Job description for Thư ký Giám đốc at Yeah1 - Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Yeah1
I. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
- Tham mưu và hỗ trợ Tổng Giám đốc trong việc xây dựng, tổ chức và giám sát lịch trình hoạt động, chương trình công tác của Tổng Giám đốc.
- Giám sát việc triển khai các chỉ đạo và những công việc khác do Tổng Giám đốc giao cho các đơn vị trong công ty.
- Thực hiện các công việc theo sự phân công, chỉ đạo của Tổng Giám đốc.
II. VAI TRÒ VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH
1. Tham mưu và hỗ trợ Tổng Giám đốc trong việc xây dựng, tổ chức và giám sát lịch trình công tác – 40%
- Lập kế hoạch và theo dõi lịch làm việc hằng ngày của Tổng Giám đốc.
- Sắp xếp lịch hẹn và nhắc nhở Tổng Giám đốc về các cuộc họp, lịch làm việc.
- Sắp xếp lịch trình và nội dung các chuyến công tác trong nước và quốc tế của Tổng Giám đốc; chuẩn bị visa, hộ chiếu, vé máy bay, khách sạn, phương tiện đưa đón và các công tác hậu cần cần thiết khác trong phạm vi được yêu cầu.
- Tổng hợp báo cáo từ các Phòng/Ban/Đơn vị chức năng theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc và Trợ lý Điều hành (Executive Assistant).
- Nắm bắt quy trình làm việc của các phòng ban để kịp thời xử lý các công việc phát sinh và các quy định liên quan.
- Quản lý danh sách thông tin liên hệ, số điện thoại và địa chỉ của các công ty, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân thường xuyên cần liên hệ, nhằm đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác.
2. Giám sát việc triển khai các chỉ đạo của Văn phòng CEO tại các đơn vị – 10%
- Chịu trách nhiệm truyền đạt các chỉ đạo của Tổng Giám đốc đến các phòng ban/đơn vị trong công ty.
- Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các chỉ đạo của Tổng Giám đốc.
- Thu thập phản hồi từ các phòng ban/đơn vị để tổng hợp và báo cáo.
- Thực hiện báo cáo cho Văn phòng CEO.
3. Các công việc khác – 50%
- Thực hiện các dự án đặc biệt theo yêu cầu.
- Sắp xếp, chuẩn bị tài liệu và đảm nhiệm vai trò thư ký trong các cuộc họp của Tổng Giám đốc hoặc các cuộc họp được phân công.
- Thực hiện công tác ký và đóng dấu tài liệu, văn bản.
- Soạn thảo công văn, thư từ, văn bản chính thức và truyền đạt thông tin đến các phòng ban theo quy định, yêu cầu của Ban Điều hành (BOD).
- Thực hiện các công việc đột xuất theo yêu cầu của Tổng Giám đốc trong mọi trường hợp.
- Phát hiện và kịp thời cảnh báo các trường hợp không tuân thủ pháp luật và các quy định trong hoạt động của công ty; đánh giá chính xác tình hình, đồng thời đề xuất các giải pháp cụ thể và hiệu quả.
III. YÊU CẦU CÔNG VIỆC
- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Kinh tế, Marketing hoặc các ngành liên quan.
- Kinh nghiệm làm việc: Có tối thiểu 02 năm kinh nghiệm ở vị trí Thư ký hoặc Trợ lý.
- Ngoại hình: Ngoại hình sáng, ưa nhìn.
- Thành thạo các ứng dụng công nghệ thông tin văn phòng; có kỹ năng soạn thảo văn bản, giấy tờ.
- Có thể đi công tác và làm thêm giờ khi cần thiết.
- Thành thạo Microsoft Office.
- Thành thạo tiếng Anh cả 04 kỹ năng: Nghe, Nói, Đọc, Viết.
IV. PHÚC LỢI
- Thu nhập tương xứng với năng lực, kinh nghiệm;
- Ít nhất 12 ngày nghỉ phép/năm;
- Nhân viên chính thức được nghỉ 01 ngày trong tháng sinh nhật;
- Tham gia đầy đủ bảo hiểm bắt buộc theo quy định của pháp luật lao động;
- Khám sức khỏe định kỳ hàng năm.
- Bảo hiểm sức khỏe cao cấp khi ký HĐLĐ.
