Job description for Nhân Viên Sale Admin at Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Vibula
Business Admin đóng vai trò điều phối và kiểm soát quy trình vận hành nội bộ sau khi dự án được chốt với khách hàng.
Vị trí này chịu trách nhiệm đảm bảo các bước hợp đồng – triển khai – nghiệm thu – xuất hóa đơn – thanh toán được thực hiện chính xác, đúng tiến độ và giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành.
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Quản lý hợp đồng dịch vụ:
Soạn thảo, kiểm tra, và theo dõi các hợp đồng dịch vụ với khách hàng, nhà cung cấp.
Đảm bảo các hợp đồng được ký kết đúng quy định, đầy đủ thông tin và lưu trữ khoa học.
Làm hợp đồng theo yêu cầu.
Phối hợp với bộ phận Legal/Admin để đảm bảo hợp đồng được ký kết đúng quy định và đúng timeline.
Lưu trữ và quản lý hệ thống hợp đồng một cách khoa học.
Là đầu mối phối hợp giữa các phòng ban: Account – Operations – Creative – Finance – Admin.
Tiếp nhận hồ sơ dự án và đảm bảo thông tin đầy đủ trước khi triển khai.
Theo dõi tiến độ nghiệm thu dự án và thu thập các tài liệu nghiệm thu từ các team liên quan.
Chuẩn hóa hệ thống lưu trữ tài liệu dự án để tránh sai sót và thiếu dữ liệu.
Quản lý công nợ:
Theo dõi và cập nhật công nợ của khách hàng, nhà cung cấp.
Nhắc nhở, hỗ trợ bộ phận liên quan thực hiện thu hồi công nợ đúng hạn.
Chuẩn bị báo cáo công nợ định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của cấp trên.
Chuẩn bị hồ sơ cần thiết cho việc xuất hóa đơn.
Phối hợp với Finance/Kế toán để xử lý xuất hóa đơn cho khách hàng.
Hỗ trợ đội ngũ trong công ty
Tiếp nhận và xử lý hợp đồng, đảm bảo thông tin chính xác và đầy đủ trước khi triển khai.
Làm việc với các phòng ban liên quan để đảm bảo tiến độ thực hiện các dự án khách hàng.
Đảm bảo dữ liệu được nhập chính xác và hạn chế trùng lặp giữa các hệ thống.
Chuẩn bị các báo cáo vận hành liên quan đến hợp đồng, công nợ và tiến độ dự án.
Quản lý dữ liệu và báo cáo:
Lưu trữ, cập nhật thông tin khách hàng, nhà cung cấp, hợp đồng, và giao dịch vào hệ thống Lark Suite, Misa, Oracle Netsuite.
YÊU CẦU CÔNG VIỆC
- Kỹ năng tin học văn phòng tốt, đặc biệt là Excel, Word.
- Ưu tiên biết sử dụng phần mềm Lark Suite, Misa, Oracle Netsuite hoặc tương tự.
- Có kiến thức về hợp đồng, công nợ và quy trình quản lý khách hàng.
- Khả năng làm việc độc lập, cẩn thận, tỉ mỉ.
- Kỹ năng giao tiếp và xử lý vấn đề tốt, phối hợp hiệu quả với các phòng ban khác.
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc với hệ thống quản lý bán hàng hoặc phần mềm kế toán.
- 1–3 năm kinh nghiệm ở các vị trí: Business Admin, Operations Admin, Sales Admin, Project Admin
- Ưu tiên ứng viên đã làm việc trong lĩnh vực: Agency, Marketing, Social Commerce, E-commerce.
QUYỀN LỢI
- Mức lương: 9,000,000 - 13.000.000
- Được tham gia đầy đủ BHXH, BHTN, BHYT;
- 12 ngày phép/ năm;
- Lương tháng 13, được tham gia Team Building, Year End Party,...;
- Làm việc trong môi trường trẻ trung năng động, có cơ hội thăng tiến
- WFH 1 ngày/ tháng.
- Cơ hội mở rộng mối quan hệ trong ngành giải trí, truyền thông và thương mại điện tử.
- Được training kỹ năng chuyên môn và hỗ trợ phát triển cá nhân.
- Tham gia vào các dự án đa dạng và có quy mô lớn.
