HCM948-NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH-Q7

1. Mục tiêu công việc

Thực hiện và hỗ trợ các công việc hành chính – nhân sự của Công ty, đảm bảo công việc văn phòng, hồ sơ, thanh toán và các hoạt động HRGA được thực hiện đầy đủ, chính xác và đúng quy trình..

2. Nhiệm vụ chính

A. Công việc hành chính

• Thực hiện các công việc hành chính văn phòng hằng ngày.

• Quản lý văn phòng phẩm, đồng phục, trang thiết bị và tài sản văn phòng.

• Theo dõi tình trạng cơ sở vật chất, máy móc, thiết bị và phối hợp với nhà cung cấp khi cần sửa chữa, bảo trì.

• Quản lý và theo dõi các hợp đồng, dịch vụ hành chính của Công ty.

• Liên hệ và phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ, đối tác bên ngoài.

• Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ hành chính và các tài liệu liên quan.

B. Thanh toán và quản lý hồ sơ

• Chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ thanh toán các chi phí hành chính.

• Kiểm tra báo giá, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn và các chứng từ liên quan trước khi thanh toán.

• Theo dõi tình trạng thanh toán và phối hợp với bộ phận Kế toán khi cần.

• Lưu trữ chứng từ và hồ sơ thanh toán đầy đủ, khoa học.

C. Hỗ trợ quản lý và tuân thủ

• Hỗ trợ rà soát và quản lý các hợp đồng, hồ sơ hành chính và tài liệu liên quan.

• Phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo công việc được thực hiện đúng quy trình và thẩm quyền phê duyệt.

• Hỗ trợ cập nhật các quy trình, quy định nội bộ liên quan đến hành chính – nhân sự.

• Phối hợp với các bộ phận và đối tác bên ngoài để xử lý các công việc được giao.

D. Công việc khác

• Thực hiện các công việc hành chính – nhân sự khác theo sự phân công của cấp trên.

1. Yêu cầu

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học, ưu tiên chuyên ngành Quản trị nhân sự, Kế toán, Hành chính, Luật hoặc các chuyên ngành liên quan.

• Có kinh nghiệm từ 2–3 năm ở vị trí Hành chính – Nhân sự, Kiểm soát nội bộ hoặc vị trí tương đương.

• Có kinh nghiệm thực hiện các công việc hành chính, quản lý hồ sơ và phối hợp với nhà cung cấp.

• Có khả năng kiểm tra và xử lý hồ sơ thanh toán, chứng từ hành chính.

• Sử dụng tốt Microsoft Office, đặc biệt là Excel và Word.

• Có kỹ năng giao tiếp và phối hợp tốt với các phòng ban và đối tác bên ngoài.

• Cẩn thận, trung thực, có tinh thần trách nhiệm và bảo mật thông tin.

• Có khả năng làm việc độc lập và phối hợp nhóm.

• Biết tiếng Nhật hoặc tiếng Anh là một lợi thế.

2. Quyền lợi

- Thu nhập: 17.000.000 – 20.000.000 VNĐ/tháng.

- Thưởng tháng 13, thưởng hiệu quả công việc và xem xét điều chỉnh lương định kỳ.

- Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT và BHTN theo quy định.

- 14 ngày phép năm.

- Khám sức khỏe định kỳ, du lịch và các khoản phụ cấp theo chính sách Công ty.

- Ăn trưa tại Công ty.

- Có phụ cấp đi lại theo chính sách áp dụng.

- Môi trường làm việc chuyên nghiệp, ổn định tại doanh nghiệp FDI Nhật Bản.

- Thời gian làm việc: 7:30 – 16:30.

- Nghỉ trưa: 11:30 – 12:30.

- Làm việc từ thứ Hai đến thứ Bảy.

- Nghỉ 02 ngày thứ Bảy trong tháng, Chủ Nhật và các ngày lễ theo quy định.