HR- ADMIN EXECUTIVE

Trách nhiệm công việc

1. Quản lý hàng mẫu và tài sản luân chuyển

Nhận hàng mẫu từ nhà bán hàng, kiểm đếm, đối chiếu phiếu gửi và vào sổ theo dõi trong ngày.

Cấp phát hàng mẫu cho phòng livestream và gửi cho nhà sáng tạo nội dung theo yêu cầu đã duyệt.

Theo dõi và đôn đốc thu hồi hàng mẫu đúng hạn; lập biên bản và chuyển kế toán quyết toán với trường hợp không thu hồi được.

Quản lý tài sản văn phòng và thiết bị cấp phát: sổ theo dõi và biên bản bàn giao khi nhận việc, khi nghỉ việc.

2. Lập và quản lý hợp đồng

Lập hợp đồng cho nhân sự văn phòng, nhà sáng tạo nội dung và cộng tác viên theo đúng mẫu tương ứng từng đối tượng.

Hoàn thiện thông tin, trình ký và gửi ký qua nền tảng ký điện tử.

Ghi sổ theo dõi hợp đồng và lập lịch nhắc trước ngày hết hạn.

Lưu trữ bản đã ký t nh heo quy ước đặt tên thống nhất.

3. Chấm công và hỗ trợ tính lương

Vận hành bảng chấm công hằng ngày cho nhân sự văn phòng và nhân sự làm theo ca.

Chốt bảng công đúng hạn và chuyển kế toán lập bảng lương.

Tổng hợp bảng thanh toán cho cộng tác viên kèm chứng từ nghiệm thu làm căn cứ chi trả.

Theo dõi ngày phép, ngày nghỉ và làm thêm giờ toàn công ty.

4. Thủ tục lao động và bảo hiểm

Thực hiện thủ tục đăng ký, báo tăng và báo giảm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.

Chuẩn bị hồ sơ nhận việc và hồ sơ nghỉ việc, bao gồm biên bản bàn giao công việc và tài sản.

Theo dõi thời hạn thử việc và nhắc quản lý trực tiếp đánh giá đúng hạn.

Hỗ trợ tổ chức khám sức khoẻ định kỳ và các thủ tục khác theo quy định pháp luật lao động.

5. Hành chính văn phòng

Quản lý văn phòng phẩm, vật tư tiêu hao và các khoản chi hành chính; lập đề nghị mua sắm và đối chiếu chứng từ.

Tiếp đón khách tới làm việc, đặc biệt là nhà bán hàng và nhãn hàng tới khảo sát phòng livestream.

Quản lý lịch phòng họp, thẻ ra vào và các công việc vận hành văn phòng hằng ngày.

Là đầu mối liên hệ với đơn vị vận chuyển, nhà cung cấp dịch vụ và ban quản lý toà nhà.

6. Hỗ trợ Ban Giám đốc

Soạn thảo công văn, quyết định, giấy uỷ quyền, thông báo nội bộ và các văn bản hành chính khác.

Chuẩn bị tài liệu họp, ghi biên bản và theo dõi việc thực hiện các nội dung đã kết luận.

Xử lý các công việc phát sinh theo phân công của Ban Giám đốc.

Quản lý và bảo quản con dấu, hồ sơ pháp lý gốc của công ty theo quy định nội bộ.

Yêu cầu ứng viên

Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm hành chính nhân sự tại doanh nghiệp, đã trực tiếp thực hiện thủ tục bảo hiểm xã hội và lập hợp đồng lao động.

Nắm cơ bản pháp luật lao động: thử việc, hợp đồng có thời hạn, chấm dứt hợp đồng, chế độ bảo hiểm bắt buộc.

Thành thạo Google Sheets ở mức dựng được bảng theo dõi, hàm cơ bản và bộ lọc; soạn thảo văn bản hành chính đúng thể thức.

Cẩn thận và có kỷ luật ghi chép. Vị trí này quản lý tài sản luân chuyển và dữ liệu lương của toàn công ty.

Kín đáo và giữ được nguyên tắc bảo mật thông tin nội bộ.

Chủ động xử lý công việc phát sinh, không chờ giao từng đầu việc.

Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học các ngành Quản trị nhân lực, Quản trị kinh doanh, Luật hoặc lĩnh vực liên quan.

Ưu tiên: đã làm tại công ty có lực lượng cộng tác viên đông và luân chuyển nhanh; có kinh nghiệm quản lý kho hàng mẫu; đã sử dụng nền tảng ký điện tử; nắm cơ bản về thuế thu nhập cá nhân và chứng từ khấu trừ thuế.

Quyền lợi

Mức lương: thoả thuận theo năng lực, cộng thưởng theo kết quả công việc và thưởng quý.

Tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định pháp luật sau khi hoàn thành thời gian thử việc.

Hỗ trợ sinh nhật, ốm đau, nằm viện và các nhu cầu cá nhân khác.

Hoạt động gắn kết đội ngũ, tiệc cuối năm và các sự kiện nội bộ định kỳ.

Bộ mẫu hợp đồng và công cụ quản trị đã được xây dựng sẵn; bạn vận hành và hoàn thiện thay vì bắt đầu từ con số không.

Thời gian làm việc

Thứ Hai – Thứ Sáu: 8:30 – 17:30 (nghỉ trưa 12:00 – 13:00).

Thứ Bảy: 8:30 – 12:00, hoặc làm việc từ xa theo sắp xếp của quản lý trực tiếp.