Job description for Staff General Affairs at Artifex Global Teknik
PT Artifex Global Teknik membuka kesempatan untuk posisi Staff General Affair bagi kandidat yang memiliki pengalaman di bidang General Affair/GA dan terbiasa menangani kebutuhan operasional kantor secara rapi, tertib, dan terstruktur.
Posisi ini akan berperan dalam mendukung kegiatan General Affair di lingkungan holding, termasuk pengelolaan fasilitas kantor, kebutuhan operasional harian, aset perusahaan, inventaris, vendor, pengadaan barang/jasa, serta kebutuhan administrasi GA untuk perusahaan dan anak perusahaan yang berada dalam satu area kantor.
Kami mencari kandidat yang teliti, responsif, komunikatif, memiliki inisiatif, serta mampu menangani kebutuhan operasional kantor dengan cepat, rapi, dan terdokumentasi dengan baik.
Tanggung Jawab Pekerjaan:
- Menangani kebutuhan operasional kantor harian, termasuk perlengkapan kerja, alat tulis kantor, konsumsi, kebersihan, dan kebutuhan umum lainnya.
- Melakukan pengelolaan fasilitas kantor agar lingkungan kerja tetap aman, nyaman, bersih, dan mendukung aktivitas kerja karyawan.
- Mengelola inventaris dan aset perusahaan, termasuk pencatatan, distribusi, monitoring, dan pelaporan kondisi aset.
- Melakukan koordinasi dengan vendor, supplier, building management, teknisi, jasa kebersihan, keamanan, dan pihak eksternal lainnya sesuai kebutuhan.
- Membantu proses pengadaan barang/jasa untuk kebutuhan kantor, termasuk pencarian vendor, perbandingan harga, pembelian, serta dokumentasi administrasi.
- Menangani administrasi General Affair seperti invoice, purchase request, purchase order, berita acara, tanda terima, form peminjaman aset, dan dokumen GA lainnya.
- Mendukung kebutuhan operasional beberapa perusahaan/anak perusahaan yang berada dalam satu area kantor.
- Melakukan monitoring penggunaan fasilitas kantor, ruang meeting, peralatan kerja, kendaraan operasional, dan kebutuhan pendukung lainnya.
- Membantu pengaturan kebutuhan meeting, kunjungan tamu, acara internal, perjalanan dinas, dan kegiatan operasional perusahaan.
- Menangani keluhan atau kebutuhan karyawan terkait fasilitas dan operasional kantor secara responsif.
- Menyusun laporan GA secara berkala, termasuk laporan inventaris, aset, vendor, pengadaan, biaya operasional, dan kebutuhan kantor.
- Berkoordinasi dengan atasan, user, dan pihak terkait untuk memastikan seluruh kebutuhan General Affair berjalan tertib, efisien, dan sesuai prosedur.
Kualifikasi:
- Pendidikan minimal D3/S1 Administrasi Bisnis, Manajemen, Teknik, atau jurusan relevan lainnya.
- Memiliki pengalaman minimal 2 tahun di bidang General Affair, Office Management, Building/Facility Management, Procurement Support, atau fungsi operasional kantor terkait.
- Memahami proses pengelolaan fasilitas kantor, inventaris, aset, vendor, kebutuhan operasional, serta administrasi GA.
- Terbiasa menangani kebutuhan operasional kantor secara rapi, cepat, dan terdokumentasi.
- Memiliki pengalaman bekerja dengan sistem administrasi GA yang tertib dan terstruktur.
- Pengalaman bekerja di perusahaan skala menengah/besar atau perusahaan dengan sistem operasional kantor yang sudah berjalan secara terstruktur menjadi nilai tambah.
- Mampu menggunakan Microsoft Office/Google Workspace, terutama Excel/Spreadsheet untuk rekap data, laporan, dan monitoring.
- Teliti, komunikatif, responsif, memiliki inisiatif, dan mampu menyelesaikan pekerjaan operasional secara praktis.
- Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim, serta terbiasa berkoordinasi dengan vendor, user internal, dan pihak eksternal.
