Job description for Admin Operasional & Penjadwalan at CV BALON JAYA
Memastikan seluruh agenda dekorasi berjalan tepat waktu dan tanpa hambatan, mulai dari persiapan detail (perintilan), pengaturan jadwal tim lapangan, ceklist harian, memastikan barang barang, membuat preparation untuk dekorasi, hingga laporan penyelesaian tugas operasional harian.
Apa yang akan anda kerjakan
- Menyusun dan memperbarui jadwal harian untuk tim dekorasi lapangan (pemasangan dan pembongkaran).
- Mengatur rotasi dan pembagian tugas crew agar tidak terjadi bentrok jadwal atau kekurangan tenaga kerja di lokasi acara.
- Memetakan rute perjalanan tim lapangan untuk efisiensi waktu dan ongkos transportasi.
- Membuat Loading List (daftar periksa barang) berdasarkan dokumen pesanan dari tim Sales.
- Memastikan seluruh kebutuhan detail operasional (balon sesuai warna, pompa, gunting, kabel ties, lakban, kerangka backdrop, dll.) telah disiapkan dan masuk ke dalam kendaraan operasional tanpa ada yang tertinggal.
- Mengelola administrasi stok barang-barang habis pakai (ATK dan perintilan dekorasi) di gudang.
- Menjadi pusat komunikasi antara tim Sales, tim Gudang, dan tim Lapangan.
- Membantu tim sales mempersiapkan hal-hal persiapan dekorasi
- Memantau pergerakan tim secara real-time (keberangkatan, kedatangan di lokasi, hingga proses loading/unloading).
- Menangani kendala teknis darurat dari tim lapangan (misalnya: ada barang yang kurang atau rusak di lokasi) dan segera mencari solusi cepatnya.
- Mengatur pengeluaran dana kas kecil (petty cash) untuk kebutuhan harian tim (bensin, tol/parkir).
- Merekap nota pengeluaran operasional dan menyerahkan laporannya kepada tim Keuangan.
Kriteria:
- Pendidikan: Minimal SMA/SMK sederajat (D3/S1 dipersilakan melamar).
- Pengalaman: Minimal 1 tahun pengalaman di bidang Administrasi Operasional, Logistik, atau Event Organizer.
Keahlian Wajib:
- Mahir menggunakan Microsoft Excel/Google Sheets untuk pembuatan jadwal dan rekap barang.
- Terbiasa bekerja dengan check-list dan aplikasi komunikasi seperti WhatsApp.
Karakter Tangguh (Soft Skills):
- Sangat Teliti (Detail-Oriented): Tidak boleh ada barang sekecil apa pun yang tertinggal karena bisa berakibat fatal di lokasi acara.
- Tegas & Komunikatif: Berani memastikan dan menagih laporan dari crew lapangan.
- Cekatan dan tetap tenang saat menghadapi perubahan jadwal mendadak (problem solver).
