A. Peran dan Tanggungjawab Kunci
Membuat plan target dan penyelesaian kendala-kendala, sebagai acuan beraktifitas dan sebagai alat ukur kinerja.
Plan target dan penyelesaian kendala-kendala dapat dilakukan terlebih dahulu setiap akhir bulan melalui koordinasi dan brainstorming bersama dengan staf admin dan keuangan.
Melaksanakan tugas pembelanjaan sesuai dengan rencana anggaran dan prosedur yang telah ditetapkan
a. Berkoordinasi dengan SPV GA terkait kebutuhan dana pembelanjaan.
b. Bekerjasama dengan vendor penyedia barang atau jasa untuk pemenuhan
c. Melaksanakan tugas pembelanjaan sesuai dengan rencana pembelanjaan dan IM
d. Melakukan upaya efisiensi dalam pembelanjaan, dengan pertimbagan harga dan tempo waktu pembayaran.
e. Tidak melakukan pembelanjaan apapun diluar rencana anggaran dan IM.
f. Melakukan penerbitan surat pesanan sebagai dasar transaksi dengan vendor.
3. Analisa Kebutuhan Peralatan (15%)
Melakukan analisa terhadap kebutuhan peralatan PPC dan laboratorium dalam rangka meningkatkan efektifitas kerja pada divisi teknis dan peningkatan pelayanan kepada customer
a. Berkoordinasi dengan manajer teknis, SPV PPC, dan SPV laboratorium mengenai
kebutuhan peralatan PPC dan laboratorium
b. Berkoordinasi dengan manajer marketing, SPV marketing untuk membuat prediksi penjualan produk yang dibutuhkan customer. Untuk keperluan analisa kebutuhan peralatan.
4. Pendanaan Kebutuhan Pembelian Peralatan (10%)
Melakukan upaya mencari pendanaan kebutuhan pembelian peralatan di luar dana perusahaan, dengan menggunakan akad murabahah atau yang lainnya.
a. Pembiayaan di luar dana perusahaan untuk keperluan pembelian peralatan
menggunakan dasar syariah sebagai dasar transaksi.
b. Berkoordinasi dengan manajer keuangan dan SPV keuangan terkait pelaksanaan pembiayaan di luar perusahaan.
Membuat standar operasional prosedur pemakaian peralatan PPC dan laboratorium sebagai panduan penggunaan peralatan.
a. Penyusunan standar operasional prosedur peralatan PPC dan laboratorium
dikoordinasikan dengan manajer teknis
b. Standar operasional prosedur disusun mulai dari pra pemakaian peralatan sampai dengan pengembalian peralatan, dengan memperhatikan aspek 5 R.
6. Verifikasi Peralatan (5%)
Melakukan verifikasi peralatan PPC dan Laboratorium yang diterima dari vendor.
Peralatan tersebut berasal dari pesanan kepada vendor atas kebutuhan peralatan PPC dan laboratorium sesuai dengan rencana anggaran dan IM.
a. Verifikasi dilakukan bersama dengan PIC aset
b. Memastikan barang yang diterima telah sesuai dengan spesifikasi pada dokumen pemesanan
c. Memastikan barang yang diterima dalam kondisi baik
d. Memastikan hasil pekerjaan telah sesuai dengan surat perjanjian atau MoU (pengadaan jasa)
Melakukan investigasi atas kerusakan peralatan PPC dan laboratorium
Investigasi dimaksudkan untuk mengetahui penyebab kerusakan peralatan, apakah karena beban pemakaian berlebih atau karena human error.
