Chi tiết công việc Nhân viên hành chính (biết tiếng Trung) tại Công ty TNHH SuiShing
1. Công tác lễ tân & tiếp đón
● Phụ trách trực quầy lễ tân và đón tiếp khách hàng, đối tác,
cơ quan ban ngành, ứng viên và khách đến làm việc tại văn
phòng.
● Thực hiện đăng ký, hướng dẫn và điều phối khách đến đúng
bộ phận/người phụ trách; đảm bảo tác phong và hình ảnh
chuyên nghiệp của Công ty.
● Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu liên quan đến khách đến
làm việc, đồng thời cập nhật và lưu trữ thông tin tiếp đón.
● Hỗ trợ chuẩn bị phòng họp, phòng tiếp khách, nước uống
và các công tác hậu cần phục vụ cuộc họp, tiếp khách, sự
kiện nội bộ.
2. Công tác hành chính văn phòng
● Theo dõi và duy trì tình trạng vệ sinh, trật tự và hình ảnh
chuyên nghiệp của khu vực văn phòng.
● Quản lý văn phòng phẩm và các vật tư hành chính: nhập
kho, cấp phát, theo dõi sử dụng, kiểm kê và lập đề xuất mua
sắm khi cần.
● Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp và lưu trữ các hồ sơ, chứng
từ, văn bản hành chính; duy trì đầy đủ các file và bảng theo
dõi liên quan.
● Theo dõi và tổng hợp các chi phí hành chính, chi phí văn
phòng và các khoản chi nhỏ phát sinh.
3. Công tác hậu cần & vận hành văn phòng
● Phối hợp với Ban quản lý tòa nhà và các đơn vị cung cấp
dịch vụ liên quan đến điện, nước, internet, vệ sinh, sửa
chữa và các vấn đề cơ sở vật chất.
● Theo dõi, xử lý và báo cáo kịp thời các sự cố liên quan đến
trang thiết bị, cơ sở vật chất và môi trường làm việc.
● Quản lý việc tiếp nhận, đăng ký và phân phát thư từ, bưu
phẩm, hồ sơ và hàng hóa gửi đến văn phòng.
● Có khả năng xử lý các lỗi cơ bản của thiết bị văn phòng
như máy in, máy chiếu và các thiết bị hỗ trợ họp.
4. Thông tin & phối hợp với Tổng bộ
● Tiếp nhận các thông tin, yêu cầu và chỉ đạo từ Tổng bộ; chủ
động phối hợp với các bộ phận liên quan để triển khai và
theo dõi tiến độ.
● Soạn thảo, tổng hợp và báo cáo các thông tin hành chính,
tình hình vận hành văn phòng theo yêu cầu của cấp trên.
● Thực hiện trao đổi công việc bằng tiếng Trung với nhân sự
Tổng bộ, đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác, rõ
ràng và kịp thời.
● Tiếp nhận và phản hồi các cuộc gọi, tin nhắn, yêu cầu hành
chính từ các kênh liên lạc của Công ty; chuyển tiếp đến
đúng người phụ trách khi cần.
5. Hoạt động nội bộ & các công việc khác
● Phối hợp tổ chức các hoạt động nội bộ như team building,
sinh nhật, phúc lợi lễ Tết, hoạt động văn hóa doanh
nghiệp...
● Hỗ trợ triển khai các thông báo, quy định và chính sách của
Công ty đến nhân viên.
● Thực hiện các công việc hành chính, hậu cần và các nhiệm
vụ phát sinh khác theo sự phân công của cấp trên.
