Nhân Viên Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Làm Gì? Chi Tiết Công Việc Docs-Cus

Ngày đăng: 23/06/2022 | No Comments

Ngày cập nhật: 19/05/2023

Việt Nam là một quốc gia có mức kim ngạch xuất nhập khẩu tăng trưởng đầy ấn tượng. Trong những năm qua, các vị trí trong ngành nghề này đã thu hút sự quan tâm của rất nhiều bạn trẻ, trong đó có vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu.

Vậy cụ thể nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là làm gì và những câu hỏi liên quan đến vị trí công việc này ra sao?. 

Chúng mình hy vọng bài viết dưới đây có thể giúp bạn giải tỏa phần nào thắc mắc.

Hiểu đúng về nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu 

Tổng quan nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu (Docs-Cus) là người chịu trách nhiệm hoàn toàn về tất cả những chứng từ, văn bản liên quan trong việc xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp chuyên về xuất nhập khẩu. Ví dụ: giấy báo hàng đến, packing list, hợp đồng, hóa đơn, vận đơn, v.v.

Đi vào cụ thể hơn thì vị trí công việc này còn chia ra làm nhiều mảng. Ở mỗi mảng tương ứng thì mô tả công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu sẽ có sự khác biệt nhất định. Có thể liệt kê một số mảng chính sau:

• Chứng từ hàng sea xuất/nhập
• Chứng từ khai báo, thủ tục hải quan
• Chứng từ hàng air xuất/nhập
• Chứng từ thanh toán quốc tế
• Chứng từ cước – logistics

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu làm việc ở đâu?

Các doanh nghiệp sau sẽ thường là nơi có tuyển dụng vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu: 

• Công ty Forwarder, dịch vụ giao nhận vận tải logistics.
• Các hãng tàu, hãng vận tải dịch vụ lớn.
• Công ty xuất nhập khẩu.

Những thách thức mà nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu phải đối mặt

Là một nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu, bạn sẽ gặp phải rất nhiều những thách thức. Hãy tìm hiểu và chuẩn bị sẵn sàng nếu bạn muốn ứng tuyển vào vị trí này nhé:

• Công việc của bạn chủ yếu làm trên các loại chứng từ. Do vậy, bạn cần luôn cẩn thận để đảm bảo tính chính xác.
• Áp lực công việc cao do thường xuyên phải đối mặt với các tình huống phát sinh bất ngờ, cần xử lý gấp. Bạn cần phải có khả năng sắp xếp công việc và cân đối thời gian vô cùng tốt.
• Đối mặt với số lượng đầu công việc lớn. Do đặc thù của nghề xuất nhập khẩu khá phức tạp và có nhiều khâu trong giải quyết tình huống vận tải và lưu chuyển hàng hóa.
• Các tình huống vận tải vô cùng đa dạng và luôn có sự phát sinh bất ngờ. Cho nên, bạn cần hiểu rõ bản chất của quy trình và linh hoạt theo tình huống.  

Đọc thêm: Công ty dịch vụ forwarder là gì?

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là làm gì? 

Công việc đối với hàng nhập khẩu

Đối với hàng nhập khẩu, bạn sẽ phải làm việc song song với cả đối tác tại nước ngoài, hãng tàu và khách hàng.

• Khi xử lý một lô hàng, bạn cần phải làm việc chặt chẽ với bên đối tác tại nước ngoài và khách hàng để nắm tiến trình đóng chuyển hàng. Các thông tin trên chứng từ đảm bảo không có trục trặc và sai sót.
• Khai E-manifest: Khi tàu gần cập cảng, bạn có nhiệm vụ đi khai manifest với hải quan bao gồm loại hàng, số lượng, v.v. Các thông tin này phải đúng với thông tin trong mọi chứng từ liên quan đến lô hàng.
• Khi hàng đến cảng hoặc sân bay, bạn cần phát hành thông báo hàng đến (A/N), lệnh giao hàng (D/O) hoặc tiến hành ủy quyền đề khách hàng thuận lợi trong việc lấy hàng.
• Kiểm tra và theo dõi cho đến khi quá trình thanh toán với đầu nước ngoài hoàn tất.

Công việc đối với hàng xuất khẩu

Với hàng xuất khẩu, công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu sẽ nhẹ nhàng hơn khi chỉ cần phải làm việc với khách hàng và hãng vận chuyển.

• Liên hệ với hãng tàu hoặc hãng hàng không để đặt chỗ cho lô hàng (booking).
• Kiểm tra và liên hệ với các bộ phận liên quan trong quá trình làm hải quan và bốc dỡ hàng để tránh các tình huống không mong muốn như rớt hàng, nhỡ chuyến, v.v.
• Làm vận đơn (bill) cho lô hàng. Lưu ý, bạn phải đảm bảo thông tin chính xác và thể hiện đầy đủ nội dung yêu cầu.
• Giám sát quá trình vận chuyển của lô hàng để kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh. 

