Procurement

1. Perencanaan Kebutuhan (Planning)

• Mengumpulkan daftar kebutuhan barang/jasa dari setiap departemen.

• Memastikan permintaan (Purchase Request/PR) sesuai standar, spesifikasi, dan anggaran.

• Membantu menyusun rencana pembelian bulanan/quarterly agar proses pengadaan lebih

efisien.

2. Pencarian & Seleksi Vendor (Supplier Sourcing)

• Mencari vendor potensial sesuai kebutuhan (barang/jasa).

• Melakukan perbandingan vendor berdasarkan harga, kualitas, lead time, dan reputasi.

• Memastikan vendor memenuhi persyaratan legal, seperti NPWP, SIUP, PKP, dan dokumen

pendukung lainnya.

• Mengelola database vendor dan memperbarui informasi secara berkala.

3. Negosiasi Harga & Kontrak

• Bernegosiasi harga, syarat pembayaran, dan waktu pengiriman agar lebih efisien dan hemat

anggaran.

• Membuat dan meninjau Purchase Order (PO) sebelum dikirim ke vendor.

• Berkoordinasi dengan bagian legal/atasan apabila diperlukan kontrak atau perjanjian khusus.

4. Proses Pembelian (Purchasing Process)

• Mengeluarkan PO sesuai prosedur yang berlaku.

• Melakukan konfirmasi ke vendor terkait ketersediaan barang dan jadwal pengiriman.

• Memastikan barang/jasa yang dibeli sesuai spesifikasi yang diminta.

• Memantau status pesanan sampai barang diterima.

5. Koordinasi dengan Departemen Internal

• Berkomunikasi dengan gudang terkait penerimaan barang dan pemeriksaan kualitas (Quality

Check).

• Berkoordinasi dengan finance/accounting terkait invoice, pembayaran, dan verifikasi PO.

• Menyampaikan update status pengadaan kepada user atau atasan.

6. Administrasi & Dokumentasi

• Mengarsipkan PR, PO, kontrak, invoice, dan dokumen pendukung lainnya secara rapi.

• Memastikan setiap proses pengadaan terdokumentasi sesuai SOP.

• Membuat laporan bulanan terkait aktivitas pengadaan dan penghematan biaya.

7. Evaluasi Vendor (Vendor Management)

• Menilai performa vendor dari aspek ketepatan waktu, kualitas barang, dan pelayanan.• Memberikan rekomendasi vendor untuk digunakan atau dihentikan.

• Membantu mengadakan evaluasi atau audit vendor secara berkala.

8. Kontrol Kepatuhan & SOP

• Memastikan seluruh proses pengadaan mematuhi kebijakan perusahaan dan peraturan yang

berlaku.

• Mengikuti standar ISO (jika perusahaan menggunakannya) terkait dokumen procurement.

• Menghindari praktik fraud, conflict of interest, dan ketidakefisienan pembelian.

9. Tugas Tambahan

• Mengikuti meeting terkait kebutuhan proyek atau operasional.

• Membantu supervisor/manager dalam tugas ad-hoc terkait pengadaan.

• Mengusulkan perbaikan proses procurement agar lebih efektif dan efisien.