Nhân Viên Vật Tư Làm Công Việc Gì? Mọi Thông Tin Bạn Cần Biết Về Nhân Viên Vật Tư

Ngày đăng: 07/06/2022 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 10/02/2023

Các doanh nghiệp, công ty thiên về mảng sản xuất thường sẽ có bộ phận vật tư để mua sắm các trang thiết bị, nguyên vật liệu cần dùng để tạo nên một sản phẩm, dịch vụ. Trong bộ phận vật tư, nhân viên vật tư là một bộ phận đóng vai trò quan trọng. 

Vậy, nhân viên vật tư là gì? Họ cần có kỹ năng như thế nào để đáp ứng công việc? Cùng Glints tìm hiểu ngành nghề này từ A đến Z nhé!

Nhân viên vật tư là gì?

Nhân viên vật tư hay còn gọi là nhân viên quản lý kế hoạch vật tư và cũng là những nhà nghiên cứu, phân tích và đàm phán. Họ thực hiện công tác nghiên cứu, đánh giá và thu mua vật tư như là trang thiết bị, nguyên vật liệu cho công ty để bán lại cho khách hàng hoặc để phục vụ cho mục đích kinh doanh, sản xuất, vận hành công ty. 

Nhân viên vật tư là làm gì? Mô tả công việc nhân viên vật tư

Chắc hẳn nhiều người đã từng nghe đến bộ phận vật tư trong doanh nghiệp, song ít ai hiểu rõ mô tả công việc nhân viên thu mua vật tư là làm gì và cơ hội việc làm nhân viên phòng vật tư như thế nào? 

Đặc biệt đối với doanh nghiệp sản xuất gần như không thể thiếu vắng sự góp mặt của phòng vật tư. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý chuỗi cung ứng các nguồn thiết bị, nguyên vật liệu đầu vào, quyết định lớn đến hiệu quả và chi phí sản xuất. 

Mô tả công việc của nhân viên vật tư:

• Nghiên cứu thông tin sản phẩm, hàng hóa, nghiên cứu và tiến hành lựa chọn, quyết định đặt mua những mặt hàng và nguyên vật liệu chất lượng.
• Trực tiếp lên kế hoạch và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các hoạt động thu mua.
• Đánh giá kế hoạch và quản lý quá trình đặt hàng, đưa ra các yêu cầu mua hàng hóa, quản lý suốt quá trình lựa chọn.
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ quan trọng với nhà cung cấp thân thiết và đàm phán với họ để mua hàng hóa với mức giá hợp lý.
• Đưa ra các thông tin chi tiết và hỗ trợ quản lý các chứng từ cần thiết cho nhà cung cấp ví dụ như biên bản nghiệm thu vật tư đầu vào.
• Giám sát, quản lý và xử lý các công việc khác nhau trong quá trình đặt hàng. Đánh giá, cập nhật tình trạng hàng hóa cần giao và duy trì các đơn đặt hàng của khách hàng, đối tác cho đến khi kết thúc trách nhiệm của nhân viên vật tư.
• Cập nhật thông tin hàng hóa và sản phẩm tồn kho của doanh nghiệp và đặt hàng kịp thời để đảm bảo đủ số lượng theo yêu cầu.
• Theo dõi tình trạng đơn hàng, sẵn sàng ứng biến cho các sự cố thiếu hoặc tồn đọng hàng hóa, sản phẩm trong kho, liên hệ trực tiếp với các phòng ban có liên quan để giải quyết vấn đề hàng hóa nếu có.
• Thường xuyên sắp xếp việc vận chuyển hàng hóa, theo dõi đơn đặt hàng và xác nhận thời gian sản xuất, thời điểm giao hàng và chi phí.
• Phân tích, đánh giá các xu hướng khác nhau của thị trường và sử dụng kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm của nhân viên vật tư để đưa ra quyết định mua hàng chính xác và kịp thời nhất.