Một số công việc cơ bản khác

Ngoài ra, nhân viên chứng từ logistics đôi khi sẽ đảm nhận thêm một số công việc khác theo yêu cầu của doanh nghiệp như:

• Tìm kiếm và mở rộng các đối tác ở nước ngoài để tìm mức giá tốt nhất.
• Soạn thảo hợp đồng ngoại thương (contract), soạn thảo hóa đơn thương mại (invoice), đơn đặt hàng (PO), bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing list), lệnh giao hàng (D/O), v.v.
• Chuẩn bị chứng từ, bộ hồ sơ liên quan đến hàng hóa như làm giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ hàng hóa (C/O), lấy mẫu kiểm định từ các cơ quan chức năng với nhóm hàng hóa đặc biệt. 
• Làm các hợp đồng khác như thuê container, bãi, kiểm soát các loại phí như phí lưu container tại cảng hoặc kho riêng của khách (DEM/DET), phí vệ sinh, vận chuyển container, v.v.
• Chuẩn bị chứng từ theo hình thức: thư tín dụng (L/C), chuyển tiền bằng điện (Telegraphic transfer – T/T), trao đổi qua chứng từ (D/A), trả tiền ngay khi chứng từ được xuất trình (D/P), v.v. cho các hợp đồng thanh toán quốc tế.
• Sắp xếp và lưu trữ khoa học các bộ chứng từ, văn bản có liên quan đến vấn đề xuất nhập khẩu.

Đọc thêm: Nhân Viên Xuất Nhập Khẩu Là Gì? Công Việc Và Mức Lương

Lương thưởng và con đường sự nghiệp

Mức lương hấp dẫn của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Hiện nay, mức lương dành cho nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu trên thị trường vào khoảng 5-8 triệu đồng/tháng đối với nhân viên mới, chưa có kinh nghiệm.

Ở vị trí nhân viên có kinh nghiệm, mức lương khoảng 7-15 triệu đồng/tháng.

Với cấp bậc quản lý hoặc giám đốc, mức lương sẽ cao hơn và nằm ở mức trung bình khoảng từ 22,5 triệu đồng/tháng.

Con đường sự nghiệp của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Có một sự thật là nếu chỉ xét riêng vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu thì cơ hội thăng tiến là rất thấp. Vì đây là vị trí mà mỗi công ty chỉ cần một vài người, không cần thành lập một bộ phận riêng biệt.

Vậy nên, công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu sẽ thiên về ổn định hơn là thăng tiến. Tuy nhiên, nếu đây là công việc bạn đang nhắm đến thì cũng đừng lo. Bạn vẫn có thể có những lộ trình sự nghiệp trong ngành xuất nhập khẩu từ vị trí này. 

Cụ thể, bạn có thể từ nhân viên bình thường đảm nhiệm việc chuẩn bị và quản lý giấy tờ, chứng từ.

Sau khi tích lũy kiến thức, kinh nghiệm, bạn sẽ thăng tiến nhiều vị trí khác nhau như: Quản lý, nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu, nhân viên quản hệ quốc tế, v.v.

Kỹ năng cần có ở nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu chuyên nghiệp

Vậy, sau khi đã hiểu rõ nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là làm gì, cũng như các thông tin về công việc, bạn cũng nên tìm hiểu những kỹ năng cần có để có thể trở thành một nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu chuyên nghiệp.

Đầu tiên, đó là kiến thức

Mọi ngành nghề đều yêu cầu kiến thức chuyên môn và vị trí này cũng vậy. Những kiến thức bạn cần trang bị đó là kiến thức về ngoại thương, kiến thức về logistic, kiến thức về kinh tế và pháp luật hiện hành.

Dĩ nhiên, các nhà tuyển dụng cũng sẽ không yêu cầu bạn sẽ phải có kiến thức uyên bác về lĩnh vực này. Khi vào làm việc bạn sẽ được đào tạo thêm, nhưng chí ít hãy tìm hiểu để biết được những điều căn bản nhất nhé.

Thứ hai, kỹ năng

Đối với công việc nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu, bạn cần có kỹ năng về soạn thảo chứng từ, kỹ năng sử dụng thành thạo các phần mềm tin học văn phòng.

Ngoài ra bạn cũng nên rèn giũa kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán và kỹ năng phân tích hệ thống. Đây đều là những kỹ năng mà bất kỳ nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu nào cũng sẽ cần đến đấy.

Có một nhắn nhủ nhỏ cho bạn đấy!

Có rất nhiều bạn trẻ lo ngại về trình độ tiếng Anh. Họ nghĩ rằng làm trong ngành xuất nhập khẩu thì tiếng Anh phải cao siêu lắm. Nhưng thực tế, bạn chỉ cần có khả năng đọc hiểu những văn bản giấy tờ cố định và giao tiếp cơ bản là đủ rồi.

Tất nhiên, bạn càng giỏi thì công việc càng thuận lợi. Nhưng cũng đừng vì chút thiếu sót mà ngần ngại nhé!

Thứ ba, thái độ với công việc

Đây là công việc liên quan đến giấy tờ và các sai sót nhỏ cũng sẽ phải trả giá bằng tiền. Cho nên, bạn cần phải có sự cẩn trọng và tỉ mỉ trong công việc.

Ngoài ra, các công việc liên quan đến giấy tờ và chứng từ nói chung đều sẽ nhanh khiến bạn cảm thấy nhàm chán do liên tục lặp lại các quy trình.

Hãy giữ lòng yêu nghề và quyết tâm nâng cao bản thân, rồi bạn sẽ được nhận lại những gì xứng đáng thôi.

Lời kết

Khi bạn đọc đến đây, Glints hy vọng rằng những điều bạn còn băn khoăn về nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là làm gì hay các thông tin khác liên quan đến vị trí này đã được giải đáp phần nào.

Cũng đừng quên, chúng mình luôn có sẵn hàng trăm vị trí nhân viên chứng từ logistics được cập nhật mỗi ngày đang chờ đợi bạn đến ứng tuyển đấy!

Hẹn bạn trên đỉnh thành công!