HR Generalist

1. Giới thiệu vị trí

IICS đang tìm kiếm một HR Generalist phụ trách toàn bộ các hoạt động nhân sự nền tảng của công ty, bao gồm tuyển dụng, onboarding, quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công, phối hợp tính lương, theo dõi thử việc, hỗ trợ đánh giá hiệu suất, điều phối đào tạo nội bộ và duy trì trải nghiệm làm việc tích cực cho đội ngũ.

Đây là vị trí phù hợp với người có tư duy tổ chức tốt, chủ động, cẩn thận, giao tiếp tốt và mong muốn đồng hành cùng một công ty truyền thông quảng cáo/start-up trong giai đoạn xây dựng hệ thống nhân sự bài bản hơn.

Vì là nhân sự HR đầu mối của công ty, vị trí này cần có khả năng vừa trực tiếp thực thi các công việc hằng ngày, vừa hỗ trợ Ban Giám Đốc từng bước chuẩn hóa quy trình nhân sự phù hợp với quy mô phát triển của công ty.

2. Mục tiêu công việc

• Đảm bảo các hoạt động nhân sự cơ bản được vận hành chính xác, đúng hạn và có hệ thống.

• Hỗ trợ công ty tuyển đúng người, đúng nhu cầu và phù hợp với văn hóa làm việc.

• Xây dựng quy trình onboarding rõ ràng, giúp nhân sự mới hòa nhập nhanh và hiểu đúng kỳ vọng công việc.

• Quản lý đầy đủ dữ liệu, hồ sơ, hợp đồng và thông tin nhân sự.

• Hỗ trợ Ban Giám Đốc trong việc xây dựng chính sách, quy trình, tiêu chí đánh giá và hoạt động phát triển đội ngũ.

• Điều phối các hoạt động đào tạo, sharing nội bộ và ghi nhận nhu cầu phát triển năng lực của nhân sự.

• Góp phần duy trì môi trường làm việc rõ ràng, tích cực, có kết nối và có nguyên tắc vận hành.

3. Mô tả công việc

A. Tuyển dụng

• Phối hợp với Ban Giám Đốc và các trưởng bộ phận để xác định nhu cầu tuyển dụng theo từng giai đoạn.

• Viết, cập nhật và chuẩn hóa JD cho các vị trí trong công ty.

• Đăng tuyển trên các kênh phù hợp như LinkedIn, Facebook, cộng đồng ngành, nền tảng tuyển dụng và nguồn referral.

• Chủ động tìm kiếm, tiếp cận và xây dựng nguồn ứng viên tiềm năng.

• Sàng lọc CV, phỏng vấn vòng đầu và đánh giá mức độ phù hợp cơ bản của ứng viên.

• Điều phối lịch phỏng vấn giữa ứng viên và các phòng ban liên quan.

• Theo dõi tiến độ tuyển dụng, cập nhật tình trạng ứng viên và báo cáo định kỳ cho Ban Giám Đốc.

• Xây dựng talent pool cho các vị trí trong ngành truyền thông, quảng cáo, marketing, creative, account, content, digital, media.

• Cập nhật thông tin cơ bản về thị trường nhân sự và mức lương tham khảo cho các vị trí liên quan khi cần.

B. Onboarding & theo dõi thử việc

• Chuẩn bị offer, hồ sơ nhận việc, hợp đồng và các thủ tục liên quan cho nhân sự mới.

• Thực hiện onboarding cho nhân sự mới, bao gồm giới thiệu công ty, cơ cấu tổ chức, chính sách nội bộ, quy trình làm việc và văn hóa công ty.

• Xây dựng và cập nhật onboarding checklist cho từng nhóm vị trí.

• Phối hợp với quản lý trực tiếp để xác định mục tiêu thử việc, phạm vi công việc và kỳ vọng đầu ra trong giai đoạn thử việc.

• Theo dõi trải nghiệm làm việc của nhân sự mới trong 7 ngày, 30 ngày và 60 ngày đầu.

• Nhắc lịch, tổng hợp feedback và hỗ trợ đánh giá kết quả thử việc.

• Hỗ trợ đề xuất kết quả pass/fail/extend probation dựa trên feedback từ quản lý trực tiếp.

• Đề xuất các cải thiện cần thiết để giúp nhân sự mới hòa nhập nhanh hơn.

C. HR Operations

• Quản lý hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng và các tài liệu nhân sự liên quan.

• Theo dõi chấm công, nghỉ phép, ngày công, thử việc, tái ký hợp đồng và các thay đổi nhân sự.

