Nhân Viên Tư Vấn Tuyển Sinh Là Làm Gì? Kỹ Năng Cần Có Của Nhân Viên Tuyển Sinh

Ngày đăng: 05/06/2022 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 21/05/2023

Học viên ghi danh khóa học nhiều hay ít, học viên cảm thấy hứng thú với môi trường học của bạn nhiều hay ít… phụ thuộc phần lớn vào tài năng của các chuyên viên tư vấn tuyển sinh tại đơn vị. 

Mặc dù vị trí tư vấn tuyển sinh nghe hết sức quen thuộc, nhưng bạn có biết nhân viên tư vấn tuyển sinh là làm gì hay chưa? Cùng Glints theo dõi bài viết bên dưới để có góc nhìn chi tiết hơn về vị trí Tư vấn tuyển sinh nhé! 

Tư vấn tuyển sinh là gì? 

Nhân viên tư vấn tuyển sinh là làm gì? Họ là người giữ vai trò kết nối giữa nhà trường, gia đình và học sinh. Trong thời đại hiện nay, số lượng thông tin về trường học trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Tuy vậy vai trò cầu nối của một nhân viên tư vấn tuyển sinh vẫn là nòng cốt để đảm bảo tính chính xác cũng như cụ thể trong quá trình tìm hiểu về và lựa chọn một ngôi trường học tập cho học sinh, sinh viên. 

Có thể thấy, tư vấn tuyển sinh là một nghề nghiệp quen thuộc với nhiều người trong ngành consulting, tuy nhiên không phải ai cũng nắm được nhiệm vụ và kỹ năng tố chất cần có của một chuyên viên tư vấn tuyển sinh. 

Hy vọng thông tin về công việc tư vấn tuyển sinh trong bài viết này sẽ mang lại những nội dung bổ ích cho các bạn nhé!

Mô tả công việc nhân viên tư vấn tuyển sinh

Liên hệ tư vấn khách hàng tiềm năng từ dữ liệu sẵn có

Nhân viên tư vấn tuyển sinh trong các trung tâm đào tạo, cơ sở dạy học, dạy nghề, v.v., có vai trò chính trong việc liên hệ trao đổi với các khách hàng tiềm năng theo hồ sơ dữ liệu sẵn có của đơn vị (liên hệ phụ huynh, học viên, học sinh, v.v) để chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng thành khách hàng hoặc nói cách khác là trở thành học viên của đơn vị. 

Các dữ liệu sẵn có bao gồm số điện thoại, thông tin họ và tên, địa chỉ, độ tuổi, nhu cầu học tập, v.v, sẽ giúp nhân viên tư vấn tuyển sinh có cơ sở nền tảng trao đổi với khách hàng. Bên cạnh đó, nhiệm vụ của một chuyên viên tư vấn cũng cần làm là bổ sung dữ liệu khách hàng tiềm năng cho đơn vị đang công tác. 

Nghiên cứu nhu cầu của khách hàng

Với nền tảng công việc hiện tại, bên cạnh vai trò tư vấn, nhân viên tuyển sinh còn có nhiệm vụ tìm hiểu và nghiên cứu về nhu cầu của khách hàng, trao đổi thân tình để tìm ra những điểm tốt và chưa tốt của chương trình đào tạo hiện tại, từ đó có phương án bổ sung, cải cách phù hợp. 

Hoặc cơ bản là tìm ra các mong muốn, mục tiêu của khách hàng tiềm năng để đơn vị thiết kế chương trình giảng dạy cho đúng với thực tế, đáp ứng được chất lượng và kỳ vọng khách hàng.

Tư vấn tuyển sinh trực tiếp 

Vai trò chính yếu của vị trí nhân viên tư vấn tuyển sinh chính là nhiệm vụ tuyển sinh. Một đội ngũ tư vấn tuyển sinh chuyên nghiệp được xem là gương mặt đại diện của đơn vị tuyển sinh. 

Bạn là người tiếp xúc trực tiếp, truyền đạt toàn bộ những thông tin của chương trình đào tạo và thuyết phục đối tượng khách hàng tiềm năng cho đơn vị. 

