CHUYÊN VIÊN MUA HÀNG

I. MÔ TẢ CÔNG VIỆC:

1) Tiếp nhận nhu cầu & tổ chức hồ sơ mua sắm

- Tiếp nhận yêu cầu mua từ các bộ phận; kiểm tra đủ thông tin: tên hàng, số lượng, thời gian cần, địa điểm giao, ngân sách/đề xuất ngân sách.

- Phối hợp bộ phận đề xuất để hoàn thiện hồ sơ: spec/datasheet, tiêu chí nghiệm thu, yêu cầu bảo hành, lắp đặt/chạy thử (nếu có).

- Lập kế hoạch mua theo mức độ ưu tiên: dự án – dừng máy – thay thế/sửa chữa – vật tư dự phòng.

2) Tìm kiếm nhà cung cấp đề xuất lựa chọn nhà cung cấp

- Tìm kiếm/đề xuất danh sách nhà cung cấp phù hợp theo từng nhóm thiết bị.

- Gửi RFQ, thu thập báo giá và hồ sơ thương mại; đảm bảo báo giá đúng cấu hình, có điều kiện giao hàng và thời gian giao.

- Xây dựng và cập nhật database nhà cung cấp, lập bảng so sánh thương mại

- Trình phê duyệt phương án mua: NCC đề xuất, lý do chọn, rủi ro và phương án dự phòng.

4) Đàm phán & ký kết (PO/Hợp đồng)

- Đàm phán giá và điều khoản: thời gian giao, bảo hành, cam kết hỗ trợ kỹ thuật, phạt chậm tiến độ (nếu áp dụng), thanh toán theo mốc.

- Soạn thảo/kiểm tra PO/Hợp đồng theo mẫu; theo dõi quy trình phê duyệt nội bộ.

- Kiểm soát thay đổi phát sinh

5) Theo dõi đơn hàng & bàn giao chứng từ, Phối hợp Kho nhận hàng để sắp lịch giao, tiếp nhận chứng từ và biên bản giao nhận.

6) Quản lý hồ sơ thanh toán & công nợ nhà cung cấp

- Tổng hợp/kiểm tra hồ sơ thanh toán: PO/Hợp đồng, biên bản giao nhận/ nghiệm thu (nếu có), hóa đơn, chứng từ kèm theo.

- Gửi hồ sơ sang Kế toán đúng hạn; theo dõi công nợ NCC, nhắc thanh toán theo điều khoản hợp đồng.

- Đối chiếu công nợ/đơn giá khi có sai lệch; phối hợp xử lý.

7) Báo cáo & kiểm soát chi phí mua hàng

- Báo cáo định kỳ: trạng thái PO, đơn hàng trễ, công nợ NCC, hồ sơ chờ thanh toán.

- Theo dõi biến động giá, đề xuất tối ưu chi phí

- Đề xuất chuẩn hóa: danh mục NCC theo nhóm hàng, khung giá tham chiếu, checklist hồ sơ mua máy móc.

8) Tuân thủ & nhiệm vụ khác

- Tuân thủ quy trình mua sắm, quy định phê duyệt và lưu trữ hồ sơ.

- Thực hiện nhiệm vụ khác theo phân công của quản lý.

II. YÊU CẦU NĂNG LỰC CHUYÊN MÔN:

1) Trình độ học vấn : Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng chuyên ngành Kế toán, Tài chính, hoặc các ngành liên quan.

2) Kinh nghiệm: 2–4 năm mua hàng trong môi trường nhà máy/dự án; ưu tiên từng mua máy móc/thiết bị công nghiệp/phụ tùng bảo trì.

4) Kỹ năng mềm

- Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm tốt.

- Kỹ năng phân tích, xử lý số liệu chính xác.

- Khả năng làm việc độc lập và chịu được áp lực công việc cao.

III. QUYỀN LỢI

- Lương thỏa thuận theo kinh nghiệm.

- Chính sách lương thưởng theo năng lực;

- Công việc ổn định lâu dài, đóng BHXH và các chế độ khác theo Luật lao động;

- Thưởng: lễ, tết, lương tháng 13,... tham gia các khóa đào tạo nâng cao năng lực bản thân;

- Có cơ hội thăng tiến phát triển sự nghiệp.