[HCM] Cost and Contract Executive

Chuyên viên Kiểm soát Chi phí & Hợp đồng (Cost & Contract Executive) chịu trách nhiệm về kiểm soát chi phí dự án, quản trị hợp đồng, quản lý thương mại, phát sinh, claim, quản lý nhà thầu phụ và dự báo tài chính. Vị trí này phối hợp chặt chẽ với Quản lý Dự án, QS, Mua hàng, Tài chính và Ban lãnh đạo.

Trách nhiệm chính

A. Kiểm soát chi phí

• Thiết lập và duy trì hệ thống kiểm soát chi phí dự án.
• Lập và duy trì ngân sách dự án và kế hoạch chi phí.
• Theo dõi chi phí thực tế, chi phí đã cam kết và chi phí dự báo.
• So sánh chi tiêu dự án với ngân sách đã phê duyệt.
• Lập báo cáo kiểm soát chi phí và báo cáo thương mại hàng tháng.
• Chuẩn bị dự báo chi phí hoàn thành và lợi nhuận dự án.
• Theo dõi chi phí nhân công, vật tư, nhà thầu phụ, thiết bị và các chi phí khác.
• Xác định vượt chi phí và các rủi ro thương mại tiềm ẩn.
• Đề xuất biện pháp tiết kiệm và kiểm soát chi phí.
• Theo dõi dòng tiền dự án và các cam kết thương mại.

B. Quản trị hợp đồng

• Rà soát hợp đồng chủ đầu tư, hợp đồng nhà thầu phụ, đơn đặt hàng và điều khoản thương mại.
• Duy trì sổ đăng ký và hồ sơ hợp đồng.
• Theo dõi nghĩa vụ hợp đồng, các mốc tiến độ, điều khoản thanh toán, giữ lại bảo hành, bảo lãnh và yêu cầu bảo hiểm.
• Soạn thảo và phát hành thư từ/hồ sơ liên quan đến hợp đồng.
• Theo dõi thông báo, claim, phát sinh và các vấn đề gia hạn thời gian — EOT.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ trao đổi hợp đồng.
• Hỗ trợ đàm phán hợp đồng với khách hàng, nhà thầu phụ và nhà cung cấp.

C. Phát sinh và claim

• Rà soát chỉ thị của chủ đầu tư và yêu cầu phát sinh.
• Chuẩn bị báo giá phát sinh và hồ sơ hỗ trợ.
• Đánh giá claim phát sinh của nhà thầu phụ.
• Duy trì sổ theo dõi phát sinh và claim.
• Đánh giá tác động chi phí và hợp đồng của thay đổi thiết kế.
• Chuẩn bị hồ sơ hỗ trợ cho các claim thương mại.
• Theo dõi các phát sinh và claim đang chờ phê duyệt cho đến khi được duyệt.

D. Quản lý nhà thầu phụ và thanh toán

• Rà soát báo giá và đề xuất thương mại của nhà thầu phụ.
• Hỗ trợ chuẩn bị và đàm phán hợp đồng nhà thầu phụ.
• Theo dõi cam kết chi phí nhà thầu phụ so với ngân sách dự án.
• Rà soát hồ sơ thanh toán của nhà thầu phụ.
• Xác nhận khối lượng, công việc hoàn thành, hóa đơn và chứng từ hỗ trợ.
• Phối hợp với bộ phận Tài chính về thanh toán và công nợ phải thu.
• Theo dõi các khoản thanh toán tồn đọng và vấn đề thương mại.

Yêu cầu

• Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Quantity Surveying, Quản lý xây dựng, Quản trị kinh doanh, Tài chính hoặc lĩnh vực liên quan.
• Có tối thiểu 3–5 năm kinh nghiệm trong kiểm soát chi phí, QS, quản trị hợp đồng hoặc quản lý thương mại.
• Ưu tiên kinh nghiệm trong dự án xây dựng, fit-out nội thất, khách sạn, thương mại hoặc công nghiệp.
• Có kiến thức tốt về hợp đồng xây dựng và quy trình thương mại.
• Hiểu rõ ngân sách dự án và hệ thống kiểm soát chi phí.
• Có kinh nghiệm về phát sinh, claim, quản trị nhà thầu phụ và xác nhận thanh toán.
• Thành thạo Microsoft Excel; kinh nghiệm dùng ERP/hệ thống kiểm soát chi phí dự án là lợi thế.
• Sử dụng tốt tiếng Việt và tiếng Anh, đặc biệt kỹ năng viết và nói tiếng Anh.
• Có nhận thức tốt về hợp đồng và thương mại.
• Có kỹ năng đàm phán, phân tích, giao tiếp và báo cáo tốt.
• Có khả năng phối hợp hiệu quả với khách hàng, tư vấn, nhà thầu phụ, nhà cung cấp, mua hàng, tài chính và đội dự án.
• Có khả năng làm việc độc lập, quản lý nhiều dự án và deadline cùng lúc

Lương và phúc lợi

• Mức lương: Thương lượng theo năng lực (từ 25tr – 30tr Gross)
• Thưởng tháng 13 và thưởng theo chính sách của Công ty
• Thời gian làm việc: Thứ Hai đến Thứ Bảy (8:00 – 17:00)
• Địa điểm: Nguyễn Hữu Cảnh, phường Sài Gòn, TPHCM