Bảng Phân Tích Công Việc Và Vai Trò Trong Quản Lý Nhân Sự

Ngày đăng: 03/09/2022 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 03/09/2022

Một trong những công việc đầu tiên cần phải biết đối với mọi nhà quản trị nhân sự đó là phân tích công việc. Để tuyển dụng các vị trí phù hợp với năng lực của các ứng viên, nhà quản trị phải sử dụng bảng phân tích công việc và hiểu được vai trò của nó trong quá trình quản lý nhân sự.

Vậy bảng phân tích công việc là gì? Cùng Glints đi vào chi tiết, cụ thể hơn ở những nội dung dưới đây.

Bảng phân tích công việc là gì?

Bảng phân tích công việc (hay còn gọi với tên tiếng Anh là Job Analytical) là quá trình thu thập và phân tích thông tin về nội dung và các yêu cầu của nhân sự đối với công việc, cũng như bối cảnh mà công việc được thực hiện.

Quá trình này được sử dụng để xác định các trách nhiệm và quyền hạn khi thực hiện công việc cũng như những kỹ năng, phẩm chất cần có ở mỗi nhân viên.

Việc ra quyết định trong lĩnh vực này được thực hiện bởi các đơn vị và Bộ phận Nhân sự. Các quy trình phê duyệt nội bộ cụ thể sẽ do lãnh đạo tổ chức của đơn vị quyết định. 

Mục đích lớn nhất khi sử dụng Job Analytical là hướng dẫn cách thức để xác định chức năng và nhiệm vụ của các công việc, nhắm tới các đối tượng nên được tuyển dụng hay bố trí để tham gia thực hiện công việc sao cho tối ưu và hiệu quả nhất.

Bảng phân tích công việc là một công cụ hữu ích cho các doanh nghiệp, tổ chức mới thành lập hay đang cần cải tổ hoặc cần thay đổi cơ cấu hoạt động tổ chức, tinh giản biên chế, v.v. nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. 

Đọc thêm: Kỹ Năng Báo Cáo Công Việc Cho Sếp Không Thể Bỏ Qua

Vai trò của phân tích công việc

Bảng phân tích công việc công việc có vai trò rất quan trọng đối với các nhà quản lý cũng như với người lao động, cụ thể như sau:

Đối với nhà tuyển dụng và người quản lý

Bảng phân tích công việc giúp chỉ ra những vấn đề liên quan cụ thể đến bản chất của mỗi một công việc, giúp nâng cao trình độ của người quản lý khi đưa ra quyết định, thông qua những hoạt động như nghiên cứu, tìm hiểu thông tin rõ ràng cụ thể để có thể chọn lựa, tuyển dụng hoặc đề bạt, đưa ra mức thù lao, v.v. một cách minh bạch, nhất quán, tránh được trạng thái mơ hồ, thiếu rõ ràng.

Bên cạnh đó, bảng phân tích công việc còn giúp nhà quản trị xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan, những kỹ năng, kiến thức cần có để hoàn thành xuất sắc các đầu đặt ra.

Ngoài ra, nó xác định được mức độ, tính chất sự việc và mức độ khả thi của công việc, qua đó góp phần đưa ra những phương pháp giải quyết, cách xử lý những sự cố phát sinh và đưa ra chính sách khen thưởng dành cho người lao động một cách đúng đắn.

Job Analytical có thể chỉ rõ điều kiện tiến hành công việc sao cho hiệu quả nhất, nhờ vậy giúp tiết kiệm quỹ thời gian, nhân lực và chi phí cho doanh nghiệp.

Thêm vào đó, giúp xác định nhu cầu đào tạo nhân sự và lập kế hoạch đào tạo hay kế hoạch bổ nhiệm, thuyên chuyển công tác cho một số nhân viên.

Đối với bản thân nhân viên

Không chỉ với các nhà tuyển dụng và quản lý mà bảng phân tích công việc còn hỗ trợ cho các nhân viên trong quá trình làm việc, ví dụ như giúp họ biết được bản thân phù hợp với công việc nào để ứng tuyển và đem tới những đề xuất về mức lương thưởng phù hợp với họ.

Khi nắm rõ nội dung công việc và nắm được các nhiệm vụ, những việc cần làm thì quá trình làm việc sẽ suôn sẻ và linh hoạt, hiệu quả hơn.

