SENIOR EVENT OPERATION EXECUTIVE

Nhiệm vụ chính: Chủ trì lập kế hoạch và điều phối toàn bộ hoạt động vận hành dự án, đảm bảo tiến độ, chất lượng, ngân sách và hiệu quả triển khai.

Các trách nhiệm cụ thể:

1.Lập kế hoạch & Quản lý dự án

Phân tích, bóc tách hạng mục công việc từ proposal/quotation để xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết, phân bổ nguồn lực và kiểm soát tiến độ.

Lập dự toán chi phí, quản lý ngân sách và theo dõi chi phí thực tế nhằm tối ưu hiệu quả và lợi nhuận dự án.

Chủ động nhận diện rủi ro, đề xuất phương án xử lý và đảm bảo các hạng mục được triển khai đúng kế hoạch.

2.Công tác Pháp lý & Địa điểm

Chuẩn bị hồ sơ và thực hiện các thủ tục xin giấy phép cần thiết cho sự kiện (địa điểm, biểu diễn, quảng bá, khuyến mãi, tặng quà...).

Khảo sát địa điểm tổ chức, xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu venue/location trên toàn quốc.

Làm việc với chính quyền và các cơ quan chức năng để đảm bảo sự kiện tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.

3.Quản lý Nhà cung cấp & Logistics

Tìm kiếm, đàm phán, đánh giá và phát triển mạng lưới nhà cung cấp chiến lược nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ và tối ưu chi phí.

Quản lý hoạt động mua hàng, logistics và theo dõi chất lượng hàng hóa, dịch vụ trong suốt quá trình triển khai.

4.Quản trị Nhân sự thực địa

Tuyển dụng, điều phối và quản lý đội ngũ nhân sự thuê ngoài (PG/PB, helper, MC, y bác sĩ, vệ sĩ, PCCC...).

Phân công công việc, giám sát hiệu suất và đảm bảo nguồn lực đáp ứng yêu cầu của từng dự án.

5.Điều phối Onsite & Nghiệm thu

Trực tiếp giám sát triển khai onsite; phối hợp với Account Manager, khách hàng và các bộ phận liên quan để đảm bảo chương trình diễn ra đúng kế hoạch.

Chủ động xử lý các tình huống phát sinh, đảm bảo chất lượng vận hành và trải nghiệm khách hàng.

Thực hiện quy trình thanh toán, nghiệm thu với nhà cung cấp và nhân sự thuê ngoài theo đúng quy định.

Đánh giá hiệu quả sau dự án, tổng hợp báo cáo và đề xuất giải pháp cải tiến quy trình vận hành.

6.Đào tạo & Phát triển đội ngũ

Hướng dẫn, đào tạo và kèm cặp đội ngũ Operation Executive trong quá trình triển khai dự án.

Chia sẻ kinh nghiệm, chuẩn hóa quy trình làm việc và đề xuất các cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả vận hành của bộ phận.

7.Quản lý Quan hệ Đối tác

Xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng, đối tác và nhà cung cấp chiến lược nhằm đảm bảo hiệu quả hợp tác và phát triển lâu dài.