Kẻ Thù Số 1 Của Năng Suất Chính Là Các Cuộc Họp Kém Hiệu Quả (Theo Microsoft)

Ngày đăng: 20/05/2023 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 30/09/2023

Báo cáo Work Trend Index 2023 của Microsoft cho thấy rằng, 68% nhân sự không có thời gian để tập trung mà không bị gián đoạn trong suốt giờ làm việc của họ. 

Họp nhiều và không hiệu quả đang làm giảm năng suất và sự sáng tạo của nhân viên

Mới đây, Microsoft đã xuất bản báo cáo Work Trend Index 2023. Báo cáo được thực hiện bởi công ty nghiên cứu độc lập Edelman Data x Intelligence, với sự tham gia khảo sát của 31.000 nhân sự làm việc toàn thời gian hoặc tự làm chủ trên 31 thị trường trong khoảng thời gian từ ngày 1 tháng 2 năm 2023 đến ngày 14 tháng 3 năm 2023.

Theo đó, 5 nguyên nhân hàng đầu cản trở năng suất làm việc lần lượt là: các cuộc họp kém hiệu quả, thiếu mục tiêu rõ ràng, có quá nhiều cuộc họp, không có cảm hứng, khó khăn trong tìm kiếm thông tin cần thiết. 

Dữ liệu được đưa ra cho thấy một nhu cầu cấp thiết về việc làm cho các cuộc họp hiệu quả hơn vì chúng ảnh hưởng lớn nhất đến năng suất làm việc. Theo sau ở vị trí thứ ba cũng liên quan đến “họp hành” chính là việc có quá nhiều cuộc họp. 

Hầu hết mọi người (58%) đều cho rằng rất khó để có thể brainstorm trong một cuộc họp online hoặc bắt kịp nếu họ vào muộn (57%). Các bước kết thúc cuộc họp cũng không rõ ràng và việc tóm tắt những gì xảy ra trong cuộc họp cũng không đơn giản. Kể từ tháng 2 năm 2020, số lượng cuộc họp và cuộc gọi mà mọi người tham gia đã tăng gấp 3 lần. 

Với sự trợ giúp của AI, các cuộc họp sẽ trở nên dễ dàng hơn. 

AI giúp giảm khối lượng công việc, tăng năng suất và sự sáng tạo cho con người

Giữa những lo lắng về việc AI sẽ thay thế con người, dữ liệu từ cuộc khảo sát đã mang đến một bất ngờ: Trong khi 49% lo lắng rằng sẽ bị Ai thay thế thì có đến 70% nhân sự sẵn sàng giao nhiều việc hơn cho AI để giảm bớt khối lượng công việc của họ. 

Tác giả và nhà Tâm lý học tổ chức Adam Grant cho biết: “Thật thú vị khi mọi người hào hứng với việc AI sẽ giải cứu họ khỏi tình trạng burnout hơn là lo lắng sẽ bị nó thay thế.” Hoá ra mọi người đang tìm kiếm sự trợ giúp từ AI cho hầu hết mọi khía cạnh trong công việc của họ. 

Điều này trái ngược hoàn toàn với lo ngại về dự đoán sẽ có khoảng 300 triệu lao động có nguy cơ mất việc làm do tác động của AI.

Báo cáo chỉ ra rằng 76% nhân sự sẽ thấy thoải mái khi sử dụng AI trong các công việc quản trị, 79% sử dụng AI vào việc phân tích và 73% thì thích làm công việc sáng tạo với AI. 

Nhiều người cũng dùng AI để giúp họ tìm đúng thông tin và câu trả lời cần thiết (86%), tóm tắt các cuộc họp, hành động cần thực hiện (80%), và lên kế hoạch cho một ngày (77%). 

Không dừng lại ở đó, AI còn giúp nhân sự cải thiện khả năng sáng tạo. 

Nhiều người tin rằng AI có thể giúp họ nâng cao năng lực sáng tạo thông qua việc hình thành ý tưởng (76%) và chỉnh sửa các bản thảo (75%). Càng mày mò và hiểu về AI, họ càng thấy được tiềm năng của AI trong quá trình cải tiến công việc của họ. 87% nhân sự làm trong mảng sáng tạo cho biết họ cảm thấy thoải mái khi sử dụng AI trong các khía cạnh sáng tạo của công việc. 

Khi được hỏi về giá trị lớn nhất mà AI mang lại, phần lớn các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đều nói rằng nó giúp tăng năng suất hơn là việc giảm số lượng nhân viên. 

Trang bị cho mình những “năng khiếu” mới để làm việc với AI là những gì nhân sự cần làm

Với những gì AI có thể mang lại, con người cũng cần thay đổi để thích nghi. Một cách làm việc mới nên được hình thành và áp dụng để nhân sự tận dụng tối đa lợi ích mà AI mang lại. 

Những kỹ năng cần thiết được xếp lần lượt: 

• Phán đoán trên cơ sở phân tích (Analytical judgment) 
• Flexibility (Linh hoạt) 
• Emotional Intelligence (Trí tuệ cảm xúc)
• Creative evaluation (Đánh giá sáng tạo) 
• Intellectual curiosity (Sự tò mò thông minh) 
• Bias detection and handling (Phát hiện và xử lý sai lệch)
• AI delegations (prompts) (Viết prompts) 

Các nhà lãnh đạo cho biết điều quan trọng là nhân viên biết khi nào nên tận dụng AI, biết cách viết prompts, đánh giá các sản phẩm sáng tạo của AI và kiểm tra tính thiên vị của chúng. 

AI đang định hình lại cách chúng ta làm việc. Sự cộng tác giữa con người và AI sẽ là bước tiếp theo trong mô hình chuyển đổi công việc. Và khả năng làm việc liên tục với AI chính là kỹ năng chủ chốt cho mỗi nhân viên. 

Học tập không theo kịp tốc độ của công việc. 60% nhân sự nói rằng họ không có đủ khả năng để hoàn thành hết công việc. 

Đừng lo lắng vì AI sẽ mở ra một con đường mới cho việc học. Để làm được điều này và đạt được thành công, lãnh đạo mỗi doanh nghiệp cần tạo điều kiện để nhân viên được làm việc trong một tương lai được tiếp sức bởi AI, mà hiện tại là Chat GPT, Notion AI, v.v.

Theo Microsoft

News

Có thể bạn cũng thích