Quyền hạn của nhân viên vật tư

• Nhân viên vật tư cần phải phối hợp với bộ phận nhà kho, quản lý và bộ phận sản xuất để cung ứng vật tư theo yêu cầu.
• Kiểm tra chất lượng nguồn vật tư được giao đến và phản ánh với nhà cung cấp trong trường hợp hàng hóa không đạt yêu cầu.
• Lập báo cáo doanh số bán hàng, ngân sách và đánh giá trải nghiệm khách hàng để thay đổi kế hoạch vật tư khi cần thiết.
• Tham gia vào các sự kiện, hội chợ xúc tiến sản phẩm và triển lãm để cập nhật xu hướng, sản phẩm mới trên thị trường.

Kỹ năng và kiến thức cần có đối với nhân viên thu mua vật tư

Trước hết, một nhân viên vật tư cần trang bị vững vàng kiến thức chuyên môn: Hiểu rõ về chuyên môn nghiệp vụ, có trình độ ngoại ngữ, nắm bắt đặc điểm của các loại vật tư, cách sử dụng ra sao, có trách nhiệm và làm đầy đủ hạng mục công việc của nhân viên thu mua vật tư.

Nhân viên vật tư hiện nay cũng có nhiều áp lực đặc biệt, không thể xảy ra các sai sót nhỏ ảnh hưởng đến toàn bộ chất lượng hoặc thất thoát lớn cho dự án nên ngoài các kiến thức chuyên môn, nhân viên cần trang bị những kỹ năng mềm nhất định để đáp ứng yêu cầu công việc. 

Một số kỹ năng mềm và tố chất cần có của nhân viên phòng vật tư:

Kỹ năng giao tiếp, đàm phán tốt

Vì tính chất công việc cần trao đổi với nhiều phòng ban liên quan đến nhân viên thu mua vật tư có kỹ năng đàm phán tốt sẽ giúp bạn dễ dàng trao đổi với các bên liên quan và thuyết phục khách hàng liên tục. 

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Khả năng nhạy bén trong việc đề phòng vấn đề có thể xảy ra và có khả năng đề xuất các phương án giải quyết vấn đề tránh rủi ro, thất thoát xảy ra là một trong những kỹ năng quan trọng của nhân viên vật tư. 

Đọc thêm: Kỹ Năng Giải Quyết Vấn Đề Là Gì? 6 Bước Xoá Tan Mọi Vấn Đề

Kỹ năng phân tích

Nhân viên phòng vật tư sẽ phải làm việc cùng lúc với nhiều nhà cung ứng khác nhau. Do vậy, kỹ năng phân tích sẽ giúp họ nhận định được ưu và nhược điểm của mỗi nhà cung cấp trước khi đưa ra sự lựa chọn tốt nhất. Việc cân nhắc chất lượng, giá cả, uy tín sẽ dựa trên những tiêu chí mà công ty.

Cẩn thận, tỉ mỉ

Vì tính chất công việc nhân viên vật tư hết sức cẩn trọng, tỉ mỉ trong từng chi tiết nhỏ. 

Sử dụng công nghệ thành thạo: Hiện nay, hầu hết các công việc đều được giải quyết bằng các phần mềm công nghệ cao hoặc công cụ xử lý. Vì vậy, phần việc của phòng vật tư sẽ càng trở nên dễ dàng nếu như nhân viên thành thạo các kỹ năng sử dụng công nghệ, tin học văn phòng như phần mềm mua hàng, excel, word, v.v.

Kết luận

Với tốc độ phát triển nhanh chóng và mức độ cạnh tranh nghề nghiệp khắc nghiệt như hiện nay, vai trò và trách nhiệm của một nhân viên vật tư đã có nhiều lợi thế quan trọng hơn trong doanh nghiệp. 

Glints hy vọng rằng bạn đã hình dung được bao quát hơn về công việc của nhân viên vật tư và trang bị cho mình những kiến thức cũng như kỹ năng cần thiết để tham gia vào vai trò một nhân viên vật tư tương lai.