Job description for Nhân Viên Vận Hành Kinh Doanh at Tập Đoàn Truyền Thông Lê
Thực hiện công tác hành chính, quản lý chứng từ, lưu trữ hồ sơ, cập nhật dữ liệu và hỗ trợ hoạt động Vận hành Kinh doanh, mua hàng theo quy trình, quy định và phân công của Trưởng phòng. Thực hiện công tác hành chính, chứng từ, lưu trữ hồ sơ, cập nhật dữ liệu và hỗ trợ vận hành kinh doanh theo quy trình, biểu mẫu và phân công của Trưởng phòng:
1. Soạn thảo, trình ký và bàn giao chứng từ:
- Soạn thảo hợp đồng, phụ lục, chứng từ liên quan với khách hàng và nhà cung cấp theo mẫu đã ban hành.
- Kiểm tra tính đầy đủ hồ sơ theo checklist trước khi trình ký (đủ phụ lục, đủ chữ ký/xác nhận các bên liên quan, đúng biểu mẫu hiện hành).
- Trình ký; theo dõi tiến độ ký kết và cập nhật trạng thái xử lý hồ sơ.
- Bàn giao hồ sơ hợp đồng, chứng từ liên quan cho các bộ phận phụ trách như Sales, Kế toán, Vận hành Kinh doanh và Mua hàng theo quy trình.
2. Lưu trữ và quản lý hồ sơ:
- Scan, số hóa và lưu trữ toàn bộ chứng từ hợp đồng, hồ sơ khách hàng, hồ sơ nhà cung cấp và các tài liệu liên quan của Tập đoànScan và lưu trữ toàn bộ chứng từ hợp đồng, hồ sơ khách hàng và nhà cung cấp và các tài liệu liên quan của Tập đoàn.
- Tổ chức lưu trữ hồ sơ khoa học, đầy đủ, dễ tra cứu và bảo đảm tuân thủ quy định về bảo mật thông tin.
- Quản lý tình trạng hồ sơ theo từng giai đoạn: đang soạn thảo, chờ ký, đã ký, đã nghiệm thu, đã thanh lý/lưu trữ.
3. Theo dõi tiến độ hồ sơ và hỗ trợ thanh toán:
- Theo dõi thời hạn hiệu lực, thời hạn gia hạn, thời hạn nghiệm thu, thanh lý và các mốc xử lý hồ sơ theo quy định của phòng.
- Cảnh báo, nhắc hạn cho các bộ phận liên quan trước thời điểm đến hạn hoặc hết hạn theo quy trình nội bộ.
- Phối hợp với Kế toán chuẩn bị, chuyển giao và theo dõi hồ sơ thanh toán bảo đảm đúng thành phần, biểu mẫu và thời hạn yêu cầu.
4. Cập nhật dữ liệu và báo cáo:
- Nhập liệu, cập nhật dữ liệu hợp đồng, khách hàng, nhà cung cấp và dữ liệu giá/thư viện giá vào hệ thống trên cơ sở các tài liệu đã được phê duyệt hoặc ký kếtNhập liệu, cập nhật dữ liệu hợp đồng, dữ liệu khách hàng, nhà cung cấp, dữ liệu giá/thư viện giá vào hệ thống theo quy định.
- Cập nhật dữ liệu giá trên cơ sở hợp đồng, báo giá, nghiệm thu hoặc các tài liệu đã được phê duyệt/ký kết.
- Tổng hợp, lập báo cáo doanh thu và các báo cáo dữ liệu định kỳ/đột xuất theo yêu cầu của Trưởng phòng.
5. Hỗ trợ hồ sơ thầu trợ công việc hành chính cho phòng:
- Chuẩn bị các giấy tờ theo hồ sơ thầu yêu cầu
- Kết nối các bên để thu thập thông tin, giấy tờ .
- Liên hệ khách hàng để giao nộp hồ sơ thầu, chỉnh sửa theo yêu cầu.
- Lưu trữ giấy tờ, thiết lập báo cáo theo yêu cầu.
6. Nhiệm vụ khác: Thực hiện các nhiệm vụ khác phù hợp với chức năng, vai trò của vị trí theo phân công của Quản trị vận hành/Trưởng phòng.
