1. MÔ TẢ CÔNG VIỆC LỄ TÂN
- Thực hiên các công việc:
• Quản lý khu vực sảnh lễ tân; giám sát công tác vệ sinh của Tạp vụ và đảm bảo an ninh của Bảo vệ.
• Tiếp nhận điện thoại và chuyển tới các Phòng/Ban liên quan (trực tổng đài)
• Tiếp nhận và chuyển hồ sơ, văn thư đến các phòng ban liên quan
• Tiếp nhận hồ sơ chuyển phát nhanh (Grab và New Post)
• Nhận lịch đặt phòng họp và bố trí chuẩn bị phòng họp (mở máy lạnh và nước suối). (Tiếp đón khách, Họp giao ban, Họp đối tác khách hàng, phỏng vấn).
• Hỗ trợ các Phòng/Ban in hồ sơ, tài liệu và công chứng khi có yêu cầu.
• Hỗ trợ nhân viên nhân sự theo dõi chấm công, đi muộn về sớm của CBCNV.
• Sắp xếp bố trí phòng họp Mua đồ dùng cho BGĐ (Mua sữa, bánh kẹo, cà phê, trà).
• Mua trái cây cúng Ông Địa vào mỗi sáng, mua hoa một tuần 1 lần vào đầu tuần.
• Làm công việc lễ tân, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác...
• Theo dõi, đặt mua nước uống cho văn phòng và BGĐ.
2. HÀNH CHÍNH - Thực hiện các công việc:
• Theo dõi, hỗ trợ đặt mua và cấp phát văn phòng phẩm cho các bộ phận.
• Đặt cơm trưa chay vào ngày 15 và mùng 1 hằng tháng cho CBNV
• Hỗ trợ nhân viên HCNS các công tác hành chính văn phòng như: nước uống, điện nước, điện thoại, chuyển phát nhanh,… liên hệ xử lý các sự cố hoặc hư hỏng về mạng internet, điện thoại, camera, website Công ty… (khi có yêu cầu).
• Theo dõi chấm công hằng ngày, chốt chấm công cuối tháng.
• Kiểm tra, đôn độc ý thức giữ gìn vệ sinh chung của văn phòng trụ sở.
• Hỗ trợ các sự kiện của công ty.
• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng Bộ phận.
• Có kinh nghiệm ít nhất 1 năm làm ở vị trí hành chính văn phòng
• Nữ, ngoại hình ưa nhìn, giọng nói chuẩn.
• Ưu tiên có kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương
• Có kỹ năng quan sát và giao tiếp tốt.
• Có khả năng làm việc độc lập và theo nhóm.
• Cẩn thận, trung thực, nhiệt tình, chủ động và có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.