Giới thiệu vị trí công việc admin staff
Một trong số những vị trí công việc hiện nay được nhiều ứng viên săn đón chính là Admin staff. Vậy Admin staff là công việc gì? Admin staff chính là nhân viên hành chính nhân sự có vai trò quan trong trong các công ty TNHH, doanh nghiệp, tập đoàn. Nhân viên hành chính nhân sự sẽ thực hiện rất nhiều công việc, nhiệm vụ khác nhau mà cấp trên giao phó. Có thể nói nhân viên hành chính nhân sự là những người sẽ làm bất cứ công việc nào liên quan đến hành chính, bao gồm những việc chuyên môn hành chính, tiếp đón khách hàng hay những việc nhỏ nhặt trong văn phòng.
Trong bất cứ trường hợp nào thì cấp quản lý cũng có thể thực hiện điều Admin staff giải quyết các công việc phát sinh liên quan đến hành chính nhân sự, nhằm đảm bảo cho phần công việc được giao được hoàn thiện một cách tốt nhất, qua đó hỗ trợ tốt cho các bộ phận còn lại trong công ty nhằm đảm bảo được tiến độ công việc của các bộ phận đó được diễn ra một cách suôn sẻ, đem lại hiệu quả cao trong quá trình làm việc.
Mô tả công việc admin staff
Trước khi tham gia ứng tuyển vào vị trí công việc Admin staff (nhân viên Admin hay Administrative Staff) ứng viên sẽ được biết các công việc mà mình sẽ thực hiện khi ứng tuyển vị trí Admin staff từ bộ phận tuyển dụng. Tuy nhiên, mô tả công việc chưa nêu chi tiết hết các công việc mà ứng viên cần thực hiện. Vậy Admin staff sẽ thực hiện những công việc nào? Dưới đây là mô tả chi tiết công việc của một Admin staff (nhân viên Admin hay Administrative Staff) mà Glints muốn chia sẻ đến bạn đọc, cụ thể:
Phụ trách công việc nghe điện thoại, thực hiện các cuộc gọi theo yêu cầu của cấp trên khi cần liên lạc với cá nhân/nhóm/tổ chức.
Thực hiện các công việc liên quan như sắp xếp cuộc họp, soạn thảo văn bản trước khi cuộc họp diễn ra, lên danh sách các cuộc hẹn của công ty.
Tiến hành soạn thảo, xây dựng những biểu mẫu quan trọng nhằm phục vụ công việc của các bộ phận trong công ty.
Thực hiện lưu trữ, sắp xếp các văn bản hành chính, biên bản, thư từ của công ty.
Tiếp nhận các ý kiến và đề xuất của nhân viên cấp dưới, đại diện cho các nhân viên truyền đạt lại với bộ phận có trách nhiệm hay ban lãnh đạo trong công ty.
Đặt mua các loại thiết bị văn phòng cần thiết để phục vụ cho quá trình làm việc trong doanh nghiệp bao gồm vật tư, văn phòng phẩm.
Lên kế hoạch cho các chuyến đi du lịch khi công ty tổ chức.
Liên hệ sửa chữa các thiết bị phần mềm trong công ty khi bị hư hỏng.
Qua đây có thể thấy, Admin staff không chỉ thực hiện các công việc đơn thuần như gọi điện thoại và trả lời các cuộc gọi đến mà còn thực hiện tổ chức, sắp xếp, mà còn phải phụ trách nhiều đầu việc khác như tổ chức, sắp xếp, liên hệ với bên sửa chữa, mua thiết bị vật tư văn phòng, đóng các khoản chi phí liên quan đến bất động sản, tòa nhà, các chi phí sinh hoạt của văn phòng hàng tháng,... Do đó, để làm tốt các đầu việc này ứng viên cần phải trang bị tốt những kỹ năng cần thiết giúp hoàn thiện tốt các nhiệm vụ được giao ở vị trí Admin staff.
Các loại hình công việc admin staff
Nhân viên hành chính mảng kinh doanh: Admin sẽ là người trực tiếp tham gia hỗ trợ hoạt động kinh doanh thương mại của công ty, thực hiện phối hợp với các bộ phận khác trong công ty để phát triển chiến lược kinh doanh mới, triển khai thực hiện nhằm tăng doanh số cho doanh nghiệp.
Nhân viên hành chính văn phòng: là người đảm nhận tất cả các công việc liên quan đến hàng chính, văn thư trong công ty, đối với vị trí này bạn phải là người có một số kỹ năng nhất định.
Nhu cầu tuyển dụng vị trí admin staff
Trong các doanh nghiệp Admin staff chiếm một vị quan trọng, đây cũng chính là lý do khiến cho vị trí này được các doanh nghiệp, công ty TNHH thương mại, quan tâm ngay từ khâu tuyển dụng. Vì là bộ phận không thể thiếu trong các công ty, doanh nghiệp do đó không quá khó để bắt gặp được những thông tin tuyển dụng trợ lý hành chính hay tuyển dụng Admin staff tại thị trường việc làm ở Việt Nam. Mặc dù tần suất tuyển dụng Admin staff không quá dày và thường xuyên tuy nhiên đây là bộ phận mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần có. Do đó, không quá khó để tìm kiếm được một công việc Administrative staff phù hợp với năng lực và kinh nghiệm của mình.
Một điều nữa là những ứng viên làm việc tại vị trí Admin staff có rất nhiều cơ hội nghề nghiệp trong tương lai. Bạn có thể trở thành trưởng phòng hành chính hoặc quản lý các văn phòng có quy mô vừa và nhỏ. Tuy nhiên, để có được vị trí công việc này bạn phải là người nắm vững nhiều kiến thức trong các lĩnh vực khác nhau như kế toán, nhân sự, luật để có thể quản lý được tốt công việc cũng như hoạt động của các bộ phận liên quan khác. Do đó, nếu đã xác định đi theo con đường hành chính nhân sự bạn cần tham gia các khóa học chuyên môn để nâng cao kiến thức của bản thân và học hỏi thêm kinh nghiệm để có được vị trí xứng đáng trong tương lai, phù hợp với năng lực kinh nghiệm của chính mình. Hãy thật nghiêm túc học hỏi vì chỉ như thế bạn mới có được vị trí mà mình mong muốn khi làm công việc Admin staff.