Bảng phân tích công việc tạo ra sự phối hợp chặt chẽ và thống nhất giữa nhân viên với các đồng nghiệp, kể cả cấp trên của mình.

Bảng phân tích công việc gồm những nội dung gì? 

Để khiến công việc trở nên có hiệu quả cao nhất, bảng phân tích công việc sẽ gồm những nội dung sau đây:

• Tình hình thực hiện công việc: các cơ sở thực hiện nhiệm vụ, thời gian hoạt động, thời gian hoàn tất công việc, phương pháp làm việc, v.v.

• Các yêu cầu về nhân sự: tiêu chuẩn về số lượng và chất lượng nhân viên thực hiện công việc cũng như học vấn, kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, kinh nghiệm, giới tính, v.v.

• Những máy móc, công cụ và trang thiết bị hỗ trợ giúp công việc đạt hiệu quả cao.

• Tiêu chuẩn về thực hiện công việc: khoảng thời gian dự trù, năng suất, v.v. nhằm đánh giá tiến độ công việc của các nhân viên.

• Điều kiện làm việc: theo dõi và kiểm tra sức khỏe thể chất lẫn tinh thần của nhân viên, điều kiện của môi trường làm việc, chế độ lương thưởng, phụ cấp, đồng phục, v.v.

Quy trình làm bảng phân tích công việc

Các bước nằm trong quy trình làm bảng phân tích công việc đó là:

Bước 1: Xác định mục đích sử dụng

Đây là bước đầu tiên cần phải làm bởi khi và chỉ khi đã xác định được mục tiêu, mục đích sử dụng rõ ràng thì chúng ta mới có thể tìm ra các phương pháp thu thập thông tin, dữ liệu.

Bước 2: Thu thập thông tin

Thu thập các thông tin cơ bản của công ty dựa theo cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản thuộc mục đích, yêu cầu, chức năng và quyền hạn của các phòng ban hay của cả công ty và quy trình thực hiện công việc, bản mô tả công việc, v.v.

Bước 3: Chọn lọc các vị trí đặc trưng 

Chọn lọc những vị trí then chốt và các vị trí đặc trưng để thực hiện phân tích công việc, qua đó giúp giảm được thời gian và tiết kiệm công sức.

Đây là một bước quan trọng trong quy trình lập bảng phân tích công việc.

Bước 4: Phân tích công việc

Sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để thực hiện phân tích công việc dựa vào các yêu cầu về khả năng chính xác và mức độ chi tiết của các thông tin cần thu thập.

Tùy theo loại hình công việc và khả năng tài chính của doanh nghiệp đó có thể sử dụng một hoặc nhiều phương pháp thu thập thông tin để phân tích các công việc chẳng hạn như phỏng vấn, đặt câu hỏi và quan sát.

Bước 5: Kiểm tra lại thông tin 

Để giúp nhận được sự đồng tình của các đương sự về tính hợp lý của bảng phân tích công việc, họ là những người có quyền xét duyệt lại các công việc mà chính họ đã thực hiện, hãy cùng các nhân viên tiến hành việc kiểm tra lại thông tin đã thu thập được.  

Bước 6: Viết bản phân tích công việc

Bước cuối cùng là viết bản phân tích công việc, kiểm tra lại độ chính xác về các thông tin bên trong nó qua các nhân sự thực hiện công việc và các lãnh đạo cũng có trách nhiệm giám sát trong quá trình thực hiện công việc này.

Đọc thêm: Hướng Dẫn Viết Mẫu Báo Cáo Tuyển Dụng Nhân Sự Chi Tiết Nhất

Phân biệt Bảng phân tích công việc và Bản mô tả công việc

Bảng phân tích công việc và bản mô tả công việc là hai khái niệm có sự liên quan chặt chẽ với nhau, có ảnh hưởng lớn đến hoạt động hoạch định nhân lực. Bản mô tả công việc chính là cơ sở để tạo nên bản phân tích công việc.

Lời kết

Mong rằng bài viết đã giúp bạn hiểu được tính chất của bảng phân tích công việc và vai trò của nó trong việc quản lý nhân sự tại các công ty. Đừng quên truy cập vào Glints để nhận thêm nhiều thông tin bổ ích và tìm cho mình những cơ hội việc làm nhé!