Chuyên Viên Vận Hành Tổng hợp

ABOUT THE ROLE

Tubudd đang tìm kiếm một Office Administration Executive chủ động, linh hoạt và có khả năng tổ chức tốt để trở thành một trong những đầu mối vận hành quan trọng của công ty.

Đây không phải một vị trí hành chính thuần túy. Bạn sẽ có cơ hội tiếp xúc với nhiều mảng khác nhau trong hoạt động của một startup: từ nhân sự, vận hành văn phòng, quản trị hồ sơ, đến hỗ trợ Ban Giám đốc, nghiên cứu, báo cáo và các dự án nội bộ.

Vị trí phù hợp với những bạn muốn xây dựng nền tảng nghề nghiệp theo hướng Operations / HR / Executive Support / Project Coordination, thích môi trường có tốc độ nhanh, phạm vi công việc đa dạng và cơ hội học hỏi trực tiếp từ quá trình vận hành doanh nghiệp.

JOB DESCRIPTION

1. Human Resources & Office Administration

• Phụ trách và phối hợp các hoạt động tuyển dụng. Quản lý hồ sơ nhân sự, phối hợp thực hiện các công việc hành chính nhân sự liên quan.

• Theo dõi chấm công, nghỉ phép và các thông tin nhân sự nội bộ. Hỗ trợ triển khai các hoạt động nội bộ và employee engagement.

• Quản lý, lưu trữ và cập nhật hồ sơ, giấy tờ và tài liệu hành chính của công ty.

• Theo dõi văn phòng phẩm, thiết bị, tài sản và các nhu cầu vận hành văn phòng.

• Đảm bảo hoạt động vận hành văn phòng diễn ra ổn định và hiệu quả.

2. Management & Business Support

• Hỗ trợ Ban Giám đốc trong việc sắp xếp lịch họp, lịch làm việc và điều phối các đầu việc khi cần.

• Tổng hợp số liệu, thông tin và tiến độ hoạt động để phục vụ công tác quản lý.

• Hỗ trợ chuẩn bị các báo cáo quản trị, báo cáo nhà đầu tư và tài liệu nội bộ.

• Thực hiện research và tổng hợp thông tin về đối tác, công cụ, nền tảng, chương trình, sự kiện hoặc các cơ hội kinh doanh mới.

• Hỗ trợ chuẩn bị proposal, presentation, pitch deck, company profile và các tài liệu phục vụ hoạt động đối tác hoặc dự án của công ty.

• Phối hợp xử lý các vấn đề vận hành hoặc các yêu cầu đặc biệt từ Ban Giám đốc.

3. Cross-functional & Project Coordination

• Là đầu mối phối hợp thông tin giữa Ban Giám đốc và các hoạt động đối nội đối ngoại.

• Theo dõi tiến độ các đầu việc được giao và chủ động follow-up với các bên liên quan.

• Tham gia hỗ trợ các dự án đặc biệt hoặc hoạt động của công ty theo từng giai đoạn.

• Thực hiện các công việc phát sinh khác theo phân công của Office Manager và Ban Giám đốc.

CANDIDATE PROFILE

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học; ưu tiên các ngành Quản trị Kinh doanh, Nhân sự, Kinh tế, Ngôn ngữ hoặc các lĩnh vực liên quan.

• Có khoảng 6 tháng – 1 năm kinh nghiệm trong Administration, HR, Operations, Assistant hoặc các vị trí tương đương là một lợi thế; ứng viên mới tốt nghiệp có năng lực tốt vẫn được khuyến khích ứng tuyển.

• Có khả năng tổ chức công việc tốt, biết sắp xếp ưu tiên và theo dõi nhiều đầu việc song song.

• Cẩn thận, chu toàn đồng thời linh hoạt tháo vát trong công việc.

• Có tinh thần chủ động tìm hiểu và giải quyết vấn đề.

• Giao tiếp tốt và hiệu quả khi làm việc với nhiều phòng ban khác nhau trong công ty.

• Có khả năng research, tổng hợp và trình bày thông tin rõ ràng.

• Sử dụng tốt Google Workspace / Microsoft Office; biết Canva và các công cụ AI hỗ trợ công việc là một lợi thế.

• Có khả năng sử dụng tiếng Anh trong công việc, đặc biệt là đọc hiểu, email và research.

• Linh hoạt, thích nghi nhanh và thoải mái với môi trường startup có tốc độ thay đổi cao.

BENEFIT

• Tham gia BHXH; 16 ngày nghỉ phép năm. Thưởng tháng thứ 13, thưởng hiệu quả công việc, review lương 6 tháng 1 lần.

• Quà sinh nhật nhân sự; Happy hours, hoạt động bonding và du lịch công ty hàng năm.

• Được tham gia trực tiếp vào nhiều hoạt động vận hành thực tế của doanh nghiệp thay vì chỉ phụ trách các công việc hành chính đơn thuần.

• Có cơ hội làm việc và phối hợp trực tiếp với Ban Giám đốc và các team khác nhau, từ đó hiểu cách một startup vận hành ở nhiều cấp độ từ nhân sự, quy trình đến kinh doanh.

• Phạm vi công việc đa dạng, phù hợp với những bạn muốn nhanh chóng tích lũy kinh nghiệm về HR, Operations, Management Support và Project Coordination.

• Cơ hội phát triển theo năng lực và phạm vi trách nhiệm trong quá trình làm việc.

• Môi trường làm việc trẻ, linh hoạt và có nhiều cơ hội học hỏi thông qua các dự án thực tế.

• Được chiết khấu khi nhân sự sử dụng dịch vụ của công ty.