc biệt khi nền kinh tế phát triển ngày càng mạnh mẽ như hiện nay.
Nhu cầu tuyển dụng nhiều chính là cơ hội cho những ứng viên có kinh nghiệm cho vị trí công việc Purchasing Officer có được vị trí công việc ổn định, với mức thu nhập cao. Hơn thế nữa, lộ trình thăng tiến của Purchasing Officer cũng dễ hơn so với những vị trí công việc khác. Tuy nhiên, ứng viên cần đáp ứng được những yêu cầu cơ bản của vị trí này như: Tốt nghiệp bằng cử nhân, có kinh nghiệm thực tế, có các bằng cấp chứng chỉ liên quan,... Việc đáp ứng đủ các tiêu chí trên sẽ giúp cho ứng viên có được cơ hội nghề nghiệp cao hơn, dễ dàng xin được vị trí công việc Purchasing Officer phù hợp hơn với bản thân mình.