Senior Executive Assistant To Ceo

Với gần 25 năm hình thành và phát triển, DC Technologies thành lập năm 2000 và Công ty CP PMAC thành lập năm 2020 hiện là công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp toàn diện cho ngành sản xuất, chế tác kim hoàn/kim loại quý, bao gồm công nghệ, máy móc, thiết bị, vật tư, hóa chất xi mạ…tại Đông Dương.

Hiện tại, chúng tôi đang tuyển Senior Executive Assistant To Ceo để hỗ trợ công ty. Dưới đây là thông tin công việc của vị trí:

A. MÔ TẢ CÔNG VIỆC:

1. Executive Support & Điều phối lịch điều hành

• Quản lý lịch làm việc, lịch họp và các ưu tiên công việc của Tổng Giám đốc.

• Chủ động sắp xếp, điều phối lịch với các phòng ban, đối tác, khách hàng, hiệp hội và các sự kiện.

• Chuẩn bị agenda, tài liệu, thông tin và các nội dung cần thiết trước các cuộc họp/buổi làm việc quan trọng.

• Hỗ trợ điều phối các chuyến công tác và lịch làm việc bên ngoài của Tổng Giám đốc.

2. Meeting, Decision & Action Tracking

• Chuẩn bị và hỗ trợ tổ chức các cuộc họp của Tổng Giám đốc.

• Ghi nhận các nội dung quan trọng, quyết định và action items sau cuộc họp.

• Theo dõi người phụ trách, deadline và tiến độ thực hiện các quyết định/cam kết.

• Chủ động follow-up các công việc tồn đọng và báo cáo những vấn đề cần Tổng Giám đốc xem xét.

• Duy trì hệ thống theo dõi quyết định, action và các commitment quan trọng.

3. Governance & Executive Reporting

• Tổng hợp thông tin từ các phòng ban để chuẩn bị executive summary, briefing notes, management reports và các tài liệu phục vụ quyết định.

• Theo dõi các vấn đề, dự án và công việc quan trọng được Tổng Giám đốc giao hoặc trực tiếp quan tâm.

• Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp quản trị, review và các hoạt động điều hành.

• Quản lý hồ sơ, tài liệu và phiên bản tài liệu thuộc Văn phòng Tổng Giám đốc.

4. Data & Project Coordination

• Tổng hợp và phân tích dữ liệu phục vụ việc theo dõi hoạt động, dự án và các vấn đề điều hành.

• Sử dụng Microsoft Office 365, đặc biệt Excel và PowerPoint, để xây dựng báo cáo và tài liệu quản trị.

• Ưu tiên ứng viên có khả năng sử dụng Power BI, Power Query để tổng hợp, phân tích dữ liệu và xây dựng dashboard.

• Có kinh nghiệm làm việc với ERP hoặc các hệ thống quản trị doanh nghiệp là lợi thế.

• Phối hợp với các phòng ban để theo dõi tiến độ các dự án/công việc quan trọng và tổng hợp báo cáo cho Tổng Giám đốc.

5. Confidentiality & Stakeholder Management

• Quản lý và bảo mật thông tin, tài liệu và các trao đổi nhạy cảm của Tổng Giám đốc và doanh nghiệp.

• Phối hợp chuyên nghiệp với các cấp quản lý, nhân viên, đối tác và các bên liên quan.

• Chủ động nhận diện các vấn đề cần ưu tiên và đảm bảo thông tin quan trọng được chuyển đến đúng người, đúng thời điểm.

B. YÊU CẦU CÔNG VIỆC:

• Tốt nghiệp Đại học các ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Ngoại thương, Luật, Quản trị văn phòng hoặc các ngành liên quan.

• Có từ 2 năm kinh nghiệm ở vị trí Executive Assistant, Executive Secretary, Assistant to CEO/Director, Project Coordinator, PMO, Executive Office hoặc tương đương.

• Ưu tiên ứng viên từng làm việc trực tiếp với CEO/BOD/Senior Management.

• Thành thạo Microsoft Office 365, đặc biệt Excel, Word và PowerPoint.

• Có khả năng tổng hợp thông tin, xây dựng báo cáo và chuẩn bị tài liệu chuyên nghiệp.

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm sử dụng Power BI, Power Query, ERP hoặc các công cụ quản trị dữ liệu/dự án.

• Tư duy logic, tổ chức công việc tốt, cẩn thận và có khả năng xử lý nhiều ưu tiên cùng lúc.

• Kỹ năng giao tiếp, phối hợp và follow-up tốt.

• Chủ động, đáng tin cậy và có khả năng xử lý thông tin bảo mật.

• Tiếng Anh tốt là lợi thế.

C. PHÚC LỢI CÔNG VIỆC:

• Thu nhập cạnh tranh: Mức lương hấp dẫn; đánh giá hiệu suất 6 tháng/lần; lộ trình thăng tiến rõ ràng; lương tháng 13; thưởng lễ và thưởng theo kết quả kinh doanh & thành tích cá nhân.

• Bảo hiểm & phúc lợi: Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định pháp luật (mức đóng dựa trên 70% tổng thu nhập).

• Đào tạo & phát triển: Cơ hội làm việc và học hỏi trực tiếp từ Ban lãnh đạo, mở rộng mối quan hệ trong ngành; tham gia các dự án chuyển đổi số và ERP; đào tạo và phát triển kỹ năng liên tục.

• Văn hóa doanh nghiệp: Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, chuyên nghiệp; quản lý và Ban Giám đốc luôn hỗ trợ và đồng hành.

• Hoạt động gắn kết: Du lịch công ty hằng năm, team building, hoạt động thiện nguyện, sự kiện nội bộ và Year End Party.

D. THÔNG TIN CÔNG TY:

• Thời gian làm việc: Thứ 2 đến Thứ 6 (từ 8h đến 17h30) và sáng Thứ 7 (từ 8h đến 12h)

• Địa chỉ công ty: Lầu 4, Viện Công Nghệ Cao Hutech, Đường D1, Khu Công Nghệ Cao, Phường Long Thạnh Mỹ, Quận 9, TP.Thủ Đức, TP. HCM