Chi tiết công việc CHUYÊN VIÊN HÀNH CHÍNH VẬN HÀNH tại CÔNG TY CỔ PHẦN THE 350F
I. BẠN SẼ LÀM GÌ?
– Quản lý hồ sơ và tuân thủ cơ sở
- Quản lý danh mục, theo dõi thời hạn và phối hợp thực hiện thủ tục cấp mới/gia hạn giấy phép cho từng cơ sở theo sự phân công.
- Đầu mối tổ chức khám sức khỏe định kỳ và khám sức khỏe nghề nghiệp cho nhân sự (báo giá, lịch trình, triển khai và lưu trữ).
- Phối hợp các bên liên quan theo dõi tiến độ huấn luyện ATVSLĐ, PCCC, kiểm định thiết bị, quan trắc môi trường và hồ sơ ATTP cơ sở.
- Phối hợp với bộ phận phụ trách ATTP, vận hành và các đơn vị tư vấn để chuẩn bị hồ sơ phục vụ kiểm tra; theo dõi việc khắc phục các nội dung được yêu cầu và báo cáo vướng mắc cho cấp trên.
– Quản lý tài sản và cơ sở vật chất
- Xây dựng, cập nhật dữ liệu tài sản và trang thiết bị theo từng địa điểm; theo dõi mua mới, cấp phát, điều chuyển, thu hồi và đề xuất thanh lý theo quy trình.
- Phối hợp kiểm kê, đối chiếu số liệu với thực tế; ghi nhận chênh lệch, xác minh nguyên nhân và đề xuất xử lý với các bộ phận liên quan.
- Tiếp nhận yêu cầu sửa chữa, theo dõi bảo trì/bảo hành; điều phối nhà cung cấp và kịp thời báo cáo sự cố ảnh hưởng đến hoạt động cơ sở.
– Quản lý nhà cung cấp và chi phí hành chính
- Tìm kiếm, so sánh và đề xuất nhà cung cấp dịch vụ vệ sinh, bảo vệ, thu gom rác thải, bảo trì và sửa chữa; đàm phán giá, phạm vi dịch vụ và điều kiện thực hiện để trình phê duyệt.
- Giám sát tiến độ, chất lượng dịch vụ và phối hợp nghiệm thu các hạng mục kỹ thuật.
- Quản lý hồ sơ hợp đồng, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán; theo dõi cam kết dịch vụ, tổng hợp chi phí và đề xuất phương án tiết kiệm phù hợp.
– Chuẩn hóa quy trình và phối hợp nội bộ
- Xây dựng biểu mẫu, quy trình hướng dẫn về quản lý tài sản, dịch vụ và lưu trữ hồ sơ hành chính; trình phê duyệt và phối hợp triển khai.
- Sử dụng Excel, Google Sheets và các công cụ nội bộ để theo dõi công việc; lập báo cáo tiến độ, chi phí và các vấn đề cần xử lý cho Trưởng bộ phận.
- Điều phối, hướng dẫn công việc cho nhân sự Admin hỗ trợ và thực hiện các nhiệm vụ phát sinh; thực hiện các công việc liên quan đến phạm vi vị trí được giao.
II. YÊU CẦU TẠI VỊ TRÍ?
1. Trình độ chuyên môn & Kinh nghiệm:
- Tốt nghiệp CĐ/ĐH các ngành Quản trị, Hành chính, Quản lý công nghiệp hoặc ngành liên quan.
- Có từ 03 năm kinh nghiệm hành chính vận hành tại doanh nghiệp nhiều cơ sở, chuỗi F&B, bán lẻ hoặc doanh nghiệp có kho/xưởng; có kinh nghiệm quản lý tài sản và điều phối nhà cung cấp.
- Có khả năng quản lý hồ sơ, theo dõi thời hạn và phối hợp thực hiện thủ tục tại cơ sở.
- Ưu tiên từng theo dõi hồ sơ PCCC, an toàn thực phẩm hoặc an toàn, vệ sinh lao động.
2. Kỹ năng:
- Sử dụng tốt Excel và Google Sheets để theo dõi dữ liệu, chi phí và tiến độ; sử dụng được Google Docs, Drive. Biết ứng dụng công cụ AI/tự động hóa cơ bản để tối ưu năng suất là điểm cộng.
- Có kỹ năng so sánh báo giá, đàm phán dịch vụ và đọc hiểu báo giá kỹ thuật cơ bản; biết xác định khi nào cần hỗ trợ chuyên môn.
3. Phẩm chất cá nhân:
- Cẩn thận, chủ động, trách nhiệm và khả năng theo sát tiến độ công việc.
- Sẵn sàng di chuyển giữa các cơ sở theo yêu cầu công việc.
- Có khả năng làm việc dưới áp lực, quản lý nhiều đầu việc và deadline cùng lúc.
- Nhanh nhẹn, linh hoạt và khéo léo trong giao tiếp.
- Thân thiện, bảo mật thông tin tốt, có tư duy dịch vụ (service mindset) hỗ trợ nội bộ tốt.
III. TẠI SAO BẠN NÊN ỨNG TUYỂN?
- Mức lương: Từ 18.000.000 VNĐ (thỏa thuận theo năng lực)
- Được cung cấp trang thiết bị làm việc.
- Chế độ BHXH, BHYT, BHTN và ngày phép năm theo quy định.
- Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động và thân thiện.
- Có cơ hội trực tiếp tham gia xây dựng và hoàn thiện hệ thống hành chính của doanh nghiệp.
Thời gian thử việc: 2 tháng
