Trợ Lý Phòng LAB

I. Mục đích vị trí:

• Hỗ trợ điều phối các hoạt động của Phòng Lab và các dự án ISO, đảm bảo thông tin, hồ sơ, tiến độ công việc được theo dõi đầy đủ, chính xác và đúng kế hoạch.
• Hỗ trợ Trưởng phòng trong công tác quản trị dữ liệu, báo cáo, đối ngoại và điều phối liên phòng ban nhằm nâng cao hiệu quả vận hành, đáp ứng các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng và hoạt động phòng Lab.

II. Mô tả công việc:

1. Điều phối hoạt động và quản trị dự án ISO/Lab

• Điều phối luồng thông tin, tài liệu và theo dõi tiến độ công việc giữa các bộ phận liên quan trong các dự án ISO và hoạt động của phòng Lab.
• Theo dõi tiến độ xử lý mẫu, các đầu việc liên phòng ban và việc thực hiện các hành động sau các cuộc họp chuyên môn.
• Cập nhật, chuẩn hóa và quản lý hệ thống quy trình, biểu mẫu, tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng ISO.
• Theo dõi việc thực hiện các yêu cầu tuân thủ ISO, lịch hiệu chuẩn, bảo trì, sửa chữa thiết bị và các công việc liên quan đến an toàn phòng Lab

2. Hỗ trợ đối ngoại và mua sắm

• Phối hợp làm việc với khách hàng, đối tác, tổ chức chứng nhận và cơ quan quản lý nhà nước theo phân công của Trưởng phòng.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, báo giá, hợp đồng, hồ sơ kiểm định, thử nghiệm và các tài liệu phục vụ công tác đối ngoại hoặc trình ký.
• Theo dõi quá trình mua sắm vật tư, hóa chất, thiết bị phòng Lab; phối hợp với các bộ phận liên quan và nhà cung cấp để đảm bảo tiến độ và chất lượng.
• Sắp xếp lịch làm việc, chuẩn bị tài liệu và hỗ trợ tổ chức các buổi làm việc với khách hàng, đối tác và chuyên gia.

3. Quản trị dữ liệu và báo cáo

• Tổng hợp và xây dựng các báo cáo quản trị về KPI, tiến độ dự án ISO, dữ liệu vận hành phòng Lab và chất lượng dịch vụ.
• Cập nhật và quản lý dữ liệu trên hệ thống ERP/Odoo, Power BI hoặc các hệ thống quản trị dữ liệu của công ty.
• Theo dõi dữ liệu kho vật tư, hóa chất, tình trạng sử dụng thiết bị và các chỉ số vận hành của phòng Lab.
• Tổng hợp dữ liệu KPI, chấm công, đánh giá hiệu quả công việc của nhân sự phòng Lab theo yêu cầu.
• Chuẩn bị slide, tài liệu điều hành và báo cáo phục vụ các cuộc họp của Trưởng phòng.

4. Hành chính & Hỗ trợ vận hành

• Quản lý lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác của Trưởng phòng và các hoạt động điều phối của phòng Lab.
• Quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, chứng từ theo quy định của hệ thống ISO và quy định của công ty.
• Hỗ trợ biên soạn tài liệu đào tạo, tài liệu hướng dẫn và cập nhật các quy trình phục vụ công tác hội nhập và đào tạo nội bộ.
• Thực hiện các công việc hành chính khác theo phân công của Trưởng phòng.

III. Yêu cầu công việc:

1. Học vấn & Kinh nghiệm:

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản lý Chất lượng, Hóa học, Sinh học, Công nghệ, Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành liên quan.
• Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm ở vị trí điều phối, quản trị dự án, trợ lý hoặc các vị trí tương đương.
• Ưu tiên ứng viên đã từng trực tiếp tham gia hoặc triển khai các dự án ISO 9001 hoặc các hệ thống quản lý chất lượng.
• Có kinh nghiệm làm việc với hệ thống dữ liệu báo cáo (ERP/BI) hoặc mảng dịch vụ khách hàng là một lợi thế.

2. Kiến thức:

• Có nền tảng kỹ thuật tốt, am hiểu về vận hành phòng Lab, hóa chất và an toàn phòng Lab.
• Hiểu biết vững chắc về hệ thống quản lý chất lượng (ISO), hồ sơ chứng nhận và quy trình phối hợp liên phòng ban.
• Nắm rõ các nguyên tắc quản lý dữ liệu, báo cáo quản trị và nghiệp vụ mua hàng.

3. Kỹ Năng:

• Năng lực lập kế hoạch, quản trị dự án và theo dõi công việc xuất sắc.
• Kỹ năng đàm phán, thương lượng và quản lý nhà cung cấp hiệu quả.
• Thành thạo MS Office; có khả năng ứng dụng Power Query, Power BI và ERP/Odoo trong việc phân tích và xử lý dữ liệu.
• Tiếng Anh đạt trình độ C trở lên (Nghe - Nói - Đọc - Viết thành thạo).
• Khả năng giao tiếp, trao đổi công việc linh hoạt với khách hàng và đối tác nước ngoài.
• Kỹ năng đọc hiểu, rà soát và xử lý các tài liệu chuyên môn, tài liệu ISO/Lab bằng tiếng Anh.
• Kỹ năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc và xử lý đa nhiệm hiệu quả.

4. Thái độ/ Tố chất:

• Có tư duy logic, hệ thống và khả năng tổ chức công việc tốt.
• Chủ động, trách nhiệm và kiên trì theo đuổi công việc đến khi hoàn thành.
• Cẩn thận, chính xác và có ý thức bảo mật thông tin.
• Có tinh thần học hỏi, cầu tiến và sẵn sàng thích ứng với sự thay đổi.
• Có khả năng làm việc dưới áp lực và phối hợp hiệu quả trong môi trường đa phòng ban.
  

D. PHÚC LỢI CÔNG VIỆC:

• Thu nhập cạnh tranh: Mức lương hấp dẫn; đánh giá hiệu suất 6 tháng/lần; lộ trình thăng tiến rõ ràng; lương tháng 13; thưởng lễ và thưởng theo kết quả kinh doanh & thành tích cá nhân.
• Bảo hiểm & phúc lợi: Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định pháp luật (mức đóng dựa trên 70–80% tổng thu nhập).
• Đào tạo & phát triển: Cơ hội làm việc và học hỏi trực tiếp từ Ban lãnh đạo, mở rộng mối quan hệ trong ngành; tham gia các dự án chuyển đổi số và ERP; đào tạo và phát triển kỹ năng liên tục.
• Văn hóa doanh nghiệp: Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, chuyên nghiệp; quản lý và Ban Giám đốc luôn hỗ trợ và đồng hành.
• Hoạt động gắn kết: Du lịch công ty hằng năm, team building, hoạt động thiện nguyện, sự kiện nội bộ và Year End Party.

E. THÔNG TIN CÔNG TY:

• Thời gian làm việc: Thứ 2 đến Thứ 6 (từ 8h đến 17h30) và sáng Thứ 7 (từ 8h đến 12h)
• Địa chỉ công ty: Lầu 4, Viện Công Nghệ Cao Hutech, Đường D1, Khu Công Nghệ Cao, Phường Long Thạnh Mỹ, Quận 9, TP.Thủ Đức, TP. HCM