Chi tiết công việc Sales Admin tại PMAX
Mô tả công việc
1. Tiếp nhận & Kiểm tra hồ sơ
Tiếp nhận và rà soát các yêu cầu liên quan đến hồ sơ, chứng từ như hợp đồng, phụ lục, NDA, báo giá,...
Kiểm tra tính chính xác của thông tin, chữ ký, biểu mẫu và các tài liệu đính kèm.
2. Xử lý hồ sơ & Điều phối
Soạn thảo các chứng từ theo mẫu chuẩn của công ty như:
Đề nghị thanh toán (Payment Request)
Đề nghị mua hàng/Đơn đặt hàng (PR/PO)
Biên bản nghiệm thu
Phối hợp với các team kinh doanh (Pod/Trading) và các phòng ban hỗ trợ (Tài chính, Pháp lý, Mua hàng...) để hoàn tất quy trình phê duyệt đúng thời hạn.
Theo dõi tiến độ xử lý và đảm bảo không có yêu cầu bị tồn đọng.
3. Quản lý hồ sơ
Lưu trữ và quản lý tài liệu theo đúng quy định về cấu trúc thư mục và quy chuẩn đặt tên của công ty.
Đảm bảo hồ sơ được cập nhật đầy đủ và dễ dàng tra cứu.
4. Quản lý dữ liệu & Theo dõi tiến độ
Cập nhật và duy trì các file theo dõi (Master List) về:
Tình trạng hợp đồng
Hóa đơn
Tiến độ thanh toán
Các mốc thời gian quan trọng
Theo dõi và cảnh báo các hồ sơ có nguy cơ chậm tiến độ.
5. Báo cáo & Cải tiến quy trình
Cập nhật báo cáo định kỳ về tình trạng xử lý hồ sơ và các rủi ro phát sinh.
Đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình, biểu mẫu hoặc checklist nhằm nâng cao hiệu quả vận hành.
Yêu cầu công việc
Kinh nghiệm
Có từ 6 tháng – 2 năm kinh nghiệm ở các vị trí Sales Admin, Admin, Operations, Coordinator hoặc Quản lý hồ sơ/chứng từ.
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong môi trường Agency hoặc Marketing.
Kỹ năng chuyên môn
Thành thạo Google Sheets hoặc Microsoft Excel (lọc dữ liệu, Pivot Table, Data Validation,...).
Có kỹ năng quản lý, lưu trữ và kiểm soát phiên bản tài liệu tốt.
Phẩm chất cá nhân
Cẩn thận, tỉ mỉ, chú trọng đến chi tiết.
Có khả năng xử lý các công việc giấy tờ lặp lại với độ chính xác cao.
Chủ động, có tinh thần hỗ trợ và khả năng theo dõi công việc hiệu quả.
Có trách nhiệm trong việc quản lý tiến độ và thời hạn công việc.
Tính bảo mật
Có ý thức cao về tính bảo mật và đạo đức nghề nghiệp khi làm việc với hợp đồng, dữ liệu tài chính và các thông tin nhạy cảm của công ty.
PMAX-er Identification
Client Impact
Mọi hoạt động đều hướng đến việc tạo ra giá trị thực tế và tác động tích cực cho khách hàng.
Innovation
Không ngừng đổi mới và tạo ra các giải pháp hiệu quả hơn cho khách hàng, đội ngũ và xã hội.
People Development
Chủ động học hỏi, phát triển bản thân và đóng góp vào sự phát triển của đội ngũ.
Integrity
Trung thực, minh bạch và luôn hành động đúng đắn trong mọi tình huống.
Teamwork & Fun
Đề cao tinh thần hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau và xây dựng môi trường làm việc tích cực.
Extreme Ownership
Chủ động chịu trách nhiệm với công việc và kết quả, luôn hành động với tinh thần của một người chủ.
Quyền lợi
Mức lương cạnh tranh cùng thưởng theo quý, theo năm và lương tháng 13.
Thời gian làm việc linh hoạt, 4 ngày làm việc tại nhà mỗi tháng.
15 ngày phép năm hưởng lương.
Tham gia BHXH, BHYT, BHTN trên mức lương đầy đủ (đối với nhân viên chính thức).
Khám sức khỏe định kỳ và bảo hiểm sức khỏe VNI dành cho nhân viên chính thức.
Hỗ trợ chi phí laptop hoặc phụ cấp laptop theo chính sách công ty.
Cơ hội đào tạo nội bộ, phát triển nghề nghiệp và hỗ trợ ngân sách học tập bên ngoài.
Team bonding hàng quý, snack time và các hoạt động gắn kết nhân viên.
Chương trình ghi nhận thành tích, quà tặng các dịp đặc biệt (sinh nhật, năm mới,...).
Company Trip, Year End Party, Culture Day, Town Hall và nhiều hoạt động nội bộ khác.
Các chế độ phúc lợi khác theo chính sách công ty.
