EVENT PROJECT MANAGER

Event Project Manager (Quản lý Dự án & Điều phối Sản xuất) là vị trí kết nối giữa định hướng sáng tạo, kế hoạch triển khai, production team, vendor và vận hành hiện trường.

Vị trí này chịu trách nhiệm quản lý tiến độ dự án, điều phối các bên liên quan, bóc tách đầu việc sản xuất, làm việc với vendor, kiểm soát chi phí, theo dõi checklist triển khai và đảm bảo các ý tưởng sáng tạo được chuyển hóa thành phương án sản xuất khả thi, đúng timeline, đúng phạm vi và đúng chất lượng.

Phù hợp nhân sự có nền tảng event production / project management, hiểu cả creative requirement lẫn thực tế thi công, có khả năng làm việc với nhiều vendor lớn và xử lý áp lực onsite."

I. MÔ TẢ

1. Giai đoạn nhận brief & xây dựng, phát triển Concept

Tham gia nhận brief, debrief cùng Creative

Hỗ trợ đánh giá tính khả thi sơ bộ của các ý tưởng, lên layout phù hợp vs concept

Hoạch định các hạng mục quan trọng, phân bổ sơ bộ Khái toán

Bóc tách các hạng mục dựa trên concept

Phối hợp cùng mua ngoài làm việc vs vendor để bóc tách chi tiết báo giá, phương án sản xuất

2. Giai đoạn tiền kỳ sản xuất

Lên Action plan, checklist cần thiết phục vụ phối hợp công việc với các team nội bộ, vendor, khách hàng.

Theo dõi tiến độ sản xuất các hạng mục sự kiện

Chủ động cảnh báo các rủi ro về deadline, kỹ thuật, ngân sách,...

3. Giai đoạn Onsite

Lên lịch rehearsal, làm việc với các bên để đảm bảo phối hợp nhịp nhàng cho việc tổng duyệt sự kiện

Đảm bảo thời gian setup kịp tiến độ

Cập nhật các lỗi cần sửa, các chỉnh sửa của KH/ dự án và điều phối chỉnh sửa

Kiểm tra trạng thái của toàn bộ hạng mục trước giờ diễn ra chương trình

Tùy vào quy mô sự kiện mà Event PM sẽ đảm nhận các vị trí chi tiết bên trong CT

Xử lý nhanh các phát sinh trong chương trình

Sau show, theo dõi teardown, thu hồi đạo cụ, bàn giao venue, nghiệm thu hạng mục sản xuất nếu thuộc scope.

Tổng hợp phát sinh onsite và các điểm cần rút kinh nghiệm

Lâp báo cáo tổng hợp sau sự kiện để gửi KH/ PL dự án

II. YÊU CẦU

1. Kinh nghiệm

Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm event/project management trong agency, event agency hoặc production lớn.

Biết làm việc với creative/event concept nhưng không bị mơ hồ khi triển khai.

Có kinh nghiệm làm việc với vendor sân khấu, âm thanh, ánh sáng, LED, decor, production, SFX, visual, venue.

Có khả năng đọc và hiểu layout, mặt bằng, bản vẽ sân khấu cơ bản.

Có kinh nghiệm onsite, rehearsal, setup, teardown và xử lý phát sinh hiện trường

2. Kỹ năng chuyên môn

Quản lý timeline và checklist tốt.

Biết bóc tách hạng mục sản xuất từ concept / show flow

Có khả năng tự bóc tách, đọc, kiểm tra và rà soát báo giá vendor.

Hiểu logic vận hành sân khấu, backstage, cue, key moment.

Có khả năng làm việc với nhiều vendor cùng lúc.

Có khả năng điều phối rehearsal và onsite.

Hiểu mối liên hệ giữa creative idea và production execution.

Biết cảnh báo rủi ro trước khi vấn đề xảy ra.

3. Kỹ năng mềm

Giao tiếp rõ ràng, quyết liệt nhưng không gây căng thẳng.

Có khả năng follow-up chặt.

Bình tĩnh khi onsite.

Linh hoạt khi xử lý phát sinh.

Có tinh thần ownership cao.

Làm việc tốt với creative team, client / agency, production house và vendor.

Không ngại việc hiện trường, setup, rehearsal, chạy show.