Job description for Thư ký Điều hành at CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TINI HOLDINGS
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Nghiệp vụ Thư ký
Nhận chỉ đạo từ Chủ tịch về việc set up lịch họp/ thông tin từ các phòng ban xin lịch Chủ tịch để báo cáo và sắp xếp lịch làm việc của Chủ Tịch, chuẩn bị tài liệu họp gửi cho Chủ tịch xem trước khi họp.
Tổng hợp, ghi nhận biên bản cuộc họp chi tiết để phục vụ việc quản lý điều hành của Chủ tịch
Theo dõi chặt chẽ tiến độ thực hiện dự án của team Công nghệ (Tech Heart); chủ động nhắc nhở, tổng hợp báo cáo định kỳ/đột xuất để tham mưu và hỗ trợ Chủ tịch điều hành kịp thời.
Truyền đạt các chỉ đạo của Chủ tịch đến phòng ban hoặc cá nhân có liên quan. Đôn đốc, nhắc nhở, theo dõi việc thực hiện chỉ đạo và báo cáo Chủ tịch.
Tổng hợp, nhắc các việc cần Chủ tịch thực hiện
Chuẩn bị và lên kế hoạch các chuyến công tác của Chủ Tịch.
2. Ngoại giao và duy trì mối quan hệ
Thay mặt Chủ tịch tiếp xúc, giao lưu với đối tác, khách hàng, các cơ quan ban ngành khi cần.
Hỗ trợ Chủ tịch trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ với các đối tác chiến lược.
3. Nghiệp vụ văn phòng
Cập nhật thông tin thực hiện công việc theo tiến độ của các phòng ban chuyên môn và báo cáo cho Chủ tịch.
Soạn thảo, lưu trữ các văn bản theo yêu cầu.
Thực hiện các thủ tục tạm ứng, thanh quyết toán chi phí của Chủ tịch.
Chuẩn bị để Chủ tịch tham gia các hoạt động tổ chức, sự kiện của công ty.
Công tác hậu cần và các công việc sự vụ/sự việc theo phân công trực tiếp của Chủ tịch.
YÊU CẦU
- Tốt nghiệp Cao đẳng, Đại học chuyên ngành QTKD, Nhân sự, Kinh tế, ….
- Có ít nhất từ 03 năm kinh nghiệm trở lên ở vị trí Thư ký/Trợ lý cho Cấp cao (CT, CEO, Giám đốc)
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong các lĩnh vực Công nghệ.
- Ngoại hình sáng, tác phong chuyên nghiệp phù hợp với môi trường làm việc của cấp lãnh đạo.
- Tiếng Anh sử dụng tốt (4 kỹ năng).
- Khả năng tự tìm hiểu, làm quen nhanh với các công cụ làm việc mới, thuật ngữ chuyên ngành tốt ở mảng Công nghệ
- Ứng viên có kinh nghiệm ngoại giao Sở Ban ngành là một một điểm cộng.
- Thành thạo tin học văn phòng và các phần mềm quản lý công việc.
- Khả năng làm việc độc lập và phối hợp tốt với các phòng ban, đặc biệt là phòng Công nghệ.
- Kỹ năng giao tiếp, đàm phán tốt, tư duy xử lý tình huống nhanh nhạy, khéo léo.
- Khả năng phân tích, tư duy logic và giải quyết vấn đề nhanh nhẹn, linh hoạt.
- Có khả năng làm việc trong môi trường áp lực cao và xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc.
