Job description for Thư ký kiêm Tổng vụ - CT VERSE at CT Group Việt Nam
I. MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Công tác Thư ký & Hỗ trợ Ban Lãnh đạo (50%):
- Sắp xếp, điều phối lịch họp, lịch làm việc, lịch tiếp khách và công tác của Giám đốc / Ban Lãnh đạo CT VERSE.
- Soạn thảo các công văn, thông báo, tờ trình, báo cáo, biên bản cuộc họp (Minutes of Meeting); tiếp nhận, phân loại và xử lý luồng văn bản đi/đến.
- Chuẩn bị tài liệu, phòng họp, trang thiết bị và trực tiếp tiếp đón đối tác, khách hàng đến làm việc với Ban Lãnh đạo.
- Theo dõi, nhắc nhở và đôn đốc các bộ phận liên quan thực hiện đúng hạn các chỉ đạo, kết luận cuộc họp từ Ban Lãnh đạo.
2. Quản lý Hồ sơ Nhân sự & HR Admin (30%):
- Lập, cập nhật và lưu trữ toàn bộ hồ sơ nhân sự (bản cứng và bản mềm) của CT VERSE, đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và bảo mật tuyệt đối.
- Theo dõi thời hạn HĐLĐ, quá trình thử việc, tái ký/gia hạn hợp đồng và quản lý dữ liệu biến động nhân sự (tăng, giảm, điều chuyển, nghỉ việc).
- Công tác Onboarding & Offboarding:
Phối hợp đón tiếp nhân sự mới: Chuẩn bị công cụ dụng cụ làm việc, tài khoản, chỗ ngồi và hướng dẫn thủ tục hội nhập ban đầu.
Thực hiện các thủ tục bàn giao, thu hồi tài sản và hoàn tất hồ sơ nghỉ việc khi nhân sự nghỉ làm.
- Theo dõi bảng chấm công, quản lý ngày phép, tổng hợp dữ liệu nhân sự gửi về Phòng Nhân sự Tập đoàn/CTM để phục vụ tính lương và BHXH.
3. Công tác Tổng vụ & Vận hành Văn phòng (20%):
- Quản lý trang thiết bị, máy móc văn phòng, văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ tại CT VERSE; lập kế hoạch mua sắm, cấp phát và bảo trì định kỳ.
- Quản lý, sử dụng con dấu công ty theo đúng thẩm quyền; lưu trữ các hồ sơ pháp lý, giấy phép đăng ký kinh doanh của CT VERSE.
- Hỗ trợ tổ chức các hoạt động phong trào, sinh nhật, teambuilding và sự kiện nội bộ cho CBNV tại công ty.
II. YÊU CẦU ỨNG VIÊN
- Trình độ: Tốt nghiệp Đại học trở lên. Chuyên ngành: Thư ký, Quản trị hành chính văn phòng, văn thư lưu trữ.
- Kinh nghiệm: Tối thiểu 1 năm ở vị trí tương đương.
- Kỹ năng: giao tiếp và thuyết phục tốt, trình bày rõ ràng, chính xác và hiệu quả, kỹ năng tổ chức, sắp xếp.
- Có thể sử dụng tiếng Anh tốt các kĩ năng là một lợi thế.
- Kiến thức liên quan: bất động sản, hành chính, thư ký, nhân sự, luật, PR.
- Các tố chất cần thiết: bảo mật, trung thực, cẩn thận, tỉ mỉ, chu đáo, có tinh thần trách nhiệm, điềm tĩnh, chín chắn, kín đáo, nhanh nhẹn.
III. THỜI GIAN & ĐỊA ĐIỂM LÀM VIỆC
- Thời gian làm việc là 8 giờ/ngày trong các ngày từ Thứ Hai đến Thứ Sáu (8:00 – 17:30, nghỉ trưa từ 12:00 – 13:30), Thứ Bảy từ 8:00 – 12:00 (Đối với các Phòng ban, cá nhân chưa hoàn thành kế hoạch công việc trong tuần trước (kết quả công việc <80%).
- Địa điểm: Leman Luxury, 20 Trương Định, Phường Xuân Hòa, TP. HCM
IV. CHẾ ĐỘ PHÚC LỢI
- Thu nhập cạnh tranh, thưởng Lễ/Tết, lương tháng 13, thưởng hiệu suất không giới hạn.
- Thưởng ghi nhận vượt trội: Thưởng thành tích 1-5 tháng lương, có thể thưởng vàng, nhà, xe cho cá nhân/tập thể xuất sắc.
- Môi trường làm việc đẳng cấp: Không gian công nghệ cao, tiện ích 6 sao: gym, hồ bơi, yoga, thư giãn,...
- Phát triển sự nghiệp rõ ràng: Lộ trình nghề nghiệp minh bạch, đào tạo chuyên môn - kỹ năng, coaching/mentoring 1:1, cơ hội đào tạo trong & ngoài nước.
- Phúc lợi chăm sóc gia đình toàn diện.
