Chi tiết công việc SALES ADMIN tại Beyond Creative agency
About Beyond Creative Agency
Beyond Creative Agency (BCA) là creative & marketing agency chuyên cung cấp giải pháp xây dựng thương hiệu và digital marketing cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực FMCG, retail & beauty. Với đội ngũ trẻ, năng động và môi trường làm việc linh hoạt, BCA hướng đến xây dựng một tổ chức chuyên nghiệp, gắn kết và phát triển bền vững cùng đội ngũ nhân sự chất lượng.
BCA đang tìm kiếm ứng viên SALE ADMIN EXECUTIVE cẩn thận, chủ động và có tư duy hệ thống để phụ trách công tác hành chính, quản lý chứng từ dự án và hỗ trợ hoạt động vận hành của công ty.
Trách nhiệm chính:
1, Quản lý hợp đồng và chứng từ dự án
- Soạn thảo hợp đồng, phụ lục và các văn bản liên quan theo template của công ty.
- Lập Biên bản nghiệm thu, Đề nghị thanh toán và chuẩn bị hồ sơ thanh toán theo từng giai đoạn dự án.
- Theo dõi quy trình ký kết hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán và xuất hóa đơn.
- Thực hiện hợp đồng và thủ tục thanh toán cho Freelancer, KOL/KOC, Vendor và các đối tác của công ty.
- Kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của báo giá, hợp đồng, phụ lục, nghiệm thu và chứng từ thanh toán.
- Phối hợp với Account, Kế toán và Ban Giám đốc để hoàn thiện các thủ tục liên quan.
2, Theo dõi công nợ và dòng tiền
- Cập nhật file Master theo dõi doanh thu, chi phí, dòng tiền và tình trạng thanh toán của từng dự án.
- Theo dõi các mốc tạm ứng, nghiệm thu và thanh toán theo hợp đồng.
- Chủ động nhắc và đôn đốc khách hàng thanh toán đúng hạn.
- Phối hợp với Kế toán đối soát tiền về và thực hiện thủ tục xuất hóa đơn VAT.
- Báo cáo kịp thời các khoản thanh toán trễ hạn hoặc hồ sơ còn thiếu.
- Phối hợp với bộ phận Kế toán xây dựng và cập nhật bảng theo dõi chi phí vận hành hằng tháng của công ty.
3, Quản lý dữ liệu và hồ sơ
- Lưu trữ khoa học và bảo mật toàn bộ bản cứng, bản mềm và bản scan của hợp đồng, phụ lục, báo giá, biên bản nghiệm thu, hóa đơn và chứng từ liên quan.
- Cập nhật và duy trì danh sách khách hàng – Client List.
- Cập nhật và duy trì danh sách nhà cung cấp, Freelancer và đối tác – Vendor List.
- Xây dựng, cập nhật các template, checklist và quy trình quản lý hồ sơ nhằm hạn chế sai sót.
4, Quản lý hành chính văn phòng
- Theo dõi số lượng và chủ động đề xuất mua sắm văn phòng phẩm, vật tư tiêu hao và các nhu yếu phẩm cần thiết.
- Thực hiện đặt hàng, nhận hàng, kiểm tra và cấp phát văn phòng phẩm cho nhân viên.
- Quản lý danh sách tài sản và thiết bị văn phòng như laptop, màn hình, điện thoại, máy in, máy quay và các thiết bị làm việc khác.
Yêu cầu ứng viên
- Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kế toán, Tài chính, Luật, Hành chính hoặc lĩnh vực liên quan.
- Có tối thiểu 2 năm kinh nghiệm ở vị trí Admin, Sales Admin, Contract Admin hoặc vị trí tương đương.
- Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại agency, công ty truyền thông, marketing hoặc sự kiện.
- Có kinh nghiệm xử lý hợp đồng, chứng từ thanh toán, công nợ và quản lý nhà cung cấp.
- Sử dụng tốt Microsoft Office và Google Workspace, đặc biệt là Excel/Google Sheets.
- Cẩn thận, có khả năng làm việc với số liệu và kiểm soát chi tiết tốt.
- Chủ động theo dõi, nhắc việc và hoàn thành công việc đúng thời hạn.
- Có khả năng sắp xếp công việc và phối hợp hiệu quả với nhiều phòng ban.
- Giao tiếp rõ ràng, chuyên nghiệp và khéo léo khi làm việc với khách hàng, đối tác.
- Trung thực, trách nhiệm và có ý thức bảo mật thông tin.
Mức lương
Mức lương cạnh tranh dựa trên năng lực (từ 12.000.000 - 16.000.000 VND)
Why Join Us?
- Làm việc trong môi trường creative agency trẻ, năng động và linh hoạt.
- Cơ hội phát triển lên vị trí Admin Manager hoặc Operations Manager.
- Lương tháng 13 và các chế độ phúc lợi được trao đổi theo năng lực, kinh nghiệm và chính sách của công ty.
- Được trao quyền chủ động trong công việc và đóng góp trực tiếp vào sự phát triển của tổ chức.