8. Optimasi Sumber Daya yang ada (5%)
Bersama Manajer GA-IT melakukan optimasi Sumber Daya yang ada (Man, Machine, Tools, Bahan Kimia, dll) dalam mendukung realisasi target penjualan tahun 2022, termasuk pada kantor Satelit office.
a. Mengoptimalkan sumber daya yang ada baik SDM ataupun sarana prasarana.
b. Mengatur masing-masing staf sesuai dengan jenis, waktu dan urgensinya, sehingga ada tugas harian, pekanan dan bulanan. Serta mengawasi pelaksanaan tugas tersebut agar terlaksana dengan baik sesuai target.
c. Melakukan komunikasi yang baik dan efektif dengan seluruh staf Divisi GA IT
9. Upgrade Skill dan Jabatan (5%)
Mendukung program upgrade skill dan jabatan yang diselenggarakan oleh perusahaan terhadap tim IT.
a. Memberikan motivasi kepada tim IT dengan memberikan arahan atau penjelasan pekerjaan yang jelas kepada staf dan membantu staf menyelesaikan permasalahan pekerjaan yang dihadapi.
b. Melakukan analisa kebutuhan training untuk tim IT serta mengusulkan jadwal pelaksanaannya
c. Memberikan training/pelatihan kepada tim IT baik secara teoritis atau praktik
10. Analisa Permasalahan Umum (5%)
Melakukan analisa permasalahan umum di divisi GA-IT dan permasalahan khusus Purchasing
a. Melakukan analisa penyebab ketidaksesuaian yang ditimbulkan oleh pekerjaan tim lapangan menggunakan tools yang ada (Logic Tree Analysis, Fish bone, 5 why)
b. Membuat perencanaan perbaikan/koreksi atas ketidaksesuaian tersebut serta merumuskan langkah pencegahan agar tidak terulang kembali.
Memastikan pelaksanaan budaya kerja "DETAIL" sesuai dengan Visi dan Misi Perusahaan, yakni:
6 parameter Visi Misi perusahaan yang diukur dalam proses implementasi pekerjaan, agar setiap staf berperan mewujudkannya yang terlihat dalam proses kegiatan operasional
12. Kompetensi Pribadi (5%)
Meningkatkan kompetensi pribadi untuk mewujudkan goal setting perusahaan Tahun 2022, terutama adalah skill manajerial.
a. Mengikuti program pelatihan yang diperlukan.
b. Mengikuti coaching dengan konsultan secara rutin.
c. Meningkatkan kompetensi manajerial seperti : Planning, Organizing, Actuating, Time Management, Delegation, dll (Mengacu pada buku For Your Improvement)
Melakukan tugas lain yang diberikan oleh atasan
Tugas lain yang tidak terbatas pada :
a. Melakukan pembelian sarana-prasarana
b. Melakukan negosiasi dengan vendor penyedia barang dan jasa
c. Melakukan koordinasi dengan tim keuangan terkait kebutuhan dana untuk melakukan pembelanjaan
B. Skill Capacity yang dibutuhkan :
● Memiliki skill manajerial yang baik, mampu melakukan perencanaan, mengorganisasikan sumberdaya, melakukan Tindakan-tindakan yang tepat, dan melakukan kontrol atas pekerjaan-pekerjaan yang telah dilakukan
● Memiliki skill komunikasi yang baik, lancar dan tegas bicara serta teguh dalam sikap pendirian.
● Memiliki kemampuan negosiasi khususnya dalam pembelanjaan, mudah bergaul, tekun dan ulet serta semangat pantang menyerah dalam menghadapi tantangan/kesulitan.
● Memiliki keyakinan yang kuat dan motivasi tinggi untuk sukses dalam karir/pekerjaan, serta berani menyampaikan pendapat.
● Dapat bekerja sama dengan tim dan atau bekerja secara individu, fleksibel dan loyal kepada tugas.
● Bersedia bekerja dengan target dan dengan batas waktu serta mampu bekerja dibawah tekanan
● Mampu mengoperasikan MS. Office
C. Persyaratan/Requirement
● Pendidikan minimal D3/S1 semua jurusan
● Diutamakan berpengalaman di bidang yang sama minimal 2 tahun
● Muslim (pria dan wanita) dan dapat membaca Alquran
● Memiliki sifat Jujur, profesional dan memiliki integritas dalam bekerja
● Berbahasa inggris sebagai nilai plus
● Memiliki visi yang jelas dengan nilai-nilai sosial sebagai nilai plus
● Mampu menyampaikan bukti keberhasilan dalam pekerjaan sebagai Staff Purchasing dengan baik.