Giám Sát Mua Hàng (Ưu tiên kinh nghiệm Dự Án)

Mô tả công việc

A. Quản lý vận hành Phòng Mua hàng

Tiếp nhận và kiểm tra yêu cầu mua hàng (PR) từ các bộ phận

Đảm bảo PR hợp lệ: mô tả hàng hóa, số lượng, thời gian cần hàng, mã ngân sách (budget code), mục đích sử dụng.

Phân công công việc cho nhân viên mua hàng theo brand/nhóm nhà cung cấp/dự án.

Theo dõi tiến độ, đúng chất lượng và trong chi phí hợp lý.

B. Tìm nguồn cung và làm việc với nhà cung cấp

Tổ chức lấy báo giá, so sánh báo giá và đề xuất lựa chọn nhà cung cấp.

Tham gia đàm phán giá, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán và điều kiện giao nhận.

Theo dõi hiệu suất nhà cung cấp: đúng hạn, chất lượng, phản hồi xử lý vấn đề.

Đề xuất danh sách nhà cung cấp thay thế để giảm rủi ro nguồn cung.

C. Kiểm soát PO và điều kiện thương mại

Kiểm tra tính chính xác của PO trước khi trình ký: mô tả hàng, giá, điều kiện thanh toán, Incoterms (nếu có), đóng gói, leadtime.

Đảm bảo PO tuân thủ đúng quy trình phê duyệt.

Không để xảy ra tình trạng nhà cung cấp triển khai sản xuất khi PO chưa được phê duyệt và phát hành chính thức.

D. Phối hợp liên phòng ban

Làm việc với khối bán hàng để xác nhận yêu cầu hàng bán: mẫu mã, vật liệu, màu sắc, số lượng, thời gian giao.

Phối hợp với Logistics/Kho để cập nhật kế hoạch nhận hàng và sắp xếp lịch giao.

Phối hợp với Finance để cung cấp chứng từ thanh toán, kiểm soát điều kiện thanh toán đúng hạn.

Phối hợp với QC/Thi công/Dự án để xử lý lỗi sản phẩm, claim, chargeback hoặc đổi trả.

E. Kiểm soát chi phí và tuân thủ quy trình

Theo dõi các PO có nguy cơ vượt ngân sách, phát sinh ngoài kế hoạch.

Cảnh báo sớm cho Senior Manager các trường hợp rủi ro về giá, tiến độ hoặc điều kiện thanh toán.

Đảm bảo team mua hàng tuân thủ quy định nội bộ

F. Báo cáo và quản lý dữ liệu mua hàng

G. Quản lý và phát triển đội ngũ Purchasing

Đào tạo nhân viên về quy trình mua hàng, kỹ năng làm việc với NCC, kỹ năng kiểm soát PO.

Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên theo KPI.

Yêu cầu công việc

Trình độ

Tốt nghiệp Đại học các ngành Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Logistics, Chuỗi cung ứng hoặc tương đương.

Kinh nghiệm

Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm mua hàng/sourcing khối dự án

Tối thiểu 1 - 2 năm kinh nghiệm quản lý nhóm hoặc vị trí giám sát.

Ưu tiên có kinh nghiệm ngành nội thất, vật liệu, dự án.

Kỹ năng

Kỹ năng đàm phán và phân tích báo giá tốt.

Hiểu rõ điều khoản thương mại, điều kiện thanh toán, leadtime.

Kỹ năng lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và quản lý nhiều đơn hàng.

Thành thạo Excel; ưu tiên biết ERP.

Giao tiếp tốt, xử lý vấn đề nhanh, chịu áp lực cao.

Ngoại ngữ

Tiếng Anh