Job description for Trading Admin Executive at Networld Asia
Brancher.X Vietnam (formerly Havas Vietnam) đang tìm kiếm vị trí Trading Admin Executive phụ trách các công việc vận hành, hồ sơ và dữ liệu cho đội ngũ Trading/Procurement. Vị trí này có phạm vi tập trung vào việc đảm bảo các hồ sơ, quy trình và công việc hành chính của đội ngũ được theo dõi và xử lý đầy đủ, chính xác, đúng tiến độ.
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
- Phụ trách các công việc vận hành và hành chính hằng ngày của đội ngũ Trading/Procurement.
- Phụ trách chính việc chuẩn bị, kiểm tra và theo dõi hồ sơ của đội ngũ, bao gồm báo giá, hợp đồng, nghiệm thu, hồ sơ thanh toán và các giấy tờ liên quan.
- Theo dõi tình trạng và tiến độ xử lý hồ sơ, chủ động cập nhật và phối hợp với các bên liên quan để đảm bảo hồ sơ đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn.
- Theo dõi tiến độ thanh toán cho nhà cung cấp, phối hợp với bộ phận Tài chính và các bộ phận liên quan để đảm bảo thanh toán được xử lý đúng quy trình và thời hạn.
- Thu thập, tổng hợp và kiểm tra báo giá; lập bảng so sánh chi phí và các bảng tổng hợp dữ liệu phục vụ hoạt động của đội ngũ.
- Quản lý và cập nhật các bảng theo dõi, cơ sở dữ liệu và báo cáo của đội ngũ bằng Excel/Google Sheets.
- Hỗ trợ tìm kiếm và cập nhật thông tin nhà cung cấp về sản xuất và các dịch vụ liên quan khi có nhu cầu.
- Phối hợp với các bộ phận Account, Tài chính, Mua hàng và các bên liên quan trong quá trình xử lý hồ sơ và triển khai dự án.
- Thực hiện các công việc khác theo phân công của quản lý trực tiếp.
YÊU CẦU ỨNG VIÊN
- Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học hoặc sinh viên năm cuối các chuyên ngành Kinh tế, Quản trị Kinh doanh, Kế toán, Luật, Marketing hoặc các ngành liên quan.
- Sử dụng tốt Excel/Google Sheets, có khả năng làm việc với số liệu và các bảng theo dõi.
- Có khả năng soạn thảo, đọc hiểu và kiểm tra văn bản tốt.
- Cẩn thận, tỉ mỉ, chú ý đến chi tiết, đặc biệt trong việc kiểm tra hồ sơ và giấy tờ.
- Có khả năng tổ chức công việc, theo dõi thời hạn và quản lý nhiều đầu việc cùng lúc.
- Chủ động, có tinh thần trách nhiệm và khả năng phối hợp tốt với các bộ phận.
- Có kiến thức cơ bản về Marketing, Truyền thông hoặc môi trường Agency là một lợi thế.
- Có kiến thức về Kế toán, Luật hoặc Mua hàng là một lợi thế.
- Tiếng Anh đọc hiểu văn bản là một lợi thế.
THÔNG TIN KHÁC
- Địa điểm làm việc: Networld Asia Building, 369B-C Lê Quang Định, Phường 5, Quận Bình Thạnh, TP.HCM.
- Thời gian làm việc: Thứ 2 – Thứ 6, 08:30 – 18:00.