Quá trình tư vấn có thành công hay không phụ thuộc vào kỹ năng và năng lực chuyên môn của chuyên viên tư vấn tuyển sinh. Vì vậy, bạn phải là người nắm rõ các đặc điểm, thông tin về chương trình đào tạo của đơn vị. 

Mặc dù mỗi lĩnh vực đào tạo khác nhau sẽ cần thiết kế nội dung tư vấn khác nhau, nhưng tựu chung đều đáp ứng được các mô tả công việc như sau:

• Đón tiếp khách hàng tại cơ sở đào tạo, thực hiện khảo sát khách hàng để biết được mong muốn, nhu cầu và khả năng đáp ứng của cơ sở. Tiếp nhận và giải đáp các cuộc gọi đến tổng đài của cơ sở, thư điện tử, tin nhắn mạng xã hội, v.v.
• Thu thập thông tin, ý kiến và thắc mắc của khách hàng. Sau đó, công việc của nhân viên tư vấn tuyển sinh là phổ biến từ A đến Z các chương trình đào tạo, hình thức giảng dạy, chi phí khóa học, thời gian và địa điểm học tập, v.v. 

Quản lý hồ sơ học viên 

Bước tiếp theo trong quá trình tư vấn mà một nhân viên tư vấn tuyển sinh cần phải làm chính là quản lý hồ sơ thu thập cũng như hồ sơ ghi danh, hồ sơ lớp học của học viên. 

Họ còn thực hiện hỗ trợ khách hàng đăng ký, sắp xếp lịch học, kiểm soát hồ sơ đầu vào của học viên và soạn thảo các hồ sơ tuyển sinh có liên quan để lưu trữ cũng như trích xuất khi cần thiết.

Tổ chức sự kiện liên quan đến tuyển sinh 

Tại một số đơn vị đào tạo, các bạn sẽ được tham gia vào nhiều chương trình, sự kiện, buổi hội thảo, tư vấn chuyên ngành do đơn vị tổ chức. 

Công việc của chuyên viên tư vấn tuyển sinh chính là phối hợp cùng một số phòng ban của đơn vị để trực tiếp đề xuất kế hoạch tổ chức chương trình, gửi cấp trên phê duyệt và triển khai các sự kiện, chương trình tương ứng. Điều này nhằm cung cấp hoạt động bổ ích ngoài giờ cho học viên cũng như nâng cao hình ảnh đơn vị đào tạo. 

Chuyên viên tư vấn tuyển sinh cần có kỹ năng gì? 

Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe

Một nhân viên tư vấn tuyển sinh nếu không biết cách lắng nghe khách hàng thì sẽ khó đem đến cho khách hàng sự tin tưởng vào dịch vụ mà mình đang mang đến. Vì khách hàng luôn có nhu cầu được lắng nghe và thấu hiểu nên bạn cần nhiều thời gian để rèn luyện kỹ năng này. 

Đặc biệt, các nhân viên tư vấn tuyển sinh khi giao tiếp qua điện thoại đòi hỏi sự ân cần, tỉ mỉ đến từng lời nói, giọng điệu. Trong trường hợp tư vấn trực tiếp thì quan tâm đến ngôn ngữ cơ thể và thái độ của từng tư vấn viên. 

Đọc thêm: Cách Giao Tiếp Hiện Tại Của Bạn Đã Hiệu Quả Chưa?

Kỹ năng thuyết phục

Nắm bắt được tâm lý khách hàng là một phần tất yếu, bên cạnh đó mỗi chuyên viên tư vấn giỏi còn được đo lường thông qua số học viên tuyển sinh được. 

Để làm được điều này, bạn cần năng lực thuyết phục khách hàng thực sự tốt, làm sao để khách hàng tin tưởng vào chương trình mà bạn giới thiệu, tín nhiệm và lựa chọn đơn vị  đào tạo đều nhờ vào kỹ năng thương thảo, thuyết phục của bạn. 

Kỹ năng quản lý thời gian

Biết sắp xếp công việc khoa học sẽ giúp nhân viên tuyển sinh tích lũy được thời gian phù hợp để đảm bảo khách hàng nào của bạn cũng được phục vụ nhanh nhất. 