• Cập nhật dữ liệu nhân sự, thông tin cá nhân, chức danh, cấp bậc, ngày vào làm, tình trạng hợp đồng và các thông tin liên quan.

• Phối hợp với kế toán để tổng hợp dữ liệu phục vụ tính lương, bảo hiểm, thuế TNCN và các chế độ liên quan.

• Theo dõi các chính sách phúc lợi, quy định nội bộ và các thủ tục nhân sự cần thiết.

• Quản lý lịch review hợp đồng, review lương, đánh giá thử việc và các mốc nhân sự quan trọng.

• Cập nhật org-chart và danh sách nhân sự định kỳ.

• Đảm bảo thông tin nhân sự được quản lý chính xác, bảo mật và dễ tra cứu.

• Hỗ trợ xử lý các vấn đề hành chính nhân sự phát sinh trong quá trình vận hành.

D. Chính sách & quy trình nhân sự

• Hỗ trợ Ban Giám Đốc xây dựng, cập nhật và chuẩn hóa các chính sách nhân sự cơ bản.

• Soạn thảo hoặc cập nhật các biểu mẫu nhân sự như offer letter, onboarding checklist, probation review form, leave request, performance review form, exit interview form.

• Đề xuất cách tối ưu quy trình nhân sự để phù hợp với quy mô start-up: đủ rõ ràng, dễ vận hành, không rườm rà.

• Hỗ trợ truyền đạt các chính sách nhân sự đến đội ngũ một cách dễ hiểu và nhất quán.

• Ghi nhận các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành nhân sự và đề xuất hướng cải thiện.

• Hỗ trợ xây dựng các guideline nội bộ liên quan đến cách làm việc, phối hợp, báo cáo và tuân thủ quy trình.

E. Theo dõi hiệu suất & phát triển đội ngũ

• Hỗ trợ Ban Giám Đốc và quản lý các bộ phận trong việc xây dựng tiêu chí đánh giá công việc cho từng vị trí.

• Theo dõi lịch đánh giá thử việc, đánh giá định kỳ và review lương.

• Điều phối quá trình tự đánh giá và đánh giá từ quản lý trực tiếp khi đến kỳ review.

• Tổng hợp kết quả đánh giá hiệu suất từ các quản lý trực tiếp.

• Theo dõi các vấn đề liên quan đến hiệu suất, thái độ làm việc, mức độ phối hợp và rủi ro nghỉ việc.

• Ghi nhận nhóm nhân sự có hiệu suất tốt, nhân sự cần hỗ trợ thêm và các trường hợp cần can thiệp sớm.

• Hỗ trợ Ban Giám Đốc có dữ liệu nhân sự rõ ràng hơn để ra quyết định về tuyển dụng, giữ người, điều chỉnh vai trò, review lương hoặc đào tạo.

F. Điều phối đào tạo & phát triển năng lực

• Phối hợp với Ban Giám Đốc và các trưởng bộ phận để ghi nhận nhu cầu đào tạo của từng team.

• Theo dõi điểm mạnh, điểm cần cải thiện của nhân sự thông qua đánh giá thử việc, performance review và feedback từ quản lý trực tiếp.

• Lập kế hoạch đào tạo nội bộ cơ bản theo tháng/quý dựa trên nhu cầu thực tế của công ty.

• Điều phối các buổi sharing/training nội bộ về kỹ năng làm việc, quy trình vận hành, quản lý dự án, phối hợp liên phòng ban, kỹ năng giao tiếp và các nội dung phù hợp khác.

• Phối hợp với Ban Giám Đốc, team lead hoặc nhân sự senior để tổ chức các buổi đào tạo chuyên môn như account management, creative briefing, strategic thinking, content, digital, client service… khi cần.

• Theo dõi danh sách tham gia, tổng hợp feedback sau đào tạo và đề xuất cải thiện cho các chương trình tiếp theo.

• Lưu trữ tài liệu đào tạo, checklist, guideline và các nội dung học tập nội bộ để nhân sự có thể tra cứu lại.

• Hỗ trợ xây dựng lộ trình phát triển năng lực cơ bản cho từng nhóm vị trí khi công ty có nhu cầu.

G. Truyền thông nội bộ & gắn kết đội ngũ

Phần này chiếm tỷ trọng nhỏ trong công việc, nhằm hỗ trợ việc vận hành nhân sự và duy trì kết nối nội bộ.

• Hỗ trợ truyền thông các thông báo nội bộ, chính sách, lịch họp công ty và các cập nhật quan trọng.

