Office Boy (OB): Definisi, Tanggung Jawab, Skill Wajib, dan Gaji

Office boy atau OB adalah seorang profesional yang bertanggung jawab untuk tugas-tugas kantor yang bersifat umum dan non-spesifik.

Contoh perannya seperti:

• membersihkan ruangan kantor/meeting
• menyuguhkan minuman pada tamu
• menyusun dan menyimpan dokumen
• mengantarkan surat
• menyebarkan pengumuman atau informasi penting

Tanggung Jawab Office Boy

Dikutip dari Career Descriptions, berikut beberapa tugas dan tanggung jawab seorang office boy:

• Membantu menyebarkan informasi melalui telepon, speaker, situs web, hingga email.
• Mengatur dan menyimpan data atau berkas, baik secara yang berbentuk elektronik atau fisik.
• Menjawab panggilan masuk, serta menerima dan menyampaikan pesan.
• Menyapa, memberikan informasi, dan mengarahkan klien ke tujuan yang benar.
• Memantau penggunaan peralatan dan perlengkapan di dalam kantor.
• Menyiapkan dan membersikan ruang untuk rapat.
• Membantu menjawab pertanyaan atau permintaan dari pengunjung dan karyawan.
• Mengkoordinasikan pemeliharaan dan perbaikan peralatan kantor.
• Saling bekerja sama dengan staf lainnya dalam berbagai tugas kantor.
• Mengumpulkan dan mendistribusikan kurir atau paket di antara karyawan/klien.
• Memperbarui kalender jadwal pertemuan, jika diperlukan.
• Melatih karyawan baru mengenai tugas-tugas administrasi kantor, jika diperlukan.
• Menjaga interaksi yang baik dan lingkungan yang bersahabat di kantor.
• Menangani perbaikan jika terjadi masalah dengan fasilitas kantor, seperti AC dan listrik, dengan bantuan pihak pengelola gedung atau teknisi terkait.

Skill Wajib Office Boy

Sebagai profesi yang tugas sehari-harinya berkaitan dengan administrasi kantor, berikut adalah beberapa keterampilan yang diperlukan untuk menjadi seorang office boy: 

1. Keterampilan komunikasi

Salah satu keterampilan terpenting yang harus dimiliki office boy adalah kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik dengan rekan kerja, klien, dan manajer.

Dalam kegiatan sehari-harinya, posisi ini akan sering bertugas menjawab telepon, menerima pesan, dan menjadi sumber kontak untuk berbagai klien.

Tak hanya itu, office boy juga akan mengetik dan mengirim email atau membuat catatan rapat.

Maka, keterampilan komunikasi, baik tertulis dan verbal penting dikuasai, agar dapat menyampaikan informasi dengan jelas, ringkas, dan dengan nada yang profesional.

2. Keterampilan komputer

Memiliki pemahaman dasar penggunaan berbagai program komputer merupaka keterampilan dasar yang diperlukan hampir pada semua jenis pekerjaan.

Untuk office boy, pemahaman ini akan membantu dalam mengolah kata, spreadsheet, atau menyusun presentasi untuk rapat, jika diperlukan.

3. Keterampilan organisasi

Seorang office boy mungkin akan dituntut mengerjakan beberapa tugas sekaligus. Sehingga kemampuan mengatur hari dan tugas secara efektif sangat diperlukan.

4. Manajemen waktu

Memiliki keterampilan manajemen waktu sangat berguna dalam profesi ini karena banyaknya tugas yang harus diselesaikan setiap hari.

Membuat daftar prioritas tugas menggunakan komputer juga dapat membantu memastikan tak ada tugas yang terlewat, selesai tepat waktu, dan meminimalisir stres.

5. Problem solving/memecahkan masalah

OB merupakan seorang front liner yang akan pertama kali dijumpai klien yang memiliki berbagai pertanyaan.

Maka, kemampuan menanggapi pertanyaan dari orang lain, mengatur pertemuan, mengoordinasikan rapat, dan tugas-tugas lain yang serupa.

6. Berorientasi pada detail

Dalam peran sebagai OB, memperhatikan detail adalah keterampilan penting untuk memastikan tiap pekerjaan dilakukan dengan akurat dan minim dari kesalahan.

Terutama saat harus menerima dan menyampaikan pesan dari seseorang, atau saat mengerjakan arsip dan olah data.

7. Keterampilan perencanaan

Seorang office boy mungkin akan diminta untuk merencanakan kegiatan sehari-hari, misal, mengatur pertemuan atau membuat perubahan pada kalender sesuai kebutuhan klien atau atasan.

Memiliki kemampuan mengatur rencana yang efektif akan memastikan posisi ini tidak membebani atasan atau klien dengan janji yang tumpang tindih.

8. Cerdik

Tugas seorang office boy dapat berubah kapan saja, maka penting untuk tidak hanya fleksibel tetapi juga banyak akal.

Penting untuk memiliki pemikiran kreatif dalam menghadapi berbagai tugas atau menyelesaikan masalah yang mungkin timbul dalam waktu bersamaan.

Gaji Office Boy

Dikutip dari Indeed, rata-rata gaji seorang office boy adalah Rp3.400.000 per bulan.

Meski begitu, besaran tersebut tergantung di mana daerah kantormu berada. Tingkat pengalaman dan skill yang dimiliki juga memengaruhi besaran gaji yang didapatkan.

Demikian informasi dari Glints mengenai office boy, dari definisi, tanggung jawab, skill yang wajib dimiliki, hingga besaran gajinya.

Sudah yakin ingin memulai karier di bidang ini? Kalau kamu masih mau pertimbangkan pilihan karier lain, yuk, baca artikel lainnya yang ada di Glints Blog!

Ada kategori khusus yang membahas profil profesi di berbagai bidang, mulai dari sales, F&B, admin dan jasa, dan masih banyak lagi.

Cocok untuk kamu yang memang masih menimbang-nimbang mau fokus berkarier di bidang apa.

Tertarik? Klik link ini sekarang untuk baca artikelnya!