Đây là kỹ năng cần thiết trong bất cứ công việc trong ngành dịch vụ, đặc biệt là chuyên ngành tư vấn tuyển sinh. Bởi có thể nếu nhân viên không biết cách sắp xếp thời gian sẽ bỏ qua lượng khách hàng tiềm năng của đơn vị. 

Linh hoạt, khéo léo xử lý tình huống

Vì đặc thù tư vấn khách hàng thì sẽ gặp những trường hợp khác nhau, đòi hỏi chuyên viên tư vấn tuyển sinh phải là người có khả năng ứng xử linh hoạt và phù hợp. Trong quá trình giải đáp thắc mắc và hỗ trợ khách hàng, sự linh hoạt của bạn thể hiện trong việc lấy thông tin và hỗ trợ giải đáp được câu hỏi, nguyện vọng của khách hàng trong thời gian nhanh và dễ chịu nhất có thể. 

Đọc thêm: Cách Giải Quyết Vấn Đề Và Ra Quyết Định Chỉ Với 6 Bước 6 Kỹ Năng

Kiên trì, nhẫn nại, chịu được áp lực

Trong quá trình làm nhân viên tư vấn có thể gặp những khách hàng khác nhau, đôi khi rất khó tính, khắt khe, đề ra những yêu cầu khó khăn. Đòi hỏi chuyên viên tư vấn phải có sự kiên nhẫn, giữ bình tĩnh và đặc biệt không để cảm xúc cá nhân xen vào công việc. 

Để rèn luyện kỹ năng này đòi hỏi bạn phải trải nghiệm và trau dồi mỗi ngày, từ đó chứng tỏ bạn là người tận tâm và có trách nhiệm trong công việc tư vấn tuyển sinh. 

Ngoại ngữ là một điểm cộng

Đối với nhân viên tư vấn tuyển sinh tại các đơn vị ngoại ngữ thì có khả năng ngoại ngữ tương ứng như Anh, Pháp, Hàn, Trung, v.v., là một lợi thế rất tốt cho bạn.

Quyền lợi của nhân viên tư vấn tuyển sinh 

Một số quyền lợi cơ bản của tư vấn tuyển sinh:

• Cơ hội làm việc ở môi trường dịch vụ năng động và lành mạnh, tiếp xúc nhiều đối tượng khách hàng khác nhau, trau dồi kỹ năng chuyên môn và nghiệp vụ, hoàn thiện năng lực bản thân và cơ hội thăng tiến trong tương lai. 
• Hỗ trợ học tập, tu nghiệp, tham gia các hội thảo chuyên ngành cũng như các khóa đào tạo nghiệp vụ để nâng cao năng lực chuyên môn và vị thế trong ngành.
• Được hưởng đầy đủ chính sách đãi ngộ của cán bộ nhân viên: bảo hiểm y tế, xã hội, ngày phép năm, phụ cấp, nghỉ Tết, nghỉ lễ…

Mức lương trung bình của nhân viên tư vấn tuyển sinh thông thường dao động từ 8 – 10 triệu đồng một tháng dành cho nhân viên mới chưa có nhiều kinh nghiệm, bên cạnh đó còn có các khoản thưởng dự án hoặc hoa hồng khi ghi nhận được nhiều học viên. 

Tùy thuộc vào mức thưởng của mỗi đơn vị mà bạn làm việc. Đối với các bạn có kinh nghiệm sẽ dao động ở mức 12 – 15 triệu đồng/tháng chưa bao gồm các khoản thưởng hoặc cao hơn nữa.

Kết luận

Công việc nhân viên tư vấn tuyển sinh hiện nay thu hút rất nhiều các bạn trẻ, do tính chất công việc không quá vất vả, giờ giấc và thu nhập ổn định. Đồng thời, nhu cầu tuyển sinh ngày một tăng cao cũng là một lợi thế dành cho các bạn. 

Hy vọng với nội dung hữu ích của bài viết này đã giúp các bạn hiểu rõ nhân viên tư vấn tuyển sinh là làm gì, cũng như biết các yêu cầu và quyền lợi khi trở thành vị trí này!