Job description for Sales Admin at CÔNG TY TNHH 360 SERVICES
1. Kiểm tra hồ sơ và xác minh thông tin khách hàng
Kiểm tra các email giao dịch từ đội ngũ Sales Executive, bao gồm: bảng giá (Rate), giá POS, đơn đăng ký (Application Form), số an sinh xã hội (SSN), bằng lái xe (Driver’s License), giấy xác nhận tài khoản ngân hàng (Void Check), biểu mẫu IRS và các giấy tờ liên quan.
Đảm bảo toàn bộ thông tin đầy đủ, chính xác trước khi gửi hồ sơ cho khách hàng ký điện tử.
2. Điều phối quy trình khởi tạo tài khoản
Sau khi khách hàng hoàn tất ký kết và được Sales xác nhận, tạo Ticket trên hệ thống CRM.
Chuyển Ticket đến đội ngũ Boarding để thiết lập hồ sơ khách hàng (ví dụ: tài khoản cho các tiệm nails).
3. Theo dõi và quản lý chữ ký
Theo dõi trạng thái của tất cả hồ sơ và xác nhận khách hàng đã hoàn tất ký kết.
Thông báo cho Sales Executive trong trường hợp chữ ký bị thiếu hoặc không hợp lệ để tiến hành thu thập lại.
4. Quản lý hồ sơ đang chờ xử lý
Theo dõi các hồ sơ còn thiếu hoặc chưa hoàn chỉnh.
Chủ động nhắc nhở Sales Executive liên hệ khách hàng để bổ sung giấy tờ cần thiết.
5. Quản lý hệ thống CRM
Nhập liệu và cập nhật thông tin khách hàng, hoạt động bán hàng và trạng thái cơ hội kinh doanh trên hệ thống CRM.
Đảm bảo dữ liệu luôn chính xác và được cập nhật kịp thời.
6. Phối hợp nội bộ
Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận Sales, Support và Marketing nhằm đảm bảo quá trình xử lý giao dịch diễn ra hiệu quả và thông suốt.
7. Báo cáo kết quả kinh doanh
Lập báo cáo hàng tháng về các giao dịch đã hoàn tất để gửi cho Sales Leader.
8. Báo cáo hoa hồng
Tổng hợp báo cáo hoa hồng cho từng Sales Executive.
Phối hợp với Sales Leader và bộ phận Nhân sự để phục vụ công tác tính lương.
