Human Resources (HR) Operation

ABOUT THE ROLE

Kami mencari HR Operations yang bertanggung jawab dalam memastikan seluruh proses people operations berjalan secara terstruktur, akurat, dan efektif. Posisi ini akan menangani berbagai fungsi HR secara end-to-end, mulai dari recruitment, employee administration, payroll, performance management, employee relations, hingga onboarding dan offboarding. HR Operations juga berperan sebagai salah satu penghubung antara karyawan, department, dan manajemen dalam memastikan kebijakan dan proses HR dapat berjalan dengan baik.

RESPONSIBILITIES

1. Recruitment & Talent Acquisition

• Mengelola proses recruitment secara end-to-end, mulai dari manpower planning, job posting, sourcing, screening, interview, assessment, hingga offering.
• Berkoordinasi dengan hiring manager terkait kebutuhan dan kriteria kandidat.
• Mengelola recruitment pipeline dan database kandidat.
• Memastikan proses recruitment berjalan sesuai kebutuhan dan timeline perusahaan.
• Menyiapkan serta mengelola dokumen administrasi recruitment dan employment.

2. Employee Administration & Documentation

• Mengelola dan mengarsipkan dokumen karyawan secara sistematis, baik digital maupun hardcopy.
• Memastikan kelengkapan dan keakuratan dokumen personalia setiap karyawan.
• Mengelola administrasi kontrak kerja, perpanjangan kontrak, surat tugas, surat keterangan, dan dokumen kepegawaian lainnya.
• Menjaga keamanan dan kerahasiaan data serta dokumen karyawan.

3. Payroll, BPJS & PPh 21

• Membantu proses payroll bulanan secara akurat dan tepat waktu.
• Melakukan pengecekan data payroll, termasuk salary, allowance, deduction, dan komponen lainnya.
• Mengelola administrasi BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan.
• Membantu proses administrasi dan perhitungan PPh 21 karyawan.
• Melakukan reconciliation antara data payroll, attendance, cuti, dan perubahan status karyawan.

4. Attendance, Leave & HR Administration

• Mengelola data absensi dan memastikan pencatatan kehadiran karyawan berjalan dengan baik.
• Mengelola pengajuan dan pencatatan cuti, izin, sakit, serta ketidakhadiran lainnya.
• Memastikan implementasi kebijakan attendance dan leave berjalan sesuai ketentuan perusahaan.
• Menyiapkan laporan attendance dan leave secara berkala.
• Mengelola surat-menyurat dan kebutuhan administrasi karyawan.

5. Performance Management & Employee Evaluation

• Mengelola dan mengoordinasikan proses evaluasi kinerja karyawan secara berkala bersama atasan dan masing-masing department.
• Menyiapkan administrasi dan dokumen pendukung performance review, termasuk KPI, target kerja, hasil evaluasi, dan feedback.
• Mengkoordinasikan proses pemberian performance feedback antara atasan dan karyawan.
• Mendukung proses evaluasi probation, perpanjangan kontrak, promosi, maupun pengembangan karyawan berdasarkan hasil performance review.
• Menjaga objektivitas, kerahasiaan, dan akurasi data dalam proses evaluasi kinerja.

6. Employee Relations

• Menjadi salah satu PIC dalam menangani kebutuhan dan permasalahan internal karyawan.
• Menindaklanjuti pertanyaan, keluhan, maupun kebutuhan administratif karyawan.
• Membantu proses penyelesaian employee relations secara objektif dan sesuai kebijakan perusahaan.
• Mendokumentasikan permasalahan dan tindak lanjut terkait karyawan.
• Melakukan eskalasi kepada atasan atau manajemen apabila terdapat isu yang membutuhkan keputusan lebih lanjut.

7. Internal Communication

• Membantu menyusun dan menyampaikan informasi internal perusahaan kepada karyawan.
• Mengelola komunikasi terkait kebijakan, prosedur, HR announcement, maupun perubahan internal.
• Memastikan informasi HR disampaikan dengan jelas, tepat waktu, dan mudah dipahami.
• Membantu menjaga alignment antara kebijakan perusahaan dan implementasinya di tingkat karyawan.

8. Onboarding & Offboarding

• Mengelola proses onboarding karyawan baru, termasuk administrasi, employment documentation, HR briefing, dan koordinasi kebutuhan awal karyawan.
• Memastikan karyawan baru memahami kebijakan, prosedur, dan aturan dasar perusahaan.
• Mengelola proses offboarding, termasuk administrasi pengunduran diri, exit process, clearance, dan dokumentasi.
• Melakukan koordinasi dengan pihak terkait untuk memastikan proses handover dan administrasi akhir karyawan berjalan dengan baik.

9. Training & Employee Engagement

• Membantu pelaksanaan training dan program pengembangan karyawan.
• Membantu koordinasi kegiatan employee engagement dan internal activities.
• Mengelola administrasi dan dokumentasi kegiatan HR.
• Membantu melakukan evaluasi dan dokumentasi hasil kegiatan employee engagement.

10. HR Reporting & People Data

• Menyiapkan laporan HR secara berkala, termasuk headcount, attendance, turnover, recruitment, leave, performance, dan data HR lainnya.
• Memastikan database dan data HR selalu diperbarui dan akurat.
• Membantu melakukan analisis sederhana terhadap data dan tren karyawan.
• Menyediakan data dan laporan yang dibutuhkan untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen.
• Menjaga kerahasiaan dan keamanan seluruh data HR.

REQUIREMENTS

• Pendidikan minimal S1, diutamakan Psikologi, Manajemen, Hukum, Administrasi Bisnis, atau bidang terkait.
• Memiliki pengalaman minimal 1–2 tahun di bidang HR/People Operations, terutama di agency, startup, creative industry, atau perusahaan dengan ritme kerja yang dinamis.
• Memahami proses HR Operations secara end-to-end.
• Memahami dasar administrasi ketenagakerjaan, payroll, BPJS, PPh 21, dan employee relations.
• Memiliki pemahaman mengenai performance management, KPI, performance review, dan PIP.
• Terbiasa bekerja dengan dokumen dan data secara teliti dan sistematis.
• Memiliki kemampuan komunikasi dan interpersonal yang baik.
• Mampu menjaga kerahasiaan informasi perusahaan dan data karyawan.
• Memiliki kemampuan problem solving dan mampu menangani permasalahan internal secara profesional.
• Mampu bekerja secara mandiri maupun berkolaborasi dengan berbagai department.
• Menguasai Microsoft Office/Google Workspace, khususnya Excel/Google Sheets.
• Bersedia bekerja dengan sistem hybrid Senin–Rabu WFO dan Kamis–Jumat WFH.

CORE COMPETENCIES

Technical Skills

• HR Operations & Administration
• Recruitment & Talent Acquisition
• Payroll Administration
• BPJS & PPh 21
• Performance Management
• KPI & Performance Review
• PIP Administration
• Employee Relations
• Attendance & Leave Management
• HR Documentation & Reporting
• Microsoft Excel / Google Sheets

Behavioral Competencies

• Detail-oriented
• Organized & Systematic
• Responsible
• Responsive
• Strong Communication
• Problem Solving
• Integrity & Confidentiality
• Adaptable
• Able to Work Under Pressure
• Collaborative