• Viết các nội dung nội bộ cơ bản như welcome nhân sự mới, thông báo sinh nhật, cập nhật team, ghi nhận thành tích và recap hoạt động nội bộ.

• Phối hợp tổ chức một số hoạt động nội bộ như company meeting, sharing session, team bonding, sinh nhật, year-end.

• Quản lý hoặc cập nhật các kênh thông tin nội bộ như group chat, email, Notion/Drive hoặc các nền tảng nội bộ khác.

• Góp phần duy trì tinh thần kết nối, minh bạch và tích cực trong đội ngũ.

• Hỗ trợ lan tỏa các hành vi làm việc tích cực, tinh thần ownership và văn hóa phối hợp trong công ty.

H. Báo cáo nhân sự

• Cập nhật báo cáo nhân sự định kỳ cho Ban Giám Đốc.

• Theo dõi các chỉ số cơ bản như số lượng nhân sự, tình trạng tuyển dụng, nhân sự mới, nhân sự nghỉ việc, tình trạng hợp đồng, ngày phép, thử việc, review lương.

• Báo cáo tiến độ tuyển dụng, tỷ lệ pass thử việc, các rủi ro nhân sự và đề xuất xử lý khi cần.

• Tổng hợp phản hồi nội bộ, nhu cầu đào tạo và các vấn đề liên quan đến trải nghiệm nhân sự.

• Hỗ trợ Ban Giám Đốc có cái nhìn rõ hơn về tình trạng đội ngũ để đưa ra quyết định quản trị phù hợp.

4. Yêu cầu ứng viên

• Có từ 2–4 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nhân sự.

• Ưu tiên ứng viên từng làm trong agency, start-up, media, marketing, e-commerce hoặc môi trường có tốc độ nhanh.

• Có kinh nghiệm thực tế về tuyển dụng, onboarding, quản lý hồ sơ, hợp đồng, chấm công, phối hợp tính lương và theo dõi thử việc.

• Có khả năng tự tổ chức công việc, theo dõi nhiều đầu việc cùng lúc và làm việc độc lập.

• Cẩn thận, có trách nhiệm, bảo mật thông tin và có tinh thần ownership.

• Giao tiếp tốt, biết lắng nghe, xử lý tình huống khéo léo.

• Có khả năng viết thông báo, email và nội dung nội bộ rõ ràng, dễ hiểu.

• Sử dụng tốt các công cụ quản lý công việc cơ bản. Ưu tiên tư duy xây dựng hệ thống quản lý bằng công nghệ hiện đại.

• Có tư duy hệ thống, nhưng biết triển khai quy trình ở mức vừa đủ, phù hợp với môi trường start-up.

• Có khả năng làm việc trong môi trường linh hoạt, nhiều thay đổi và có áp lực deadline.

• Có tinh thần học hỏi, sẵn sàng làm cả việc chi tiết lẫn việc xây dựng nền tảng.

5. Ưu tiên

• Từng phụ trách HR Generalist hoặc HR Operations trong công ty quy mô nhỏ/vừa.

• Từng tuyển dụng các vị trí liên quan đến marketing, communication, account, creative, content, design, digital.

• Có kinh nghiệm xây dựng hoặc chuẩn hóa quy trình nhân sự từ giai đoạn đầu.

• Có kinh nghiệm điều phối training, sharing nội bộ hoặc các hoạt động phát triển nhân sự cơ bản.

• Hiểu môi trường agency và đặc thù làm việc với client, deadline, project-based workload.

• Có network ứng viên trong ngành truyền thông, quảng cáo, marketing là lợi thế.

• Có tinh thần thực chiến, không ngại xử lý cả việc chi tiết lẫn việc hệ thống.

6. Chân dung phù hợp

Chúng tôi tìm kiếm một người không chỉ làm hành chính nhân sự, mà còn có khả năng trở thành đầu mối giúp công ty vận hành con người tốt hơn.

Ứng viên phù hợp là người:

• Làm việc chắc chắn, gọn gàng và có trách nhiệm.

• Có khả năng tự quản lý công việc mà không cần nhắc quá nhiều.

• Biết lắng nghe nhân sự nhưng vẫn giữ được nguyên tắc quản trị.

• Không ngại môi trường start-up còn đang hoàn thiện hệ thống.

• Có tư duy giải quyết vấn đề, không chỉ ghi nhận vấn đề.

• Có khả năng giao tiếp với nhiều nhóm nhân sự khác nhau: Ban Giám Đốc, quản lý bộ phận, nhân sự chuyên môn, nhân sự mới.

• Có mong muốn phát triển lâu dài theo hướng HR Generalist, People Operations hoặc People & Culture.