Job description for Customer Service Freight Forwarding at PT. Intitrans Multi Sarana
Job Summary
Kami mencari Customer Service & Documentation Officer yang proaktif dan teliti untuk mengelola pesanan pengiriman lokal/domestik, mulai dari komunikasi dengan pelanggan hingga penanganan dokumen pengiriman secara akurat. Posisi ini bertanggung jawab memastikan proses order berjalan lancar, dokumentasi lengkap dan benar, serta pelayanan pelanggan yang baik dari mulai pemesanan hingga barang terkirim. Pengalaman di dokumentasi ekspor-impor menjadi nilai tambah, karena posisi ini sesekali juga dapat mendukung koordinasi pengiriman internasional.
Responsibilities
- Menangani pertanyaan pelanggan terkait pesanan pengiriman lokal/domestik secara end-to-end, baik via telepon, email, maupun chat.
- Berkoordinasi dengan tim internal (gudang, driver/kurir, operasional) untuk memastikan penjemputan dan pengiriman tepat waktu.
- Melacak status pengiriman dan secara proaktif menginformasikan pelanggan bila terjadi keterlambatan, kendala, atau perubahan.
- Menyelesaikan komplain pelanggan terkait keterlambatan pengiriman, barang rusak, atau ketidaksesuaian pesanan secara cepat dan profesional.
- Menyiapkan, memverifikasi, dan mengarsipkan dokumen pengiriman secara akurat, termasuk surat jalan, delivery order, invoice, packing list, dan proof of delivery (POD).
- Memastikan seluruh dokumen sesuai dengan SOP internal dan lengkap sebelum barang dikirim.
- Menjaga sistem filing fisik maupun digital tetap rapi dan mudah diakses untuk keperluan pencarian dan audit.
- Melakukan cross-check dokumen dengan data pesanan untuk mencegah ketidaksesuaian (jumlah, tujuan, data pelanggan, dll.).
- Mendukung dokumentasi ekspor-impor sesekali (misalnya invoice, packing list, dokumen dasar terkait kepabeanan) bila diperlukan, dengan berkoordinasi bersama departemen terkait.
- Mengelola dan memperbarui data pelanggan serta riwayat pesanan di sistem/database perusahaan.
- Menyusun laporan berkala mengenai status pesanan, kelengkapan dokumentasi, dan penyelesaian komplain untuk atasan.
- Mengidentifikasi masalah yang berulang dalam proses pemenuhan pesanan atau dokumentasi, serta memberikan usulan perbaikan.
Qualification
- Fresh graduate dengan pemahaman yang baik terhadap industri ini dipersilakan melamar!
- Minimal 1–2 tahun pengalaman di posisi Customer Service atau Dokumentasi, diutamakan di bidang pengiriman/order lokal-domestik. Pengalaman atau pemahaman di dokumentasi ekspor-impor menjadi nilai tambah kuat.
- Gelar sarjana di bidang Logistik, Bisnis Internasional, atau bidang terkait menjadi nilai tambah.
- Memahami proses pengiriman domestik dan dokumentasinya dengan baik (surat jalan, invoice, POD, tracking pengiriman); pemahaman dasar dokumentasi ekspor-impor menjadi nilai tambah.
- Kemampuan komunikasi yang baik dalam Bahasa Indonesia; kemampuan Bahasa Inggris menjadi nilai tambah.
- Mampu multitasking, memprioritaskan tugas, dan mengelola waktu secara efektif di lingkungan kerja yang serba cepat.
- Mahir menggunakan Microsoft Office (Excel, Word, Outlook); familiar dengan sistem logistik/manajemen order menjadi nilai tambah.
- Berorientasi pada pelanggan dengan kemampuan pemecahan masalah yang baik.
- Teliti dan akurat, terutama dalam menangani dokumen.
- Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim
